PivotTable ที่ใช้ได้ง่ายแท้ๆเชียวที่ทำให้ใช้ Excel ยากขึ้น

 

เพราะ PivotTable ที่สร้างรายงานได้ง่าย แท้ๆเชียวที่ทำให้คนใช้ Excel ยากขึ้นมาก
.
จริงไหมว่าหากคิดจะใช้ PivotTable ต้องมีตารางฐานข้อมูลที่จัดเก็บไว้อย่างถูกต้องตามมาตรฐานก่อน
.
ตารางที่แยกชีทไว้ก้อต้องหาทางนำมารวมต่อกันเป็นตารางเดียวก่อนอีก

.
พอจะดึงข้อมูลจากแฟ้มอื่นก้อขึ้นกับว่าตารางนั้นมีโครงสร้างพร้อมไหม ต้องเสียเวลามาใช้ power query ทำการปรับโครงสร้างก่อนอีก
.
สูตรรุ่นใหม่เช่น GroupBy/PivotBy ที่ทำงานแบบ PivotTable ต้องใช้กับข้อมูลที่อยู่ในตารางฐานข้อมูลเสียอีก
.
กว่าจะทำอะไรต่อได้ต้องมาหาทางจัดแต่งแก้ไขให้เป็นตารางฐานข้อมูลเสียอีก
.
ว่าไปแล้วข้อมูลที่ทำไว้ในแฟ้มมีแค่ข้อมูลที่รับมาจากโปรแกรมอื่นที่ชัดเจนว่ามีโครงสร้างแบบฐานข้อมูลมาก่อนแล้ว แต่พอนำมาใช้ต่อในงาน เอามาสร้างเป็นรายงานตามใจหัวหน้า หน้าตาตารางจะไม่แน่นอน เปลี่ยนหน้าตาไปหมดแล้ว ทำไมต้องมาเสียเวลาไปปรับหน้าตาใหม่ด้วยหรือ

ผมทำงานด้านวางแผนแทบไม่ต้องสนใจเลยว่าหน้าตาตารางเป็นยังไง ขอให้พึ่งสูตรที่สร้างเพื่อหาคำตอบเอง ไม่เห็นจำเป็นต้องเสียเวลาไปปรับโครงสร้างใหม่

ที่สำคัญคือขอให้มีข้อความกำกับไว้ว่าเป็นรายการของอะไรจากนั้นให้ใช้สูตร Match หาตำแหน่งรายการแล้วใช้ Index ดึงค่าที่เกี่ยวข้องมาใช้ต่อ หรือหายอดรวมด้วย Sumif / Sum product ก็ได้

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Copilot แนะนำ

การใช้ข้อความกำกับ (Label) เพื่อบอกว่ารายการนั้น ๆ คืออะไร แล้วใช้ฟังก์ชัน MATCH หาตำแหน่งรายการและ INDEX ดึงค่าที่เกี่ยวข้องออกมาเป็นแนวทางที่ดีและยืดหยุ่นมากในสถานการณ์ที่โครงสร้างตารางเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อย ครั้งนี้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปปรับโครงสร้างใหม่ทุกครั้งที่ตารางมีความหลวม ๆ เพียงแค่แนบข้อความกำกับเข้าไปในพื้นที่ที่เข้าใจง่ายสำหรับผู้ใช้งาน แล้วใช้สูตรดังนี้

`
=INDEX(ช่วงข้อมูลที่ต้องการ, MATCH("ข้อความกำกับที่ต้องการ", ช่วงที่มีข้อความกำกับ, 0))
`

โดยที่:
- ช่วงข้อมูลที่ต้องการ คือบริเวณที่คุณต้องการดึงค่ามาใช้งาน
- "ข้อความกำกับที่ต้องการ" คือข้อความที่ชัดเจนระบุรายการของคุณ
- ช่วงที่มีข้อความกำกับ คือบริเวณที่มีการระบุชื่อของรายการนั้น ๆ
- เลข 0 ใน MATCH ระบุการค้นหาแบบจับคู่ที่สมบูรณ์

