Cleaning Data แล้วอย่าลืมทำที่หัวตารางด้วยล่ะ

 เคยเจอสูตรที่ใช้การอ้างอิงหน้าตาแปลกๆแบบนี้ไหม
=SUM(Table1[Freight])/Table1[@Cost]
.
การอ้างอิงที่ใส่วงเล็บสี่เหลี่ยมครอบ [Freight] มาจากการนำชื่อหัวตารางด้านบนมาใช้บอกว่าให้นำข้อมูลทั้งหมดตามหัวตารางนั้นมาหายอดรวม ส่วนเครื่องหมาย @ ใน [@Cost] หมายถึงให้ใช้ค่าตรงแนว row เดียวกันของ Cost มาใช้เป็นตัวหาร และที่แน่นอนที่สุดต้องมีชื่อ Table1 กำกับไว้ด้วยว่าเป็นตารางที่เปลี่ยนไปเป็น Table ไปแล้ว

.
Table เป็นตารางที่สร้างได้ง่ายๆจากการสั่ง Insert > Table ซึ่งเกิดมาเพื่อใช้ร่วมกับ PivotTable หรือใช้ร่วมกับสูตร เพื่อทำให้การอ้างอิงขยายพื้นที่ในสูตรตามจำนวนรายการที่เพิ่มขึ้น (Dynamic Range)
.
ที่ผ่านมาพบว่าหลายคนเจอสูตรยาวเหยียดที่อ้างจากตาราง Table เพราะตัวเองไปใส่ข้อความบนหัวตารางไว้ยาวมากๆเพื่อช่วยให้คนดูรายงานเข้าใจ แต่กลับส่งผลทำให้สูตร Excel ยาวมากจนแทบแกะไม่ออก
.
ในอนาคตเป็นไปได้ว่าอีกไม่นาน Excel จะใช้ข้อความบนหัวตารางทั้งด้านบนและด้านข้างมาใช้ร่วมกับ Copilot ตลอดจนสูตร Dynamic Array ทำให้เราสามารถอ้างอิงกับตำแหน่งเซลล์ที่มีความหมายในตัวได้ทันทีว่ามาจากเซลล์ตรงไหน
.
แทนที่จะทำหัวตารางตามใจ จากนี้ไปควรใส่ใจกับหัวตารางให้มากขึ้น
.
1. ใส่ข้อความที่สั้นที่สุด
2. ใส่วรรคให้น้อยที่สุด
3. ถ้าใช้บอกว่าปีไหน อย่าใส่เลขเฉยๆ ให้ใส่ข้อความกำกับด้วย เช่น Y2025
4. พยายามใช้ภาษาอังกฤษ
5. อย่าซ้ำ เช่น รวม ต้องระบุว่า รวมอะไร

Copilot แนะนำตามนี้เรื่องภาษา

.

การเลือกใช้ภาษาสำหรับหัวตาราง (Table headers) นั้นขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมายและสภาพแวดล้อมในการทำงานของคุณเป็นสำคัญ แต่ในบริบทของสูตรรุ่นใหม่ (dynamic formulas) เช่น FILTER, XLOOKUP, และ SEQUENCE ใน Excel การใช้หัวตารางภาษาอังกฤษนั้นมักจะมีข้อดีเฉพาะตัวมากกว่า:

.

1. **ความสอดคล้องกับตัวอย่างและเอกสารออนไลน์**

สูตรใหม่ ๆ ของ Excel ที่เผยแพร่ในแหล่งความรู้ต่าง ๆ ส่วนใหญ่จะใช้หัวตารางและตัวอย่างในภาษาอังกฤษ การใช้หัวตารางภาษาอังกฤษจะช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบและนำตัวอย่างมาต่อยอดได้อย่างราบรื่น ซึ่งเป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องอ้างอิงจากแหล่งข้อมูลหรือคอมมูนิตี้ระดับโลก

.

2. **การอ้างอิงในสูตรอย่างแม่นยำ**

Excel ใช้ “Structured References” เพื่ออ้างอิงคอลัมน์ภายในตาราง การใช้ภาษาอังกฤษในการตั้งชื่อหัวตารางจะช่วยลดความสับสนในกรณีที่สูตรมีส่วนประกอบซับซ้อน และยังสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของ Excel โดยเฉพาะถ้าคุณใช้เครื่องมือและสูตรใน Excel เวอร์ชันสากล

.

3. **ความเข้ากันได้ระหว่างเครื่องและการแชร์ไฟล์**

หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมที่มีผู้ใช้หลากหลาย ซึ่งอาจมีการใช้ Excel ในหลายภาษา การใช้หัวตารางภาษาอังกฤษช่วยสร้างมาตรฐานที่สอดคล้องกัน ทำให้การแชร์ไฟล์และการสื่อสารข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการแปลหรือการประมวลผลที่แตกต่างในแต่ละภาษาของ Excel

.

