Baby Steps สำหรับเตรียมพร้อมเริ่มทำงาน

พอเปิดแฟ้มใหม่ขึ้นมาจะเริ่มสร้างงานให้หัวหน้ายังไงดี สำหรับมือใหม่ที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้ Excel มาก่อนมักคิดไม่ออกว่าจะต้องทำอะไรก่อนหลัง ขอให้คิดถึง I-C-O

I-C-O ย่อมาจากคำว่า Input-Calculate-Output เป็นหลักการสำหรับแบ่งพื้นที่ตารางในแฟ้มออกเป็น 3 ส่วน

1. Input เป็นส่วนของตารางฐานข้อมูล หรือข้อมูลที่ต้องกรอกค่าใหม่อยู่เสมอ

2. Calculate เป็นส่วนของตารางคำนวณ ใช้สำหรับสร้างสูตรเพื่อหาคำตอบที่ต้องการ

3. Output เป็นส่วนของตารางรายงาน

เมื่อได้รับมอบหมายให้สร้างงานอะไรก็ตาม ต้องคิดถึง O-Output ก่อนว่าหัวหน้าต้องการหน้าตารายงานแบบไหน เป็นรายงานข้อมูลของอะไร แสดงตัวเลขหรือข้อความอะไรบ้างในหน้ารายงานนั้น พอได้หน้าตารายงานที่ชัดเจนแล้วจากนั้นคิดย้อนไปหา I-Input ว่าจะต้องเตรียมข้อมูลอะไรไว้บ้าง

O-I นี่เป็นขั้นตอนสำหรับให้คิดถึง แต่เมื่อจะสร้างงานจริง ขั้นตอนต้องเริ่มจาก I > C > O

1. เริ่มต้นจากสร้างตารางฐานข้อมูลรายตัว โดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็นตารางข้อมูลสินค้า ตารางข้อมูลลูกค้า ตารางข้อมูลพนักงานขาย ตารางข้อมูลผู้ขาย ตารางการขนส่งสินค้า ซึ่งตารางเหล่านี้มักเรียงลำดับตามรหัสและชื่อ เพื่อแสดงว่ามีรหัสอะไร และรหัสนั้นเป็นของอะไร

2. สร้างตารางฐานข้อมูลบันทึกการขายเรียงตามระยะเวลา ซึ่งมักเรียงลำดับตามวันและเวลาที่เกิดรายการนั้นขึ้น เป็นรายการที่แสดงว่าวันนั้นเวลานั้นมีการขายสินค้าอะไรออกไปบ้าง หรือจะเรียงตามรหัส Invoice ก็ได้ โดยตารางนี้จะมีจำนวนรายการเพิ่มขึ้นเรื่อยๆตามระยะเวลาที่ผ่านไป

3. เมื่อตารางในข้อ 2 มีจำนวนรายการนับแสนรายการจะส่งผลทำให้สูตรทำงานช้าลง ดังนั้นแทนที่จะนำรายการทั้งหมดตั้งแต่รายการแรกมาใช้คำนวณต่อ ควรใช้คำสั่ง Filter เพื่อเลือกกรองให้เหลือเฉพาะรายการที่ต้องการเท่านั้น พอได้ขนาดตารางเล็กลงแล้วให้ Copy ออกไปเป็นตารางที่จะนำมาใช้จริง

4. จัดการตรวจสอบข้อมูลในตารางที่จะนำมาใช้จริงว่ามีอะไรบ้างที่ต้องปรับแก้ไข cleaning บ้างไหม จัดการตรวจสอบลบรายการซ้ำโดยใช้คำสั่ง Remove Duplicates

5. ตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่ตารางส่วนที่จะนำมาใช้ค้นหาหรือนำมาคำนวณ

6. ใช้คำสั่ง Data Validation แบบ List เพื่อใช้ในการเลือกรหัสหรือชื่อมาใช้แทนจะได้ไม่ต้องพิมพ์เอง โดยแนะนำให้ใช้ Range Name ที่ตั้งชื่อไว้ลิงก์มาใช้กับ List จะได้สามารถใช้งานข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มได้ด้วย

7. ใช้สูตร CountIF เพื่อตรวจสอบซ้ำอีกครั้งว่ารหัสหรือชื่อที่ใช้หาจาก List นั้นมีเพียงค่าเดียวหรือไม่

8. หากพบว่ามีเพียงค่าเดียวก็จะสามารถใช้สูตร VLookup หรือ XLookup หาค่าในรายการนั้น

9. ลิงก์ข้อมูลที่ค้นหาได้ไปใช้สร้างตารางคำนวณหรือจะใช้กับ Pivot Table

10. สร้างตาราง O-Output เพื่อลิงก์ผลจากการคำนวณ มาสร้างเป็นหน้ารายงานตามที่หัวหน้าต้องการ ซึ่งถ้าลิงก์จาก Pivot Table ให้ใช้สูตร GetPivotData ดึงค่าที่ต้องการออกมาใช้ต่อ

11. ก่อนจะเพิ่มจำนวนรายการลงไปในตารางฐานข้อมูล ให้เปลี่ยนตารางนั้นให้เป็น Table เพื่อช่วยทำให้สูตรและ Pivot Table รับรู้ถึงขนาดตารางฐานข้อมูลที่เพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ

12. ตกแต่งตารางรายงานให้สวยงาม ตีกรอบ ใส่สีให้เห็นเด่นชัดโดยใช้คำสั่ง Format

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงขั้นตอนคร่าวๆ Baby Steps