ก่อนข้ามขั้นไปเรียนขั้นสูง มีหลายอย่างที่คุณไม่รู้ว่ายังมีอีก เพื่อทำให้แฟ้มใช้งานง่ายทั้งตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงาน

ก่อนข้ามขั้นไปเรียนขั้นสูง มีหลายอย่างที่คุณไม่รู้ว่ายังมีอีก
เพื่อทำให้แฟ้มใช้งานง่ายทั้งตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงาน

1. แยกพื้นที่ตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางที่ใช้สร้างสูตรหรือทำรายงาน โดยใช้สีฟอนต์ให้เห็นแตกต่างกันชัดเจน

2. อย่าใส่ตัวเลขค่าคงที่ไว้ในสูตร แต่ให้ลิงก์ค่ามาจากเซลล์รับตัวแปรแทน

3. จัดเตรียมตารางหรือเซลล์ที่ไว้กรอกค่าใหม่ให้สามารถกรอกรับค่าใหม่ได้เท่านั้น โดยสั่ง Format Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ทิ้ง แล้วสั่ง Protect Sheet

4. ให้ใช้ Range Name ช่วยในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์หรือพื้นที่ตารางแทนการอ้างอิงโดยตรง จะทำให้ค้นหาพื้นที่ตารางได้ง่ายว่ามีที่มาจากตรงไหน และยังทำให้สูตรมีความหมายในตัวเอง

5. ตั้งชื่อให้กับสูตร (Formula Name) เพื่อทำให้สูตรมีความหมายในตัวเองว่าทำหน้าที่อะไร โดยลอกสูตรที่ใช้อยู่และใส่ $ แบบ Absolute ไว้ก่อนแล้วไปตั้งชื่อที่เมนู Formula > Name manager > New เวลาจะแก้ไขสูตรก็ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาว่าสร้างสูตรไว้ที่เซลล์ไหน แต่สามารถแก้ไขได้ที่ Name Manager ได้เลย

6. ตั้งชื่อให้กับค่าคงที่หรือข้อความยาวๆเช่นชื่อบริษัท ให้เป็นชื่อที่สั้นลง (Constant Name) โดยตั้งชื่อที่เมนู Formula > Name manager > New เวลาจะแก้ไขข้อความหรือค่าใดๆที่ใช้ก็ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาว่าสร้างไว้ที่เซลล์ไหน แต่สามารถแก้ไขได้ที่ Name Manager ได้เลย

7. ชื่อที่ตั้งไว้นี้เมื่อนำไปใช้ร่วมกับ VBA จะช่วยทำให้รหัสสั้นลงและช่วยทำให้รหัส VBA ยังทำงานได้เสมอโดยไม่ต้องห่วงว่ามีการโยกย้ายเซลล์หรือเปลี่ยนชื่อชีทชื่อแฟ้มให้ต่างไปจากเดิม

เรื่องเหล่านี้เป็นเนื้อหาในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ
Excel และหลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงานลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA+Macro ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ได้ที่เว็บ XLSiam.com