อย่างไรก็ตาม หากกลุ่มเป้าหมายหลักของคุณเป็นผู้ใช้งานที่คุ้นเคยกับภาษาไทย ภาษาที่ใช้ในหัวตารางก็สามารถเป็นภาษาไทยได้ แต่ควรคำนึงถึงความสม่ำเสมอในโครงสร้างของไฟล์และแนวทางการตั้งชื่อ หากเลือกใช้ภาษาไทย ควรหลีกเลี่ยงการใช้ตัวอักษรพิเศษหรือช่องว่างมากเกินไปที่จะเกิดปัญหาในการอ้างอิงในสูตร

.

โดยสรุป ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างโมเดลหรือสูตรที่ต้องอ้างอิงกับหัวตารางอย่างแพร่หลายและมีความเป็นสากล การใช้หัวตารางภาษาอังกฤษจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า อย่างไรก็ตาม ถ้าสภาพแวดล้อมและกลุ่มผู้ใช้ของคุณเป็นคนไทยและความชัดเจนในบริบทภาษาไทยมีความสำคัญ คุณก็สามารถเลือกใช้ภาษาไทยได้ โดยให้มีการตั้งชื่อที่สอดคล้องและมาตรฐานภายในไฟล์ของคุณ

.

นอกจากนั้น ยังเป็นแนวคิดที่ดีในการรักษาความสม่ำเสมอของชื่อในเอกสารทั้งหมด เพื่อให้การพัฒนาและการแชร์ข้อมูลในอนาคตเป็นไปได้อย่างราบรื่นและเข้าใจง่าย ไม่ว่าจะเลือกใช้ภาษาใดก็ตาม

 

++++++++++++++++++++++++++++++++++++ 

การตั้งชื่อหัวตาราง (Table Headers) ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดควรคำนึงถึง ความชัดเจน, ความกระชับ, และความสามารถในการอ้างอิงในสูตร โดยมีหลักการสำคัญที่ช่วยให้การออกแบบหัวตารางมีประสิทธิภาพและง่ายต่อการใช้งานใน Excel:

1. ตั้งชื่อให้สั้นและชัดเจน

• ใช้ชื่อที่ สื่อความหมายตรงไปตรงมา และหลีกเลี่ยงคำที่คลุมเครือ เช่น "ยอดขาย" ดีกว่า "ข้อมูลยอดขายประจำเดือน"
• หลีกเลี่ยงการใช้คำยาวเกินไป เพราะอาจทำให้สูตรที่อ้างอิงซับซ้อนขึ้น

2. หลีกเลี่ยงช่องว่างและอักขระพิเศษ

• ช่องว่างในชื่ออาจทำให้การอ้างอิงในสูตรยุ่งยาก เช่น
  "ยอดขายสุทธิ" อาจทำให้ Excel อ้างอิงเป็น [ยอดขายสุทธิ]
• ควรใช้ underscore (_) หรือ CamelCase แทนช่องว่าง เช่น
  "ยอดขาย_สุทธิ" หรือ "ยอดขายสุทธิ"

3. ใช้ภาษาอังกฤษในกรณีที่ต้องแชร์ไฟล์

• ถ้าคุณทำงานร่วมกับทีมที่ใช้ Excel ในหลายภาษา การใช้ภาษาอังกฤษในหัวตารางช่วยให้ไฟล์เข้ากันได้ดีขึ้น
• เช่น "Sales_Net" ดีกว่า "ยอดขายสุทธิ" ในกรณีที่ต้องแชร์ข้ามระบบ

4. เน้นการจัดกลุ่มข้อมูลอย่างเป็นระบบ

• ใช้ชื่อที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจ โครงสร้างของข้อมูล เช่น
  หากมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า อาจใช้ "Customer_ID" และ "Customer_Name" แทน "รหัส" และ "ชื่อ"

5. สอดคล้องกับสูตรที่ต้องใช้

• ในกรณีที่ต้องใช้ สูตรใหม่ (Dynamic Arrays) ควรตั้งชื่อให้สอดคล้องกับกลไกของฟังก์ชัน เช่น
  • ใช้ "Region" แทน "พื้นที่ขาย" เพื่อสะดวกต่อการใช้ FILTER หรือ XLOOKUP
  • ถ้าใช้ตารางสำหรับการสรุปยอด สามารถใช้ "Total_Sales" เพื่อให้สูตร SUMIFS อ่านค่าได้ง่าย

6. ทดสอบความเข้ากันได้กับสูตร

• ลองใช้ [@ชื่อคอลัมน์] ในสูตร Structured Reference หรือทดสอบการอ้างอิงโดยใช้ FILTER, GROUPBY, CHOOSEROWS เพื่อให้แน่ใจว่าหัวตารางรองรับการประมวลผล

---

การตั้งชื่อหัวตารางให้เหมาะสมไม่เพียงช่วยให้การอ้างอิงในสูตรมีความแม่นยำ แต่ยังช่วยให้ ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นและลดข้อผิดพลาดในระยะยาว
คุณมีรูปแบบการตั้งชื่อที่ใช้เป็นมาตรฐานอยู่แล้วหรือเปล่า? หรือกำลังพิจารณาการเปลี่ยนแปลงในตารางงานของคุณอยู่?