Dashboards 01 มาติดตามดูวิธีสร้างด้วย Excel 365 กันครับ

ในส่วนของฐานข้อมูลด้านซ้ายของจอ

1. เริ่มต้นจากนำตารางฐานข้อมูลการขายขนมมาใส่ลงไป
2. ใช้เมนู Formulas > Name Manager ตั้งชื่อ CandyData ให้กับพื้นที่ส่วนของรายการข้อมูลทั้งหมด และตั้งชื่อแต่ละ column field ตามหัวตาราง
3. ใช้เมนู Insert > Table เปลี่ยนตารางนี้ให้เป็น Table เพื่อช่วยให้สามารถเพิ่มรายการลงไปแล้ว Excel จะขยายพื้นที่ของแต่ละชื่อให้เอง

ในส่วนของตารางสรุปตัวเลือกด้านขวาบนของจอ ให้หาค่า Unique Item ที่เป็น List แสดงตัวเลือกของรายการ โดยใช้สูตร Sort ร่วมกับ Unique เช่น

=SORT(UNIQUE(Region)) จะแสดงชื่อ Region East/West ที่มีอยู่
=SORT(UNIQUE(City))
=SORT(UNIQUE(Category))
=SORT(UNIQUE(Product))
=SORT(UNIQUE(OrderDate))

☝️ สูตรเหล่านี้จะทำงานแบบ Dynamic Array กระจายค่าลงไปให้เอง ดังนั้นต้องเตรียมพื้นที่ด้านล่างไว้ให้มีที่ว่างพอที่สูตรจะกระจายค่าลงไป

จากนั้นให้ตั้งชื่อพื้นที่ RegionList, CityList, CategoryList, ProductList, DateList ให้กับพื้นที่ของสูตร Dynamic Array ข้างต้น โดยใส่เครื่องหมาย # ต่อท้ายเพื่อให้ชื่อกำหนดตำแหน่งขยายตาม เช่น

RegionList
=Data!$J$5#

ชื่อ List เหล่านี้จะนำไปใช้ร่วมกับ Data Validation แบบ List ด้านล่างสุดของตาราง จะได้นำไปใช้ต่อในชีทอื่นได้เลย

☝️ ส่วนของ Data Validation นี่แหละครับ ที่เป็นส่วนสำหรับคำถามที่ว่า อยากจะดูอะไรบ้าง

มาทายกันครับว่าในชีทต่อไปที่มีชื่อว่า FilteredData นั้นจะทำอะไรต่อไป
... โปรดคอยติดตามตอนต่อไป

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/file/d/1Mor2IKKcNKDuE00hzosv99P4XdQhMTYK/view?usp=sharing 

++++++++++++++++++++++++++++

ถ้าจะข้ามขั้น ให้ใช้ Data Validation List จากข้อมูลในตารางฐานข้อมูลโดยตรงเลยก็ได้ เพราะใน Excel 365 List มีความสามารถพิเศษที่จะสรุปหารายการ Unique พร้อม Sort ให้ในตัวอยู่แล้ว

แต่ผมแนะนำให้ใช้สูตร Sort+Unique ก่อน เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลด้วยสายตาว่ามีอะไรบ้าง เผื่อข้อมูลติดวรรคหรือสะกดไม่ตรงกัน จะได้จัดการคลีนนิ่งกันก่อนนำไปใช้ต่อ