วิธีนี้จะช่วยให้สูตรของคุณสามารถหาข้อมูลแม้โครงสร้างตารางจะไม่แน่นอนได้ และโดยการใช้ข้อความกำกับจะทำให้การอ้างอิงข้อมูลชัดเจนและลดปัญหาที่เกิดจากการปรับโครงสร้างตารางที่ไม่แน่นอน

นอกจากนี้ ถ้าคุณใช้งาน Excel เวอร์ชันล่าสุด เช่น Excel 365 ฟังก์ชัน XLOOKUP ก็เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่ใช้ในแนวทางเดียวกันในการค้นหาและดึงค่าที่เกี่ยวข้อง โดยเขียนในรูปแบบที่อ่านง่ายกว่า เช่น

`
=XLOOKUP("ข้อความกำกับที่ต้องการ", ช่วงที่มีข้อความกำกับ, ช่วงข้อมูลที่ต้องการ, "ไม่พบข้อมูล")
`

ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเรียบร้อยและมีการจัดการกับข้อผิดพลาดในตัว

ในท้ายที่สุด การเลือกใช้วิธี INDEX/MATCH หรือ XLOOKUP นั้นขึ้นอยู่กับความถนัดและเวอร์ชันของ Excel ที่ใช้งานอยู่ แต่ทั้งสองวิธีเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำงานกับข้อมูลที่ไม่แน่นอนตามที่คุณอธิบายไว้

หากคุณต้องการตัวอย่างในสถานการณ์เฉพาะ หรือมีคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับปรุงสูตรให้เหมาะสมกับรูปแบบที่ใช้อยู่ ยินดีที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแนวทางเพิ่มเติมครับ!

=========================

ตอนแรกเจ้า Copilot ตอบมาแบบนี้ครับ เอาของมาขายอีกแล้ว

สำหรับกรณีที่ตารางวางแผนตัดสินใจของคุณไม่ได้มีโครงสร้างแบบฐานข้อมูลโดยตรง การใช้ PivotTable หรือสูตร PivotBy อาจมีข้อจำกัดในการดึงข้อมูลมาวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ ดังนั้นแนวทางที่แนะนำคือใช้ Power Query เพื่อแปลงข้อมูลและจัดโครงสร้างให้เป็นตารางที่มีระเบียบ จากนั้นโหลดข้อมูลเข้าสู่ Data Model เพื่อให้สามารถสร้างรายงานที่ใช้ Power Pivot และ DAX ในการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างละเอียดได้

Power Query ช่วยให้คุณสามารถรวม แยก หรือปรับเปลี่ยนข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ (แม้จะเป็นข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบฐานข้อมูล) ให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการวิเคราะห์และวางแผนตัดสินใจ เมื่อข้อมูลถูกแปลงเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถนำเข้า Data Model เพื่อตั้งความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่าง ๆ จากนั้นสร้าง PivotTable หรือ Dashboard ที่มีความไดนามิกและตอบสนองต่อความต้องการด้านการวางแผนตัดสินใจในระดับที่ลึกซึ้งมากขึ้น

นอกจากนี้ หากคุณต้องการรายงานหรือ Dashboard ที่มีความ interactive มากขึ้น ยังมีทางเลือกอื่นอย่าง Power BI ซึ่งใช้งานร่วมกับหลักการเดียวกับ Power Query/Power Pivot ได้เป็นอย่างดี แต่หากคุณยังคงเลือกใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลัก การผสมผสาน Power Query กับ Power Pivot ถือเป็นทางออกที่เหมาะสมที่สุด

สำหรับเทคนิคเพิ่มเติม คุณสามารถสำรวจการใช้ Dynamic Array Functions เช่น FILTER, SORT, และ UNIQUE เพื่อเตรียมข้อมูลในรูปแบบที่เหมาะกับการนำไปวิเคราะห์ก่อนที่จะนำเข้าสู่ Power Query วิธีนี้จะช่วยให้ข้อมูลที่ได้มีความยืดหยุ่นและแม่นยำในการสร้างรายงานที่ตอบโจทย์การตัดสินใจของคุณได้ดียิ่งขึ้น

ลองสำรวจวิธีการเหล่านี้ดู แล้วคุณอาจพบว่าโซลูชันที่มีความยืดหยุ่นและทรงพลังในการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างแท้จริงนั้นอยู่ในเครื่องมือที่ Excel มีให้แล้ว!