แฟ้มขนาดใหญ่เปิดช้ามาก จะทำยังไงให้เปิดแฟ้มได้เร็วขึ้น และคำนวณเร็วขึ้นด้วย

แทนที่จะเปิดแฟ้มขนาดใหญ่ที่เปิดช้าและคำนวณช้าขึ้นมาเลยทันที ให้เปิดแฟ้มเล็กๆขึ้นมาก่อนแล้วจัดการเปลี่ยนระบบการคำนวณให้เป็น Manual โดยใช้คำสั่ง Formulas > Calculation Options

จากนั้นทุกแฟ้มที่เปิดตามมาทีหลังจะเปิดขึ้นมาแบบ Manual Calculation โดยใช้ระบบตามแฟ้มแรกให้เองครับ Excel จะเปิดแฟ้มให้เห็นตารางบนหน้าจออย่างรวดเร็ว โดยไม่ได้คำนวณให้ก่อนเปิดอย่างแต่ก่อน จะสังเกตว่ามีคำว่า Calculate ที่มุมด้านล่างซ้ายของจอเพื่อเตือนว่าแฟ้มนี้ยังไม่ได้คำนวณใหม่นะ

พอเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้ว ให้กรอกข้อมูลใหม่ลงไปในแฟ้มให้ครบทุกเซลล์ ซึ่ง Excel จะไม่เสียเวลาไปคำนวณแบบ Automatic ให้ทุกครั้งที่กรอกค่าแล้วกดปุ่ม Enter แต่จะรอให้กรอกให้ครบทุกเซลล์แล้วจึงจะคำนวณให้ทีเดียวพร้อมกันเมื่อกดปุ่ม F9

แฟ้มนี้เมื่อสั่ง Save ลงไปจะจำว่าตัวเองใช้ Manual Calculation จะไม่คำนวณจนกว่าจะกดปุ่ม F9 ซึ่งระบบการคำนวณจะเปลี่ยนตามแฟ้มอื่นที่เปิดขึ้นมาก่อน

อย่าไปเสียเวลาปรับปรุงสูตรในแฟ้มที่สร้างขึ้นมาแล้วเพื่อให้คำนวณเร็วขึ้นเลยครับ เวลาที่เสียไปในการแก้ไขพอนำมาคิดเป็นตัวเงินอาจแพงกว่าค่าตัวของคุณอีก แนะนำให้เปลี่ยนไปใช้คอมรุ่นใหม่ที่ทำงานเร็วขึ้นดีกว่า โดยเลือกใช้คอมที่มี Core เยอะๆเพื่อให้ Excel ทำงานแบบคู่ขนาน ส่วน RAM ให้เพิ่มจนเต็มเพื่อเผื่อไว้ใช้โปรแกรมอื่น ส่วน Excel 32 bit ที่เราใช้ทำงานใช้กับ RAM 4GB ได้เท่านั้น

ตัวผมเองจะใช้ Manual Calculation เป็นหลัก เพราะตัวแฟ้มมีสูตรเยอะมาก แม้แฟ้มมีขนาดเล็ก ถ้ายังใช้ Automatic Calc อยู่จะเปิดช้าและคำนวณช้า

ต้องหมั่นสังเกตว่ายังมีคำว่า Calculate ตรงมุมซ้ายล่างไหม ถ้าอยากดูตัวเลขเก่าก็ไม่ต้องไปสั่งให้คำนวณ อยากเห็นผลลัพธ์ใหม่ก็ค่อยใช้ F9 เพื่อสั่งคำนวณครับ

แต่ถ้าเป็นแฟ้มที่ใช้ร่วมกัน แนะนำให้ใช้ Automatic Calc จะได้ไม่พลาด เพราะบางคนไม่เคยรู้เรื่อง Manual Calc

 

เดี๋ยวนี้หาคำตอบได้จาก ChatGPT ให้คำแนะนำมาตามภาพ ตอบมาหลายข้อทีเดียว ข้อแรกที่ตอบมาไม่ได้ช่วยตอนเปิดแฟ้มครั้งแรก ยังเปิดช้าอยู่นั่นแหละ บางข้อก็ผิด บางข้อเกี่ยวนิดๆ ไม่รู้ว่า ChatGPT เอาคำแนะนำนี้มาจากไหน รวบรวมมาจากหลายแหล่ง หรือคิดเอาเองในฐานะที่เป็น AI

แฟ้ม Excel ขนาดใหญ่ที่เปิดช้ามาก จะทำยังไงให้เปิดได้เร็วขึ้น และคำนวณเร็วขึ้นด้วย

ChatGPT said:

ถ้าแฟ้ม Excel ขนาดใหญ่เปิดช้าหรือคำนวณช้า สามารถใช้วิธีต่างๆ ต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้การเปิดและคำนวณเร็วขึ้น:

1. ปรับตั้งค่าการคำนวณ (Calculation Mode)

ตั้งค่าให้การคำนวณเป็น Manual Calculation แทน Automatic เพื่อหลีกเลี่ยงการคำนวณทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล:
ไปที่ File > Options.
เลือก Formulas.
ภายใต้หัวข้อ Calculation options, เลือก Manual.
คุณสามารถกด F9 เพื่อคำนวณใหม่เมื่อจำเป็น

