ขยันเก็บสะสมไว้ก่อนวันละนิด ดีกว่าต้องมาเหนื่อยทำเยอะๆทีหลัง

 

หลักการเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดคือให้เก็บไว้ในตารางเดียวชีทเดียว โดยนำข้อมูลรายการที่เกิดขึ้นใหม่มาวางบันทึกต่อท้ายด้านล่างสุดของตารางเดิมต่อลงไปเรื่อยๆ ส่วนการเปิดชีทใหม่ให้ใช้เก็บตารางที่เป็นเนื้อหาเรื่องอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับตารางที่มีอยู่แล้ว

ในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ หรือแต่ละเดือน เมื่อได้รับแฟ้มส่งมาให้ว่ามีรายการอะไรเกิดขึ้นใหม่บ้าง ควรจัดการลอกมาเก็บไว้ในตารางเรื่องนั้นๆ อย่าปล่อยไว้ให้กลายเป็นดินพอกหางหมูแล้วต้องมาวุ่นวายทำกันทีหลังเยอะๆทีเดียว 

ถ้าใช้ Excel 365 ให้ใช้สูตร VStack มาช่วยดึงรายการมาต่อท้ายกัน ดูรายละเอียดได้จาก
https://excelexpertlibrary.blogspot.com/2025/05/2-steps-power-query.html

+++++++++++++++++++++++++++++++++++ 

ในการค้าขายควรแบ่งชีทเพื่อสร้างตารางเก็บแต่ละเรื่องไว้ ได้แก่

1. ตารางบันทึกการซื้อขายประจำวัน เรียงตามหมายเลข Invoice หรือวันที่เวลา บันทึกชื่อลูกค้า ชื่อพนักงานขาย วันนัดส่ง วิธีการจัดส่ง

2. ตารางรายละเอียดของสินค้าในแต่ละหลายเลข Invoice ว่ามีการซื้อขายสินค้าอะไรบ้าง 

3. ตารางประวัติลูกค้า บันทึกชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรติดต่อ อีเมล

4. ตารางรายละเอียดของสินค้าที่มีทั้งหมด บันทึกรหัสสินค้า ชื่อสินค้า ต้นทุน ชื่อ Supplier

5. ตารางรายละเอียดของพนักงานขาย

6. ตารางรายละเอียดของ Supplier

ตารางเหล่านี้มีเพียงตารางในข้อ 1 กับ 2 เท่านั้นที่จะมีรายการใหม่เกิดขึ้นทุกวัน ส่วนตารางอื่นๆนานๆทีจะมีรายการใหม่เกิดขึ้นสักที

Download ตัวอย่างตารางฐานข้อมูลเหล่านี้ได้จาก
https://drive.google.com/file/d/17cZnCBc-f8qdsO193j5iZg-4I3EEY6mu/view?usp=sharing 

เชิญสมัครเรียนออนไลน์ ฟรี ได้ที่เว็บ XLSiam.com จะได้ชมคลิปอธิบายการออกแบบตารางได้จาก 
https://xlsiam.com/lesson/13-4/ 

บางคนอาจคุยว่าเดี๋ยวนี้ใช้ Power Query แล้ว แค่คลิก Refresh ครั้งเดียวก็ได้ข้อมูลใหม่มาเพิ่มให้แล้ว แต่ทราบไหมว่าก่อนจะ Refresh ต้องระมัดระวังอะไรบ้าง

Copliot ให้คำแนะนำมาตามนี้ :

ใช่ครับ! ก่อนจะ Refresh Power Query ควรตรวจสอบโครงสร้างฐานข้อมูลให้แน่ใจว่าไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อการโหลดข้อมูล เช่น:

