VLookup/XLookup Step by Step มือเก่ามีขั้นตอนอะไรต่างจากมือใหม่บ้างก่อนสร้างสูตร

VLookup/XLookup Step by Step
มือเก่ามีขั้นตอนอะไรต่างจากมือใหม่บ้างก่อนสร้างสูตร

1.ต้องมั่นใจก่อนว่าไม่มีรายการซ้ำโดยใช้สูตร Countif มาช่วยนับ เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่ต้องการมีเพียงรายการเดียวเท่านั้น หากพบว่ามีหลายรายการที่ใช้รหัสเดียวกันต้องหาว่ามีข้อมูลในรายการนั้นส่วนใดบ้างที่ต่างกัน เช่น รหัสใบสั่งซื้ออาจมีรายการชื่อสินค้าหลายตัวต่างกันไป หากจะใช้คำสั่ง Remove Duplicate ต้องใช้เงื่อนไขให้ตัดเฉพาะรายการที่ซ้ำกันทุกอย่างทิ้ง ห้ามตัดทิ้งแค่มีรห้สซ้ำกันเท่านั้น

2. หากต้องการหารายการซ้ำ ให้สร้าง help column เพิ่มโดยนำรหัสมาเชื่อมต่อกับชื่อสินค้าหรือส่วนของข้อมูลที่ต่างกันเพื่อทำให้เกิดรห้สใหม่ที่ไม่ซ้ำ โดยใช้เครื่องหมาย & มาเชื่อมข้อมูลในเซลล์มาต่อกัน หากไม่ต้องการสร้าง help column ลงไปในตารางซึ่งจะทำให้ตารางใหญ่ขึ้น ต้องเรียนรู้การใช้สูตร Index ที่ทำงานแบบอาเรย์หรือต้องพึ่งสูตร Filter/XLookup ซึ่งมีใน Excel รุ่นใหม่เท่านั้น

3. เลิกกรอกรหัสหรือข้อมูลที่ใช้ค้นหาเองแต่ให้ใช้ Data Validation แบบ List ช่วยสร้างช่องที่มีปุ่มให้เลือกแสดงรหัสที่มีอยู่ โดยลิงก์รายชื่อรห้สที่ไม่ซ้ำมาใช้

4. ให้ใช้คำสั่ง Data Advanced แบบ Unique เพื่อสรุปรห้สที่ไม่ซ้ำ หรือใช้สูตร Unique ใน Excel รุ่นใหม่

5. ถ้าตารางข้อมูลมีขนาดใหญ่ ให้ตั้งชื่อ Range name ให้กับพื้นที่นั้น แล้วกดปุ่ม F3 ดึงชื่อมาใส่ลงไปในสูตร จะช่วยลดเวลาในการสร้างสูตรและทำให้การอ้างอิงข้ามชีทข้ามแฟมทำได้ง่ายมาก

6. ถ้าตารางมีขนาดไม่แน่นอนให้ใช้สูตร Offset ช่วยในการกำหนดขนาดพื้นที่ โดยเลือกใช้พื้นที่เท่าที่จำเป็นต้องใช้ในการค้นหาข้อมูลเท่านั้น อย่านำทุกรายการตั้งแต่รายการแรกมาใช้เพราะคำนวณนานมาก หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนตารางข้อมูลขนาดใหญ่ไปเป็น Table เพราะจะใช้ทุกรายการทั้งหมดเสมอและเสี่ยงมากที่ชื่อตารางแบบ Table name ที่อ้างอิงไว้ในสูตรจะหายไปเมื่อใช้คำสั่ง Convert to normal range

7. พอถึงขั้นตอนจะสร้างสูตรให้พิมพ์สูตร vlookup xlookup หรือสูตรใดๆด้วยตัวอักษรตัวเล็กเสมอ พอใส่วงเล็บครบแล้วกด Enter จะพบว่าสูตรกลายเป็นตัวใหญ่แสดงว่าสะกดถูกต้อง

ทั้งหมดนี้ผมทำคลิปให้เรียนออนไลน์ฟรีในหลักสูตร Excel Expert Data Management สมัครเรียนได้ที่เว็บ XLSiam.com