วิธีนี้จะช่วยลดเวลาคำนวณเมื่อทำการแก้ไขข้อมูลจำนวนมากในไฟล์

2. ปิดการใช้งาน Add-ins และฟีเจอร์ที่ไม่จำเป็น

บางครั้ง Add-ins ที่ไม่ได้ใช้งานอาจทำให้ไฟล์ช้าลง คุณสามารถปิดหรือยกเลิกการใช้งาน Add-ins ที่ไม่จำเป็น:
ไปที่ File > Options > Add-ins.
เลือก COM Add-ins จาก drop-down และคลิก Go.
ยกเลิกการเลือก Add-ins ที่ไม่จำเป็น

3. ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็น

ข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น empty rows หรือ columns ที่ไม่ได้ใช้งานจะเพิ่มขนาดไฟล์และทำให้การคำนวณช้าลง:
ตรวจสอบและลบ แถวและคอลัมน์ที่ว่างเปล่า ซึ่งไม่ได้ใช้ในไฟล์
การเลือก ข้อมูลที่ใช้จริง และ ลบส่วนที่ไม่ใช้งาน จะช่วยให้ไฟล์มีขนาดเล็กลง

4. บีบอัดหรือใช้ไฟล์ประเภทที่ประหยัดพื้นที่

การบีบอัดไฟล์โดยการบันทึกไฟล์เป็น .xlsx (ไฟล์ Excel แบบใหม่) หรือ .xlsb (Excel Binary Workbook) จะช่วยลดขนาดไฟล์และทำให้เปิดเร็วขึ้น:
.xlsb มีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบที่เป็นไบนารีและประหยัดพื้นที่มากกว่าการใช้ .xlsx 

5. ใช้ฟังก์ชันที่เร็วขึ้น (Efficient Formulas)

ฟังก์ชันบางอย่างใน Excel เช่น VLOOKUP, OFFSET, และ INDIRECT สามารถทำให้การคำนวณช้าได้ในไฟล์ขนาดใหญ่ เนื่องจากมันต้องคำนวณทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง:

 
ลองใช้ INDEX/MATCH แทน VLOOKUP ซึ่งจะทำให้การคำนวณเร็วขึ้น
ใช้ SUMIFS, COUNTIFS แทน SUMIF, COUNTIF เพื่อให้การคำนวณในหลายเงื่อนไขทำได้เร็วขึ้น
ลองลดการใช้ ARRAY Formulas เนื่องจากมันมักจะใช้เวลานานในการคำนวณ

6. เปิดใช้งาน Power Query

ใช้ Power Query เพื่อนำเข้าหรือจัดการข้อมูลในลักษณะที่ไม่ต้องโหลดทุกอย่างเข้าใน Excel Memory ตั้งแต่แรก:
Power Query ช่วยในการกรองข้อมูลที่จำเป็นก่อนที่จะโหลดเข้าใน Excel ซึ่งจะช่วยลดการใช้หน่วยความจำและเพิ่มประสิทธิภาพ

7. แบ่งไฟล์เป็นหลายส่วน (Split Large File)

หากแฟ้ม Excel มีข้อมูลมากเกินไป ให้ลองแบ่งไฟล์ออกเป็นหลายๆ แฟ้มที่มีขนาดเล็กลง โดยการแยกข้อมูลออกตามประเภทหรือตามปีต่างๆ
การใช้หลายไฟล์ที่มีขนาดเล็กกว่าจะทำให้การเปิดและคำนวณเร็วกว่าการใช้ไฟล์เดียวขนาดใหญ่

8. ใช้ Excel 64-bit Version

หากคุณใช้ Excel 32-bit และมีข้อมูลขนาดใหญ่, การเปลี่ยนไปใช้ Excel 64-bit สามารถช่วยให้สามารถใช้หน่วยความจำ (RAM) ได้มากขึ้น และช่วยให้ทำงานกับข้อมูลขนาดใหญ่ได้เร็วขึ้น

9. การใช้ Power Pivot (ถ้าใช้ข้อมูลขนาดใหญ่)

ถ้าไฟล์มีข้อมูลจำนวนมากและต้องการการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อน Power Pivot เป็นเครื่องมือที่สามารถจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ได้ดีกว่า Excel ปกติ
ใช้ Power Pivot เพื่อจัดการข้อมูลใน Data Model โดยไม่ต้องโหลดข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงาน (worksheet)

10. ใช้การเก็บข้อมูลในรูปแบบที่มีประสิทธิภาพ

ถ้าไฟล์ Excel มีข้อมูลตัวเลขหรือข้อความซ้ำกันเยอะๆ ให้พิจารณาการใช้เทคนิค Data Normalization หรือการใช้รูปแบบฐานข้อมูลเพื่อจัดการข้อมูลในลักษณะที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การปรับแต่งเหล่านี้จะช่วยให้แฟ้ม Excel ขนาดใหญ่เปิดและคำนวณได้เร็วขึ้น หากมีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือเฉพาะใน Excel หรือการใช้ฟังก์ชันต่างๆ ก็สามารถถามมาได้เลยครับ!