สาเหตุสำคัญที่ทำให้แฟ้ม Excel มีขนาดไฟล์ใหญ่ ใหญ่ขึ้น แล้วญ่าาายขึ้นไปเรื่อยๆ

เรามักใช้ Excel สำหรับเก็บข้อมูล แทนที่จะใช้ Excel สำหรับใช้ข้อมูลครับ
.
เพราะอยากใช้ข้อมูล แต่เพราะใช้ Excel เก็บข้อมูลไม่เป็น จึงทำเป็นแค่เอาข้อมูลมาบันทึกรายการต่อเพิ่มลงไปเรื่อยๆ บางคนแยกชีทเอาไว้ พอคิดจะใช้ PivotTable ก็ต้องหาทางเอารายการจากชีทนั้นมาต่อกับชีทนี้อีก กลายเป็นว่าต้องพึ่ง Power Query มาเป็นพระเอกคนใหม่
.
สุดท้ายพอเอาข้อมูลมาใส่ต่อกันเป็นชีทเดียว แน่นอนแฟ้มก็ใหญ่ขึ้น สูตรคำนวณต่างๆก็ใช้เวลาคิดนานขึ้น พอมีรายการข้อมูลใหม่มาอีกก็ทำแบบเดียวกันอีก ใช้แฟ้มเดิมนั่นแหละเก็บสะสมไปเรื่อยๆ
.
ถ้าคิดจะใช้ Excel สำหรับใช้ข้อมูล ควรเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มที่ใช้คำนวณเท่าที่จำเป็นต้องใช้ครับ
.
ให้แยกอีกแฟ้มหนึ่งเป็นตู้เซฟสำหรับเอาไว้เก็บ พออยากจะใช้ข้อมูลให้เลือกรายการเท่าที่เกี่ยวข้องตามที่อยากใช้แล้ว copy มาใส่ในแฟ้มคำนวณ หากใช้ Excel 365 ให้ใช้สูตร Filter ลิงก์ข้อมูลข้ามแฟ้มมาใช้

Excel ยังมีความสามารถในการ Change Source ในเมนู Data ช่วยในการดึงข้อมูลจากแฟ้มอื่นมาใช้โดยไม่ต้องเสียเวลาไปแก้สูตรหรือทำแฟ้มใหม่สำหรับข้อมูลชุดใหม่

พอใช้คำสั่งนี้เป็น จะรู้ชัดว่าในการลิงก์ข้อมูลข้ามชีทหรือระหว่างการแยกชีทนั้น สู้การลิงก์ข้อมูลข้ามแฟ้มไม่ได้เลย Excel จะเปลี่ยนสูตรไปยังแฟ้มต้นทางใหม่ให้อัตโนมัติ

++++++++++++++++++++++++++++++++++ 

การใช้ Excel ในการวางแผนการผลิต การวางแผนซื้อขาย เจอบ่อยมากว่าทำไว้ใช้เพื่อเก็บมากกว่าเอาไว้ใช้วางแผน ทำให้กลายเป็นแฟ้มประวัติศาสตร์ที่ใหญ่อุ้ยอ้าย

คิดให้ดีว่า ลักษณะงานพวกนี้ทำกันไว้ตามการสั่งผลิต หรือแผนการซื้อขายเป็น lot แบบ make to order พอวางแผนจบไปแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลเก่าที่วางแผนไว้อีกในแฟ้มเดิมครับ ถ้าอยากดูข้อมูลเก่าก็แค่เก็บแฟ้มเก่าเอาไว้หรือขอดูยอดจากแอปบัญชี