แว้บแรกที่เปิดแฟ้มขึ้นมา ดูตรงไหนว่าแฟ้มนั้นการคำนวณผิดพลาดแล้ว

 

ให้สังเกตที่มุมซ้ายล่างสุดของจอว่ามีคำเตือน Circular ไหม ผมเจอบ่อยมากในแฟ้มของลูกศิษย์ พอถามว่าทราบไหมว่าคำเตือนนี้แปลว่าอะไร ก็ตอบว่าไม่ทราบกันทั้งนั้น

คำเตือนนี้แสดงว่าในแฟ้มนั้นมีบางเซลล์หรือหลายเซลล์มีการคำนวณไม่สมบูรณ์ ไม่สามารถคำนวณหาคำตอบสุดท้ายได้ เพราะมีการสร้างสูตรที่อ้างอิงแบบวงกลม ซึ่งเจอบ่อยมากในแฟ้มมรดกที่รับต่อมาใช้กัน พอแก้ไปแก้มาอาจเผลอเอาค่านั้นไปคำนวณซ้ำอีกในวงจรของการคำนวณเดิมที่ใช้คำนวณหาค่านั้นมาให้นั่นเอง

หรืออีกนัยหนึ่ง Circular Calculation นี้เกิดจากการสร้างสูตรแบบ Circular References ขอยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น ในเซลล์ A1 สร้างสูตร =A1+1 ลงไป พอ A1 บวกหนึ่งได้แล้วก็จะเอาไปคำนวณซ้ำใน A1

นอกจากเผลอแล้วสูตรที่คำนวณซ้ำยังจำเป็นต้องใช้กันในหลายงาน เช่น พอคำนวณหาต้นทุนได้แล้วก็เอาต้นทุนไปเฉลี่ยแล้วบวกกลับเข้าไปเป็นต้นทุนของสินค้าตัวเดิมอีก หรือในงานหา cashflow ที่เอาดอกเบี้ยจ่ายไปเพิ่มใน cash outflow ทำให้เงินขาดเพิ่ม ส่งผลให้ต้องกู้เพิ่ม พอยอดเงินกู้เพิ่มก็ทำให้ดอกเบี้ยจ่ายเพิ่ม ซึ่งเป็นผลย้อนกลับไปทำให้ Excel คิดซ้ำ ซึ่งถ้าแก้ไม่เป็น ตัวเลขที่ได้นั้นยังไม่ใช่ผลลัพธ์สุดท้ายที่ควรเป็น

การแก้ไขโรคนี้ยากมากถ้าไม่รีบไปหาหมอแล้วปล่อยให้ยังใช้แฟ้มนั้นอีก สร้างสูตรต่อไปเรื่อยๆ พอเจอคำเตือนนี้ต้องรีบตรวจหาว่าตำแหน่งเซลล์ K6 ที่เขียนต่อท้าย Circular References : K6 นั้นสร้างสูตรผิดไว้หรือเปล่า ลองลบสูตรในเซลล์ทิ้ง ถ้าพบคำเตือนที่เซลล์อื่นอีกก็ตามไปลบสูตรในเซลล์นั้นทิ้งอีก ลบ ลบ ลบ ลบ ลบๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ ไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบว่าลบสูตรตรงเซลล์นั้นแล้วไม่มีคำเตือนนี้อีก บางทีไม่ใช่แค่ลบเซลล์หลายๆเซลล์ แต่ต้องลบทั้งตาราง ลบทั้งชีททิ้งทีเดียวครับ กว่าจะพบว่ามีสูตรเจ้าปัญหาใช้อยู่ในพื้นที่ซึ่งเพิ่งถูกลบทิ้งนั้น จากนั้นก็ต้องสร้างสูตรใหม่

แต่ถ้าพบว่าสูตรต้นตอนั้นเป็นสูตรที่ตั้งใจทำไว้เพื่อใช้คำนวณแบบวงกลมที่จำเป็น ก็มีทางแก้อีกทางหนึ่งโดยไปกาช่อง Enable Iterative Calculation ใน Excel Options > Formulas คำเตือนนี้ก็จะหายไปแต่เปลี่ยนไปเป็นคำว่า Calculate ค้างไว้แทน

ผมอธิบายไว้ในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel เข้าเรียนออนไลน์ได้ฟรี 1 ปี โดยไปสมัครและเข้าเรียนที่เว็บ XLSiam.com

ดูคลิปที่ https://vimeo.com/532818447