แนวทางการสร้าง Dynamic Reports & Dashboards สำหรับผู้บริหาร

แนวทางการสร้าง Dynamic Reports & Dashboards สำหรับผู้บริหาร
.
1. ต้องทำให้ง่ายต่อการใช้งาน คำนึงไว้เสมอว่าผู้บริหารใช้ Excel ไม่เป็น รายงานที่นำเสนอผ่านหน้าจอโน้ตบุ้คหรือจอขนาดเล็ก ต้องเตรียมไว้ให้หัวหน้าปรับเปลี่ยนเงื่อนไขได้เอง ไม่ใช่ทำไว้เพื่อให้ดูบนหน้าจออย่างเดียว
.
2. หลีกเลี่ยงไม่นำฐานข้อมูลทั้งหมดทุกรายการตั้งแต่รายการแรกจนสุดท้ายมาใช้ในการคำนวณ โดยให้เริ่มจากการใช้ Filter หรือ Query คัดเลือก กรอง ตัดข้อมูลทิ้งให้เหลือเท่าที่จำเป็นก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องของช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องให้เลือกนำมาใช้เฉพาะช่วงที่ต้องการเท่านั้น แล้วจึงลอกข้อมูลที่กรองแล้วนำไปคำนวณต่อ
.
3. ควรจัดกลุ่มรายการเป็นกลุ่มย่อยตามที่คิดว่าจะมีประโยชน์ในการเปรียบเทียบ เช่น จัดกลุ่มลูกค้าตามอายุ เพศ หรือรายได้ จัดกลุ่มสาขาตามพื้นที่หรือถนนสายสำคัญ จัดกลุ่มสินค้าตามประเภทการซื้อทาง online หรือซื้อจากหน้าร้าน จัดกลุ่มตามระยะเวลาตามรายไตรมาสหรือช่วงที่วางตลาดสินค้าใหม่ โดยสร้าง help column ปรับเพิ่มชื่อกลุ่มในตัวฐานข้อมูลแต่ละรายการไว้ตั้งแต่ต้นทางเลย จะง่ายกว่าการใช้สูตรมาจัดกลุ่มในตอนหลัง
.
4. หน้าตารายงานต้องไม่ซับซ้อน และสามารถนำไปใช้สร้างกราฟหรือใช้ในการคำนวณต่อได้ทันที แต่ถ้าผู้บริหารต้องการหน้าตารายงานอย่างไรก็ต้องเตรียมไว้ให้ด้วย ซึ่งการสร้างสูตรเองจะสามารถสร้างหน้าตารายงานได้ตรงกับความต้องการได้มากกว่ารายงานที่สร้างจาก Pivot Table ซึ่งแม้จะใช้สร้างรายงานได้ง่ายแต่ยากมากหากต้องการดัดแปลงในภายหลัง
.
5. อย่าเบียดรายงานทุกอย่างไว้ในหน้าจอเดียวหรือชีทเดียว แต่ให้แยกรายงานไว้ในชีทของแต่ละเรื่อง และใช้ Conditional Format ช่วยชี้ตำแหน่งรายการสำคัญให้เห็นชัดเจน
.

 *** FREE ***
เชิญสมัครเรียน Excel ออนไลน์ 10+1 หลักสูตร ฟรี 1 ปี

คลิกที่ลิงก์นี้เพื่อดูรายละเอียดและสมัคร
https://xlsiam.com/membership/free1year/

เข้าเรียนได้ทุกที่ทุกเวลาที่สะดวกโดยไปที่เมนู Dashboard ที่เว็บ XLSiam.com

แชร์ต่อได้ตามสบายครับ