บันทึกย่อความรู้ Excel เพื่อเตรียมตัวเข้าทำงาน

1. แยกพื้นที่ออกเป็น 3 ส่วน คือ ตารางเก็บข้อมูล ตารางคำนวณ และตารางรายงาน
   
   
2. ตารางเก็บข้อมูลต้องมีลักษณะต่อไปนี้ จะช่วยให้สะดวกในการใช้เมนูหรือสูตรค้นหาค่า
1. หัวตารางและรายการ ต้องใช้ row เดียว
2. ห้ามเว้นข้อมูลสำคัญ เช่น รหัส วันที่ ชื่อ ต้องมีกำกับแต่ละรายการ (ห้าม merge)
3. ห้ามติดกับข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง ให้เว้น 1 เซลล์รอบข้างของตารางเก็บข้อมูล
   
   
3. ในตารางเก็บข้อมูลไม่ควรจัดรูปแบบชิดซ้ายขวาหรือกลางเซลล์ จะได้เห็นชัดว่าค่าที่ชิดขวาเป็นตัวเลขจริง ถ้าชิดซ้ายคือค่าที่เป็นตัวอักษร
   
   
4. การบันทึกข้อมูล 
1. ตรวจสอบตัวสะกดให้ถูกต้อง ห้ามใส่วรรคขาด วรรคเกิน ตัวย่อใส่จุด
2. ให้ปล่อยว่างกับเซลล์ที่ยังไม่เคยมีข้อมูล แต่เมื่อมีค่าเท่ากับ 0 จึงใส่เลข 0 ลงไป
3. วันที่ ให้กรอกในรูปแบบ วัน/เดือน/ปีค.ศ. 4 หลัก เช่น 22/3/2025 ห้ามใช้ปีพ.ศ.
   
   
5. พอเก็บข้อมูลไว้แล้ว ให้ใช้ Data > Validation แบบ List ลิงก์รหัสมาใช้ช่วยในการค้นหา โดยให้ใช้ Range Name ช่วยในการอ้างอิง จะได้ลอก List ไปใช้ข้ามชีทได้ด้วย
   
   
6. การลิงก์ข้อมูลมาใช้ ให้กดปุ่ม F4 เพื่อใส่เครื่องหมาย $ กำกับแนว row/column
   
   
7. ปุ่ม F4 ยังทำงานอีกแบบโดยใช้ทวนคำสั่งล่าสุดให้ทำงานซ้ำ
   
   
8. หลีกเลี่ยงการพิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงเอง แต่ให้พิมพ์เท่ากับแล้วใช้เมาส์คลิกเซลล์ที่ต้องการ
   
   
9. ควรตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่ตารางจะช่วยให้ค้นหาขอบเขตและใช้อ้างอิงในสูตรได้ง่ายขึ้นโดยการกดปุ่ม F3
   
   
10. ลำดับการคำนวณ ยกกำลัง คูณ หาร บวก ลบ และควรใส่วงเล็บเพื่อจัดลำดับการคำนวณให้ชัดเจน
    
    
11. การพิมพ์สูตรให้ใช้ตัวเล็ก พอกดปุ่ม Enter สูตรที่สะกดถูกต้องจะเปลี่ยนเป็นตัวใหญ่ให้เห็น
    
    
12. ห้ามใส่ค่าคงที่ลงไปในสูตร เช่น =2*3 แต่ให้กรอกตัวเลขลงไปในเซลล์เพื่อใช้รับตัวแปรแล้วจึงลิงก์เซลล์ไปใช้คำนวณ
    
    
13. เซลล์รับตัวแปรควรกำหนดสีฟอนต์ให้เห็นชัด แล้วใช้คำสั่ง Format Cells > Protection ตัดกาช่อง Locked ทิ้งแล้วสั่ง Review > Protect Sheet จะพบว่าเมื่อกดปุ่ม TAB จะกระโดดไปหาเซลล์รับตัวแปรให้เอง
    
    
14. ให้กดปุ่ม F5 > Special เพื่อใช้แยกแยะเซลล์ที่ใช้กรอกค่า (Constant) หรือเซลล์สูตร (Formulas)
    
    
15. การปัดตัวเลข ใช้สูตร =Round(เซลล์ตัวเลข,จำนวนหลักทศนิยม) ส่วนการใช้คำสั่ง Format ให้แสดงทศนิยมนั้นเป็นเพียงปรับการแสดงค่าให้เห็นเท่านั้น ไม่ได้เปลี่ยนค่าแต่อย่างใด
    
    
16. Excel ใช้ค่าที่แท้จริงในการคำนวณ ไม่ได้ใช้ค่าที่เห็นในการคำนวณ
    
    
17. ถ้าอยากเห็นค่าที่แท้จริง ต้องคลิกลงไปในเซลล์แล้วมองในช่อง Formula Bar
    
    
18. ถ้าอยากแกะสูตรในช่อง Formula Bar ให้ลากเลือกส่วนของสูตรที่อยากจะแกะแล้วกดปุ่ม F9 สูตรส่วนนั้นจะคำนวณให้เห็นคำตอบว่าเป็นเท่าไร พอแกะเสร็จแล้วให้กด ESC เพื่อกลับไปเป็นสูตรตามเดิม
    
    
19. สูตร VLookup(รหัส,พื้นที่ตาราง,เลขที่ column, 0) ใช้ค้นหาค่าจากตารางที่มีโครงสร้างมาตรฐาน
1. พื้นที่ตารางติดต่อกันไป
2. โครงสร้างแน่นอนแล้ว ไม่มีการเพิ่มลดหรือสลับ column จะใช้เลขที่ column ได้ตลอด
   
3. column ซ้ายสุดเก็บค่าที่ใช้ค้นหา เช่น รหัส ชื่อ วันที่
4. VLookup มองลักษณะของค่าที่ใช้ค้นหาว่ามีสถานะเป็น Text หรือเป็น Number ตรงกับค่าที่เก็บไว้หรือไม่
5. ในวงเล็บของสูตรนี้ให้ใส่เลข 0 หรือคำว่า FALSE ไว้เพื่อใช้ค้นหาแบบ Exact ซึ่งถ้าหาไม่เจอจะ error ให้เห็นทันที ถ้าไม่ใส่เลข 0 ลงไป สูตรจะทำงานแบบ Approaching/Approximate ซึ่งจะหาอื่นที่มากที่สุดแต่น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ใช้หามาให้แทน
6. กรณีที่มีค่าซ้ำ สูตร VLookup จะหาค่าที่เป็นค่าแรกที่เจอ 
   
   
20. สูตร CountIF จะช่วยตรวจสอบนับว่ามีค่าซ้ำหรือไม่ หากนับแล้วพบว่า =1 แสดงว่ามีเพียงค่าเดียว ไม่มีค่าซ้ำ
    
    
21. คำสั่ง Conditional Formatting จะช่วยเปลี่ยนสีเซลล์เพื่อบอกตำแหน่งให้เห็นชัดว่าอยู่ตรงไหน ควรใช้ร่วมกับคำสั่ง Data Validation
    
    
22. แทนการใช้ Pivot Table หายอดรวม ควรใช้สูตร SumIF หรือ SumProduct จะยืดหยุ่นกว่า

www.ExcelExpertTraining.com

ExcelExpertLibrary.blogspot.com