วิธีเปลี่ยนสูตร Excel ที่ยากๆยาวๆ ให้เป็นชื่อสูตรสั้นๆที่ฉันรู้จักคนเดียวว่าเบื้องหลังเป็นยังไง

จากภาพนี้ในเซลล์ G3 ใช้สูตร =MyLookup ทำหน้าที่ค้นหาว่ารหัส a002 มีชื่อ b กับ จำนวน 20 ออกมาให้

MyLookup นี้เป็นชื่อที่ตั้งให้กับสูตรที่ใช้อยู่เดิม วิธีนี้เรียกว่าการตั้งชื่อ Formula Name ซึ่งจะเกิดประโยชน์ ดังนี้

1. จะตั้งชื่อให้เป็นอะไรก็ได้ตามใจ ช่วยสื่อความหมายว่าสูตรนั้นทำหน้าที่อะไร เหมาะอย่างยิ่งในการใช้งานร่วมกัน

2. ช่วยย่อสูตรยากๆยาวๆให้เหลือสั้นลง เวลาจะใช้สูตรแค่กดปุ่ม F3 ดึงชื่อมาสูตรมาใช้หรือจะพิมพ์เองก็แค่พิมพ์ =ชื่อที่ตั้งไว้

3. เมื่อต้องการแก้ไข ไม่จำเป็นต้องค้นหาว่าเคยสร้างสูตรไว้ที่เซลล์ไหนบ้าง แค่เข้าไปแก้ได้โดยตรงที่เมนู Formulas > Name Manager > Edit แล้วแก้สูตรในช่อง Refers to จะส่งผลให้ทุกเซลล์ที่ใช้สูตรชื่อนั้นปรับการคำนวณใหม่ให้ทันที

วิธีการตั้งชื่อสูตร 

ให้ใช้เมนู Formulas > Define Name แล้วตั้งชื่อสูตรลงไปในช่อง Name กับใส่สูตรที่ต้องการลงไปในช่อง Refers to:

เคล็ดลับการตั้งชื่อสูตร ซึ่งจะทำให้ตั้งชื่อสูตรได้ง่ายขึ้นมาก

ในช่อง Refer to: อย่าไปสร้างสูตรลงไปในช่องนี้โดยตรง เพราะยากที่จะตรวจสอบว่าสูตรทำงานได้ตามที่ต้องการหรือไม่ แต่ให้สร้างสูตรที่ต้องการลงไปในเซลล์ที่ไหนก็ได้โดยใส่ $ ให้ครบทั้งหน้า row และ column ทดสอบสูตรว่าทำงานได้เรียบร้อยก่อน จากนั้นจึงลอกสูตรไปวางลงไปในช่อง Refers to 

พอกดปุ่ม OK อย่าตกใจหากเจอว่าตำแหน่งอ้างอิงในสูตรจะมีชื่อชีทแทรกเพิ่มให้เอง ในตัวอย่างนี้สูตรที่สร้างไว้เป็นสูตรตามนี้

=XLOOKUP( $F$3, $B$3:$B$7, $C$3:$D$7 )

พอลอกสูตรไปวางในช่อง Refers to แล้วกดปุ่ม OK สูตรจะเปลี่ยนไปเป็น

=XLOOKUP( Sheet1!$F$3, Sheet1!$B$3:$B$7, Sheet1!$C$3:$D$7 )

นอกจากนี้แทนที่จะใช้ตำแหน่งอ้างอิงโดยตรง ยังสามารถนำชื่อ Range Name ซ้อนเข้าไปแทนได้ด้วย ช่วยทำให้แกะสูตรได้เข้าใจได้ง่ายขึ้น 

หากตั้งชื่อ Range Name ที่ลิงก์ข้ามแฟ้มเอาไว้ จะช่วยทำให้สามารถใช้ชื่อสั้นๆทำงานแทนสูตรลิงก์ข้ามแฟ้มที่มีโครงสร้างสูตรยาวเหยียด  

Download แฟ้มตัวอย่างนี้ได้จาก

https://drive.google.com/file/d/1-uWmUqrn_sej6xDw-H5AwTXmkpeOfG56/view?usp=sharing 

ชมคลิปได้จากหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี 1 ปีได้ทุกที่ทุกเวลาที่สะดวก เชิญสมัครและเข้าเรียนได้ที่เว็บ XLSiam.com