ยากที่สุดของ Excel อยู่ที่การวางตำแหน่งเซลล์ ต้องทำให้ใช้คำสั่งเมนูจัดการต่อได้ง่ายๆ

 

รูปแบบหนึ่งของตารางที่ใช้เมนูจัดการต่อได้

 

พอคลิกลงไปในตารางเซลล์ไหนก็ได้แล้วใช้คำสั่งบนเมนู Excel จะหาพื้นที่ตารางให้เองว่าส่วนไหนเป็นหัวตาราง ส่วนไหนเป็นพื้นที่ของข้อมูล

 

ตารางวางแผน MRP ชื่อรายการที่เหมือนกันแต่แยกได้ว่าเป็นรายการของสินค้าอะไร

 

 

ในการสร้าง Pivot หรือสร้างกราฟ ถ้าวางตำแหน่งข้อมูลเป็น แค่คลิกลงไปในตารางที่เตรียมไว้ตรงเซลล์ใดก็ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปเลือกพื้นที่ก่อน Excel จะสร้างให้ทันที 

 

ถ้าออกแบบตารางได้ดี แค่คลิกลงไปในตารางที่เซลล์ไหนก้อได้ พอใช้คำสั่งบนเมนู Excel จะหาขอบเขตของตารางให้เอง ที่เห็นได้ง่ายหน่อยคือตารางฐานข้อมูล

 

ในการแยกชีทหรือแยกแฟ้มเพื่อทำรายงานแต่ละเดือน ถ้าวางตำแหน่งหัวตารางด้านบนกับด้านข้างไว้ดีหรือแม้ไม่มีหัวตารางแต่วางตำแหน่งเซลล์เรื่องเดียวกันในแต่ละชีทให้ตรงกัน จะสามารถใช้คำสั่งบนเมนูเพื่อหายอดรวม consolidate ได้

 

หัวตารางด้านบนและด้านข้างมีคำอธิบายว่าเป็นรายการเรื่องอะไร (Labels)

 

 

Excel มีคำสั่ง Change sources ใช้ในการเปลี่ยนการดึงข้อมูลจากแฟ้มที่ต้องการ ซึ่งมีข้อกำหนดว่าในแต่ละแฟ้มต้องตั้งชื่อชีทให้เหมือนกัน และในตัวชีทต้องวางข้อมูลเรื่องเดียวกันไว้ตำแหน่งตรงกันด้วย

 

สมมุติว่าตัวเลขรายได้ของแต่ละเดือนแยกเป็น 12 ชีท กรอกตัวเลขไว้ในตำแหน่งที่ไม่ตรงกันและอาจถูกมือดีมาแอบย้ายเซลล์ไปที่อื่น จะใช้เมนู Filter ไม่ได้แน่นอน จะทำยังไงล่ะ

 

ให้ใช้วิธีที่ผมตั้งชื่อว่า ตบเท้าเข้าแถว โดยสร้างสูตรลิงก์แต่ละเซลล์มาวางเรียงติดกันตามแนวตั้งซึ่งสามารถใช้เมนูจัดการต่อได้

 

ออกแบบหน้าตาตารางในชีทให้เหมือนกัน