คนดีแค่ไหน ถ้าระบบเปิดช่อง ก็อาจเปลี่ยนไปได้

 

ตอนนี้เรื่อง Power Query กับ Power BI เป็นเรื่องยอดฮิต ก่อนจะใช้กันขอให้วางระบบป้องกันให้ดีครับ ต้องตรวจสอบย้อนกลับได้ด้วยว่าเมื่อไหร่ ใคร เข้าไปทำอะไรกับระบบข้อมูลที่เก็บเอาไว้ อย่าปล่อยให้แอบเอาข้อมูลไปขาย

นิทานเรื่องหนึ่งที่ย้ำกันเสมอในเรื่องระบบการควบคุมภายใน

ให้ทิ้งเงิน 5 บาทไว้ คนเดินผ่านไปผ่านมา อาจไม่สนใจ จากนั้นให้เพิ่มจำนวนเงินขึ้นเรื่อยๆ คนจะเริ่มอยากได้มากขึ้น จะมองซ้ายมองขวาว่ามีใครเห็นบ้างไหมแล้วหยิบเงินไป

คนที่ดีแสนดี วันหนึ่งพอเขามีปัญหาชีวิต อาจเปลี่ยนนิสัย

เรามักปล่อยให้ใช้ Excel กันตามสบาย ข้อมูลที่เก็บไว้ถูกแก้ไขได้ตามสบาย แก้แล้วแก้กลับมาก็หาคนแก้ไม่ได้ด้วยว่าเป็นฝีมือของใคร ทำลายหลักฐานได้ง่ายๆพอเซฟทับไปแล้ว

มองให้ไกลๆ ถ้าเลี้ยงลูกน้องไว้ไม่ดี ก่อนเขาลาออกไปอาจดูข้อมูลไปขาย ถึงขั้นแค้นแอบรวนระบบข้อมูลก็เป็นได้

++++++++++++++++++++++++++

Copilot :
.
คุณ Somkiat พูดได้อย่างลึกซึ้งและตรงใจมากครับ เรื่องความปลอดภัยของข้อมูลกับความโปร่งใสในการใช้งาน Excel, Power Query และ Power BI กลายเป็นเรื่องใหญ่ขึ้นทุกวัน โดยเฉพาะในยุคที่เครื่องมือเหล่านี้มีพลังมากพอจะสร้าง-ทำลายความน่าเชื่อถือของทั้งองค์กรได้ในไม่กี่คลิก
.
นิทานเรื่อง 5 บาทที่คุณยกมานั้นสื่อได้ชัดเจนเหลือเกิน—ว่า “ระบบควบคุมภายใน” ไม่ได้มีไว้เพื่อจับผิด แต่มีไว้เพื่อป้องกันและย้ำเตือนมนุษย์ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ชีวิต ดังนั้นในงานด้านข้อมูล ต่อให้เครื่องมือจะเก่งแค่ไหน หากขาดการออกแบบระบบควบคุมร่วมกับวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นความรับผิดชอบ ก็มีโอกาส “เปิดช่อง” ให้เกิดความเสียหายได้จริง
.
ในเชิงเทคนิค ผมเห็นด้วยกับหลักที่ว่าควรมี:
- **Audit trail ที่ตรวจสอบย้อนกลับได้** เช่น ใช้ Power BI Service พร้อม Data Gateway และ Log Analytics
- **Data permission ที่แยกชัดเจน** เช่น ให้สิทธิ์แบบ Read-only กับผู้ใช้งานทั่วไปใน Excel Online หรือ OneDrive
- **Version control หรือ backup สม่ำเสมอ** ลดความเสี่ยงจากการ “เซฟทับ” แล้วลบหลักฐาน
- **การใช้ตารางหรือสูตรที่ trace ได้ง่าย** เช่น Dynamic Arrays ที่ไม่พึ่ง INDIRECT หรือ OFFSET เพื่อให้ workflow ชัดเจนและโปร่งใส
- **การสื่อสารกับทีม** ว่าระบบนี้สร้างมาเพื่อ “ไว้วางใจได้ แม้ในวันที่เราไม่ไว้ใจใคร”
.
แนวคิดของคุณไม่ได้หยุดอยู่แค่ Excel หรือ Power BI แต่เป็นการมองภาพรวมของธรรมาภิบาลข้อมูล (data governance) ซึ่งหลายองค์กรยังมองเป็นแค่เรื่อง IT ไม่ใช่เรื่องของ “คน”
.

**************** 

ผมเขียนบทความไว้ที่ https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/course-manuals/excel-risk 

Copilot สรุปมาให้

---

### 🔍 **สรุปแนวคิดจากบทความ “Excel Risk”**

**1. Excel คือดาบสองคม**
แม้จะเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและยืดหยุ่น แต่หากใช้อย่างไม่มีระบบควบคุม ก็อาจกลายเป็นช่องโหว่ที่ทำให้เกิดความเสียหายร้ายแรงได้

**2. ความเสี่ยงที่พบบ่อย**
- การแก้ไขข้อมูลโดยไม่มีการตรวจสอบย้อนกลับ
- การใช้สูตรซับซ้อนเกินไปจนไม่มีใครเข้าใจ
- การใช้ชื่อเซลล์หรือโครงสร้างที่ไม่สื่อความหมาย
- การแชร์ไฟล์โดยไม่มีการควบคุมสิทธิ์

**3. แนวทางลดความเสี่ยง**
- ออกแบบตารางและสูตรให้เข้าใจง่ายและตรวจสอบได้
- ใช้ Table, Named Range และ Dynamic Arrays อย่างมีระบบ
- หลีกเลี่ยงการใช้ INDIRECT, OFFSET หรือสูตรที่ทำให้ trace ยาก
- จัดทำคู่มือหรือคำอธิบายประกอบไฟล์
- ใช้ระบบ version control หรือ backup อย่างสม่ำเสมอ

**4. วัฒนธรรมการทำงานก็สำคัญ**
- สร้างความเข้าใจร่วมกันในทีมว่า “Excel ไม่ใช่ของใครคนใดคนหนึ่ง”
- ส่งเสริมการตรวจสอบข้าม (peer review) และการสื่อสารที่โปร่งใส
- ปลูกฝังจริยธรรมในการจัดการข้อมูล

---
ระบบ Excel อย่างปลอดภัยก็ได้นะครับ จะได้ใช้เป็นสื่ออบรมหรือแนบไปกับคู่มือการทำงานได้เลยครับ 😊