ทำรายงานหน้าตายังไงให้หัวหน้าดู ถ้ามีสินค้า 100 อย่าง พนงขาย 300 คน สาขา 200 แห่ง

เคยมีผู้บริหารระดับ Regional Director มาเรียนแบบตัวต่อตัวกับผม ยกหน้าจอโน้ตบุ้ค เปิดหน้ารายงานที่ลูกน้องในตปททำด้วย PivotTable แสดงยอดขายทั้งโลกมาให้ดู พอจะทายใจหัวหน้าได้ไหมครับว่า ปัญหาแรกสุดที่อยากให้ผมช่วยคืออะไร

ปัญหาที่มาให้ผมช่วย

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

หาตัวเลขที่ต้องการไม่เจอว่าอยู่ตรงไหน

 

ถ้าจะใช้ Pivot และข้อมูลมีการแบ่งตามที่บอกมา จะสร้างตาราง Pivot หลายตารางใช้หลายชีท ไม่ยำทุกอย่างในชีทเดียว และจะไม่ใส่ทุกเรื่องไว้ด้านเดียวของ row field/column field

 

ให้ใช้ช่อง Page ควบคุมแต่ละตารางตามรายสาขา รายสืนค้า รายปักษ์ รายวัน เช่น ตารางแรกเลือกแสดงตามสาขาหนึ่งๆว่าพนงชื่ออะไรขายสินค้าอะไรบ้างได้เท่าไร

 

อีกตารางให้ใช้ Page แสดงสินค้าหนึ่งๆว่าพนักงานชื่ออะไรบ้างขายที่สาขาอะไรได้เท่าไร

 

อย่างไรก็ตามทำแบบนี้สอบตกเพราะตัวเลือกมีเยอะมาก คลิกช่อง filter/Slicer เหนื่อยแน่กว่าจะพบตัวเลขที่อยากทราบ

 

PivotTable จะขยายตัวล้นหน้าจอแน่นอน

 

 

PivotTable มีไว้ไม่ใช่แค่ทำรายงานแต่ให้ใช้ Pivot เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลก่อนว่า สินค้าที่มีทั้งหมดนั้นขายที่สาขาไหนบ้าง พนงขายแต่ละคนคงไม่ได้ขายสินค้าทุกอย่าง สาขาขายสินค้าอะไรบ้าง มีความสัมพันธ์กับระยะเวลายังไง

ให้ลากแต่ละอย่างมาใส่ลงไปในฟิลด์ จะมองออกเองว่าควรจัดกลุ่มย่อยให้กับข้อมูลที่มีอยู่แบบไหนดี

จากนั้นให้เพิ่มคอลัมภ์ลงไปในตารางข้อมูลเพื่อใส่ชื่อกลุ่มย่อยกำกับแต่ละรายการ เวลานำไปใช้สร้างรายงานจะได้คลิกตามกลุ่มแล้วได้ยอดที่เกี่ยวข้องได้ตรงกับความต้องการและตรงกับข้อมูลจริงด้วย

 

ใช้หลัก Management by exception ตัด ลด ทอนสิ่งที่ไม่จำเป็นทิ้งไป ผู้บริหารไม่ได้ดูถึงขั้นรายละเอียดรายการ

 

แทนที่จะแบ่งระยะเวลาตามรายเดือนรายไตรมาส ควรจัดแบ่งช่วงเวลาตามเหตุการณ์สำคัญ เช่น เริ่มโปรโมทตอนไหน เริ่มจัดอีเวนต์ช่วงใด แล้วจัดกลุ่มรายการตามระยะเวลา

 

การนำชื่อกลุ่มไปกำกับแต่ละรายการ ใหใช้ Vlookup ดึงชื่อกลุ่มไปใส่ ผมทำคลิปไว้ให้ดูในหลักสูตร PivotTable dashboards ในเวป xlsiam.com