Slicer ที่ใช้ Filter เป็นจุดอ่อนที่แย่ที่สุดของ Pivot Table

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ใช้ Pivot Table เป็นประจำ ถ้าข้อมูลมีไม่กี่หัวข้อให้เลือกอย่างเช่นเลขปีตามภาพนี้ เวลาใช้ Slicer เพื่อกรองก็ทำได้ในพริบตา แต่ถ้าสินค้ามีหลายอย่าง ตั้งราคาไว้หลายแบบ กว่าคลิกหาชื่อสินค้ากับราคาที่ต้องการแสดงต้องเสียเวลาคลิกหานานทีเดียว ยิ่งถ้าหน้าจอเล็กมากและไม่ได้ติดเมาส์มาด้วย ยากมากเลยใช่ไหมกว่าจะคลิกหาสิ่งที่ต้องการเจอ

ที่มาของภาพนี้ Use slicers to filter data

https://support.microsoft.com/en-us/office/use-slicers-to-filter-data-249f966b-a9d5-4b0f-b31a-12651785d29d?wt.mc_id=M365-MVP-4000499

ปัญหาแบบนี้แหละครับที่ลูกศิษย์ชาวอินเดียที่เป็น Regional Director ตั้งใจมาเรียนกับผมเพื่อถามปัญหานี้โดยเฉพาะ เขาบอกว่า "หาค่าที่ต้องการไม่เจอ จะทำยังไงดี"

เท่าที่ค้นหาดูว่าจะทำยังไงให้เราสามารถควบคุมจำนวนตัวเลือกที่แสดงใน Slicer คำตอบที่พบก็คือ ไม่มีทางทำได้ เพราะ Slicer หรือหัวข้อที่แสดงใน Filter นั้นขึ้นกับตารางฐานข้อมูลต้นทางว่ามีอะไรมาบ้าง

ดังนั้นวิธีเดียวที่ทำได้ตอนนี้ก็คือ ต้องไปจัดการลดที่ตารางฐานข้อมูลต้นทาง ซึ่งในแง่ของผู้ใช้งานที่รับแฟ้มมาใช้ต่อโดยเฉพาะระดับผู้บริหาร ไม่มีทางทำเองได้เลย

ถ้าคุณต้องส่งรายงาน Pivot Table ให้หัวหน้าเป็นประจำ ก่อนจะสร้าง Pivot Table ควรอ่านใจหัวหน้าสักหน่อยว่าอยากดูรายการอะไรบ้าง จากนั้นจัดการไป Filter กรองข้อมูลในตารางฐานข้อมูลให้เหลือเท่าที่ต้องการ พอลดหัวข้อลงไปแล้วจึงลอกตารางที่กรองแล้วไปใช้กับ Pivot Table

อีกทางหนึ่งแทนที่จะลดรายการลง ให้วิเคราะห์ว่าสินค้าสามารถแบ่งเป็นกลุ่มได้ยังไงบ้าง แต่ละกลุ่มมีสินค้าอะไร จากนั้นให้เพิ่มชื่อกลุ่มกำกับแต่ละรายการก่อนแลัวนำไปทำ PivotTable

วิธีที่ผมชอบอีกทางออกหนึ่ง แทนที่จะสร้างรายงานด้วย Pivot ให้ใช้สูตร SumIF, SumIFS, SumProduct ช่วยคำนวณหายอดเฉพาะรายการที่หัวหน้าต้องการ ให้เปลี่ยนจากการใช้ Slicer ไปใช้ Data Validation แบบ List ที่รวบรวมเฉพาะรายการเรื่องที่หัวหน้าอยากดู

 

ชมคลิปวิธีการใช้ SumProduct ร่วมกับ Data Validation ได้จากหลักสูตร Excel Dynamic Reports for Management ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ได้ที่เว็บ XLSiam.com

ผมเปิดเผยเคล็ดลับการใช้สูตร CountIF แบบที่นึกไม่ถึงว่ามีวิธีการใช้งานแบบนี้ด้วย ดีไม่ดีจะได้เลิกใช้ Pivot Table ไปเลย 

+++++++++++++++++

Copilot :