วิธีทำ Excel ให้เป็น SUPER EXCEL (ภาค 2) ทำให้เมนูทำงานซ้ำเอง ฉันจะได้นั่งดูอย่างเดียว
เบื่อไหมที่ต้องใช้ Excel ทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีก พอมาถึงโต๊ะทำงานก็ต้องเสียเวลาไปหาโฟลเดอร์เพื่อเปิดแฟ้มเดิม ไปที่ชีทนั้นชีทนี้ จัดการกรอกค่าตรงนั้นตรงนี้แล้วสั่งพิมพ์ งานง่ายแสนง่ายหลายอย่างที่หัวหน้าต้องการ ทุกครั้งที่อยากได้ก็ต้องมาสั่งให้คุณจัดการทำงานให้ ถ้าถ่ายหนังไว้ดูก็จะเห็นพระเอกนางเอกออกโรงมาทำตามบทเดิมๆ
จุดอ่อนของการสร้างงานที่ทำผ่านเมนูก็คือ Excel จะทำตามแค่ครั้งนั้นครั้งเดียว
- อยากจะใช้ Filter ไปค้นหาอะไร พอค้นเจอแล้วอยากจะเปลี่ยนให้ไปค้นหาใหม่ก็ต้องเสียเวลาไปสั่ง Filter ใหม่อีก
- การสร้าง PivotTable ที่มีหลายขั้นตอน ต้องปรับเพิ่มตรงนั้น แก้ตรงนี้กว่าจะได้หน้ารายงานที่ต้องการ ถ้าจำไม่ได้ว่าสร้างมาได้ยังไง คราวหน้าก็ยากจะทำซ้ำให้ได้แบบเดิม
- กว่าจะจัดการ cleaning ข้อมูลให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ต้องผ่านการใช้เมนู Data จัดการหลายอย่าง เริ่มต้นจากลบรายการซ้ำทิ้งไปด้วยเมนู Remove Duplicates ตามด้วยเมนู Data Advances เพื่อแยกหาเฉพาะรายการที่ต้องการออกไป และยังต้องใช้อีกหลายเมนูกว่าจะได้ข้อมูลตามต้องการ
- สูตร VLookup XLookup หรือสูตรอะไรๆที่ทำงานช้าลงไปเรื่อยๆมีสาเหตุที่มาจากจำนวนรายการที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ หากอยากจะลดจำนวนรายการให้เหลือเท่าที่ต้องการก็ต้องใช้ Filter หรือ Power Query มาช่วย พอจำนวนรายการลดลงแล้ว Excel ก็จะทำงานเร็วขึ้นอย่างมาก
น่าเสียดายที่งานเหล่านี้ Excel จะทำงานซ้ำให้ต่อเมื่อคุณต้องไปคลิกเมนูเพื่อสั่งใหม่ทุกครั้งที่หัวหน้าอยากได้อะไรขึ้นมา
สาเหตุที่ Excel เป็นโปรแกรมที่มีคนใช้มากที่สุดในโลก เพราะ Excel รู้ใจคนทำงานว่าต้องการอะไรบ้าง แค่ใช้เมนู Record Macro บันทึกการใช้เมนูต่างๆข้างต้นไว้ พออยากจะได้อะไรที่ใช้อยู่บ่อยๆก็สั่งให้ Excel ทำงานซ้ำให้เอง
Record Macro ถือว่าเป็นอาวุธที่ขาดไม่ได้ ยิ่งเป็นคนขี้เกียจต้องฝึกใช้ให้เป็น Excel จะช่วยบันทึกยิ่งกว่าการถ่ายหนัง แต่ยังทำงานแบบ AI ช่วยสร้างรหัส VBA ให้เองโดยคุณไม่ต้องมีความรู้ VBA หรือไม่ต้องเขียนรหัส VBA แม้แต่น้อย แค่สั่งบันทึกให้เป็นนั่นแหละพอแล้ว แล้วปล่อยให้ Excel ทำงานแทน หมดงานน่าเบื่อที่เคยต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีก
ก่อนจะใช้ Record Macro ต้องเพิ่มเมนู Developer เพิ่ม โดยไปที่ Excel Options > Customize Ribbon แล้วไปกาเพิ่มในช่อง Developer ตามภาพ
มาลองซนดูก็ได้ พอได้เมนู Developer มาแสดงแล้ว
1. ให้คลิกที่เมนู Record Macro จะเปิดหน้าจอเล็กขึ้นมาตามภาพ
2. ในช่อง Shortcut key ให้กำหนดตัวอักษร q (หรือตัวอื่นก็ได้ที่ไม่ค่อยได้ใช้)
3. คลิก OK
แค่นี้แหละครับ Excel จะเริ่มถ่ายหนังแล้ว (สังเกตว่าเมนู Record Macro จะเปลี่ยนไปเป็น Stop Recording) จากนี้ไปก็ลองคลิกตรงนั้นใส่ค่าลงไปหรือเทสีตรงไหนก็ได้ พอทำเสร็จแล้วให้คลิก Stop Recording ถือว่าจบการบันทึก
จากนั้นให้ลองลบที่ทำไว้ลงไปหรือไปที่ชีทอื่นก็ได้แล้วกดปุ่ม Ctrl+q พร้อมกัน Excel จะทวนซ้ำสิ่งที่บันทึกไว้ให้ทันที
แฟ้มที่ใช้อยู่นี้ให้จัดการสั่ง Save เปลี่ยนนามสกุลเป็น xlsx หรือ xlsb เพื่อให้เก็บรหัส VBA ที่บันทึกนี้ไว้ใช้ต่อไป พอเปิดแฟ้มคราวหน้าจะพบแถบสีส้มด้านบนถามให้ Enable Macro ก่อนจะได้ใช้งาน VBA ที่บันทึกนี้ได้
ถ้าตอนที่บันทึกเผลอไปทำอะไรพลาด ไม่ต้อง Stop Recording แต่ให้บันทึกต่อไปตามขั้นตอนที่ถูกต้องก็ได้ Excel จะสร้างรหัสส่วนที่แก้ไขใหม่ต่อท้ายให้ แต่รหัสจะยาวเพราะมีทั้งส่วนที่ทำผิดกับทำถูกต่อกันไป หรือจะสั่ง Stop แล้วสั่งลบที่บันทึกไว้เพื่อให้บันทึกใหม่ก็ได้ โดยสั่งที่เมนู Macros จะเปิดรายชื่อ Macro ที่บันทึกไว้
ให้คลิกที่ชื่อ Macro แล้วคลิกที่ปุ่ม Delete จะลบบันทึกให้
ในการบันทึกใหม่ ถ้ายังอยู่ในแฟ้มเดิม ให้กำหนด Shortcut key ต่างจากที่เคยใช้ แนะนำให้ใช้ปุ่มที่ไม่ค่อยได้ใช้งาน เช่น q w e r t หลีกเลี่ยงปุ่ม c x v เพราะ Excel จะถือว่าให้ใช้ Shortcut จาก Macro แทน
หมายเหตุ
+++++++++++++++
เชิญเรียนออนไลน์ ฟรี 1 ปี หลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงาน ลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA+Macro
สมัครเรียนได้ที่เว็บ XLSiam.com จะได้เรียน 10+1 หลักสูตร ฟรี ครับ
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น