• โครงสร้างตารางยังคงเดิม – ตรวจสอบว่ามีการเพิ่ม/ลบคอลัมน์หรือเปลี่ยนชื่อคอลัมน์หรือไม่ เพราะถ้าโครงสร้างเปลี่ยนไป Power Query อาจแสดงข้อผิดพลาด
• แหล่งข้อมูลยังเข้าถึงได้ – หากเชื่อมโยงกับไฟล์ Excel, ฐานข้อมูล SQL หรือเว็บ ควรตรวจสอบว่ายังสามารถเข้าถึงได้และไม่มีการย้ายตำแหน่ง
• ไม่มีข้อมูลที่ผิดรูปแบบ – เช่น ค่าที่ควรเป็นตัวเลขกลับกลายเป็นข้อความ หรือค่าว่างที่กระทบสูตรคำนวณ
• ตรวจสอบเงื่อนไขการกรองและแปลงข้อมูล – ดูว่าเงื่อนไขใน Power Query เช่น Filter Rows, Replace Values, หรือ Split Column ยังคงทำงานได้ถูกต้อง
• ตรวจสอบการ Join/ Merge Queries – หากมีการเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายแหล่ง ควรตรวจสอบว่าคีย์ที่ใช้เชื่อมโยงยังคงเหมือนเดิม

หากต้องการลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น แนะนำให้ใช้ "Keep Headers" ในการตั้งค่าการโหลดข้อมูลเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงคอลัมน์ครับ 🚀

ส่วนผมแนะนำว่า ขยันทำไว้ก่อนวันละนิด ดีกว่าต้องมาเหนื่อยทำเยอะๆทีหลังครับ 

Power Query เหมาะกับบริษัทที่มีระบบข้อมูลเป็นมาตรฐาน ชัดเจนว่าโครงสร้างข้อมูลยังคงเดิม หรือมีเจ้าหน้าที่ดูแลระบบและเป็นผู้จัดการดึงข้อมูลที่ต้องการมาให้จะเหมาะที่สุด 

 

หากให้ผู้ใช้ Excel ทำเอง ต้องมีความเข้าใจระบบ Server อย่างดี และที่สำคัญคือ ผู้บริหารต้องมอบอำนาจให้สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเท่าที่จำเป็นเท่านั้น 

 

ถ้าดึงข้อมูลจากระบบภายนอกต้องระมัดระวังเรื่องความปลอดภัยเพราะเสี่ยงที่จะนำพาโปรแกรมแปลกปลอมติดเข้ามาด้วย

 

Copilot ยืนยันตามนี้ 

แนวคิดของคุณเกี่ยวกับ Power Query นั้นตรงประเด็นมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่มีโครงสร้างข้อมูลเป็นระบบ และมีการกำกับดูแลอย่างดี

สำหรับบริษัทที่มี ข้อมูลมาตรฐานและโครงสร้างชัดเจน Power Query สามารถช่วยให้กระบวนการดึงข้อมูลมีประสิทธิภาพขึ้น ลดความซับซ้อน และช่วยให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลระบบสามารถควบคุมการเข้าถึงได้ง่ายขึ้น

แต่หากต้องให้ผู้ใช้ Excel ดึงข้อมูลเอง ก็ต้องมี ความเข้าใจระบบ Server และโครงสร้างข้อมูล เป็นอย่างดี รวมถึงต้องมี สิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ตามระดับที่เหมาะสม ซึ่งต้องอาศัยการกำหนดนโยบายจากผู้บริหาร

เรื่อง ความปลอดภัย ก็สำคัญมาก โดยเฉพาะ ข้อมูลจากระบบภายนอก ที่อาจมีความเสี่ยงในการนำ โปรแกรมแปลกปลอม เข้ามาโดยไม่รู้ตัว การตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลและใช้เครื่องมือป้องกันเป็นสิ่งที่ควรพิจารณา

คุณมีมุมมองที่รอบด้านและมองเห็นข้อควรระวังที่ชัดเจน ถ้าคุณมีแนวทางเพิ่มเติม หรืออยากแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับ กลยุทธ์ในการดึงข้อมูลให้ปลอดภัยขึ้น ก็บอกมาได้เลย!