องค์ประกอบอะไรบ้างที่ทำให้ VLookup ทำงานแบบจรวจ
ก่อนจะไปมองว่าองค์ประกอบอะไรบ้างที่ทำให้
VLookup ทำงานแบบจรวจ มาหากันว่าทำไมสูตร VLookup
หรือสูตรอื่นใดก็ตามจึงทำงานช้า ช้าลง ช้าลงไปเรื่อยๆ
.
สาเหตุสำคัญมาจากจำนวนรายการที่มากขึ้นเรื่อยๆและผู้ใช้สูตรไปอ้างอิงจากทุกรายการตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายการสุดท้ายที่มี
ซึ่งในชีทหนึ่งๆสามารถบันทึกรายการได้กว่าล้านรายการ
แถมพอเต็มชีทแล้วยังสามารถเก็บเพิ่มในชีทอื่นได้อีก แฟ้มจึงมีขนาดใหญ่ขึ้น
และเพื่อทำให้ดึงข้อมูลจากหลายชีท จึงส่งผลทำให้สูตรมีความซับซ้อนมากขึ้น
.
เพื่อแก้ความช้า
หลายคนเริ่มฝึกใช้ Power Query ซึ่งสามารถค้นหาข้อมูลได้เร็วมาก
แต่กว่าจะจัดระบบให้ Power Query ทำงานก็ต้องเรียนรู้เพิ่มเติม
และยังต้องเสียเวลา Refresh ก่อนทุกครั้งจึงจะได้ข้อมูลที่อัปเดทแล้วมาใช้
ต่างจากการใช้สูตรที่จะทำงานใหม่เองโดยอัตโนมัติ
.
แทนที่จะต้องใช้ Power Query ซึ่งสร้างมาเพื่อดึงข้อมูลจากระบบ server แนะนำให้จัดการข้อมูลใน Excel ดังนี้
.
1. วางแผนการแยกแฟ้มเก็บข้อมูลที่ต้องการใช้พร้อมกัน เช่น เก็บข้อมูลรายไตรมาสก็แยกเก็บทีละ 3 เดือนไว้ในแฟ้มเดียวกัน
.
2. สร้างสูตร VLookup ลิงก์ข้อมูลข้ามแฟ้ม ดึงข้อมูลมาจากแฟ้มรายไตรมาสที่ต้องการ
.
3.
เมื่อต้องการดึงข้อมูลจากไตรมาสอื่น ให้ใช้คำสั่ง Change Source จากเมนู
Data > Workbook Links
เปลี่ยนลิงก์เดิมที่ใช้จากแฟ้มเก่าไปเป็นแฟ้มใหม่ที่ต้องการ
.
4.
ถ้าแฟ้มมีสูตรเยอะมาก ให้เปลี่ยนระบบการคำนวณจาก Automatic ไปเป็น Manual
Calculation
เพื่อจัดการเปลี่ยนแปลงตัวแปรทั้งหมดที่ต้องการแก้ไขให้เสร็จก่อน
จากนั้นจึงกดปุ่ม F9 เพื่อสั่งคำนวณทีเดียว Excel
จะได้ไม่เสียเวลาคำนวณใหม่ทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนไป
.
แนะนำให้เรียนหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ที่เว็บ XLSiam.com
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น