Pivot Table Refresh หรือ Auto Refresh นิสัยใหม่ที่ต้องปรับตัว

ในการใช้ Excel สามารถเลือกสมัครเข้ากลุ่มผู้ใช้งานแบบ Insider แต่ผมไม่แนะนำนะครับ เพราะสิ่งที่ได้ใช้ของ Insider นั้นยังไม่แน่นอนว่าจะเปิดให้ใช้จริงหรือไม่ สูตรหรือเครื่องมือใหม่ใน Insider อาจเลิกลบทิ้งไปก็ได้

 

ของใหม่ๆที่ประกาศในโซเชียล ต้องดูให้ดีว่าเป็นสิ่งที่ให้เฉพาะ Insider ได้ใช้กันหรือไม่ อย่าง Auto refresh PivotTable ได้ลองให้ใช้กันนานมาแล้วแต่ยังไม่เปิดให้ใช้กันจริงๆ

 

นอกจากนี้ระบบใน Excel Online ยังต่างจากระบบ Excel Desktop และแตกต่างกันตามประเทศ ตามภาษาที่ใช้อีก

 

ผมเองในฐานะที่เป็น Microsoft Excel MVP ได้ลองได้เห็นของที่กำลังมาใหม่ใน Excel แต่ไม่สามารถนำมาเปิดเผยจนกว่าจะได้รับอนุญาตจากไมโครซอฟท์ก่อน ซึ่งเท่าที่ได้เห็นได้ทราบได้แต่ต้องเตือนให้เราคอยติดตามความเปลี่ยนแปลงไว้ให้ดีครับ หลายอย่างที่เคยใช้ อาจไม่เหมือนเดิม หรือเปลี่ยนแนวทางไปเลย

 

PivotTable ที่ผ่านมาและทุกวันนี้ เวลาอยากได้รายงานตามข้อมูลใหม่ต้องสั่ง Refresh กันใช่ไหม

เพราะอะไรจึงต้อง Refresh ทำไมไม่ให้ Automatic Refresh หรือ Automatic Calulation ตามสูตรคำนวณที่ใช้กัน

• PivotTable มักเชื่อมกับ Data Source ขนาดใหญ่ เช่น Power Query, Database, หรือไฟล์ CSV หลายแสนแถว

• ถ้า Excel รีเฟรชทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อมูล → จะทำให้เครื่อง หน่วงมาก โดยเฉพาะสมัยก่อนที่คอมพิวเตอร์ยังไม่แรงเท่าปัจจุบัน

• Microsoft เลือกให้ผู้ใช้ ควบคุมเอง ว่าจะรีเฟรชเมื่อไหร่ เพื่อไม่ให้เกิดการ “ค้าง” โดยไม่ตั้งใจ

แต่ผลที่เกิดตามมา ทำให้ผู้ใช้ Excel หลายล้านคนที่ติดนิสัย Automatic Calculation ที่สูตรคำนวณใหม่ให้ทันที ได้ตัวเลขล้าสมัยไปใช้เพราะไม่ได้สั่ง Refresh

การที่ Microsoft ตัดสินใจเพิ่ม **PivotTable Auto Refresh** ใน Excel รุ่นใหม่ ๆ เกิดจากหลายแรงผลักดัน

1. พฤติกรรมผู้ใช้เปลี่ยนไป

- ผู้ใช้ Excel สมัยก่อนมักทำงานกับ **ไฟล์เล็ก ๆ** หรือ snapshot ของข้อมูล → manual refresh ก็พอ
- แต่ปัจจุบัน Excel ถูกใช้ทำ **Dashboard สด** และเชื่อมกับ **Power Query / Database / Cloud** → ผู้ใช้คาดหวังให้ข้อมูลอัปเดตทันทีเหมือน Power BI

2. เทคโนโลยีเครื่องคอมพิวเตอร์พัฒนา
- สมัยก่อนการ refresh PivotTable ใหญ่ ๆ อาจทำให้เครื่อง **หน่วงหรือค้าง**
- ปัจจุบัน CPU, RAM, SSD และ cloud service แรงขึ้นมาก → การรีเฟรชอัตโนมัติไม่ใช่ภาระหนักอีกต่อไป

3. ลดความเสี่ยง “ข้อมูลไม่ตรง”
- ปัญหาที่เจอบ่อย: ผู้ใช้ลืมกด Refresh → รายงานผิดพลาด, Dashboard ไม่ตรงกับข้อมูลจริง
- Auto Refresh ช่วย **ลด human error** และทำให้รายงานน่าเชื่อถือขึ้น

4. การแข่งขันกับเครื่องมือ BI
- Power BI มี **auto refresh** อยู่แล้ว
- เพื่อให้ Excel ยังเป็นเครื่องมือวิเคราะห์ที่ทันสมัย → Microsoft ต้องเพิ่มฟีเจอร์นี้ให้ใกล้เคียงกับ BI tools
- ทำให้ Excel กลายเป็น “สะพาน” ระหว่างงานตารางแบบดั้งเดิมกับ Dashboard สด

5. การตอบโจทย์องค์กร
- องค์กรต้องการ **real-time decision making**
- PivotTable Auto Refresh = ลดขั้นตอน manual, เพิ่มความเร็วในการตัดสินใจ
- เป็นการปรับ Excel ให้เข้ากับยุค **Data-driven organization**

ใน Excel 365 สำหรับผู้ใช้ที่เป็น Insider สามารถใช้คำสั่ง Auto Refresh ได้ตั้งแต่กลางปีที่แล้ว แต่ยังไม่เปิดให้ผู้ใช้งานทั่วไปใช้กัน

นอกจากนี้ใน Excel 365 ยังมีเส้นทางใหม่มาใช้แทน PivotTable โดยใช้สูตร GroupBy กับ PivotBY ที่คำนวณแบบ Real Time ได้คำตอบใหม่ให้ทันที

ส่วนผู้ใช้ Excel ก็ถึงเวลาต้องปรับตัวอีกครั้ง อาจต้องแปะป้ายหมายเหตุไว้ในชีทว่า "ต้อง Refresh" หรือ "ไม่ต้อง Refresh"