Dashboards 02 : Analysis with Slicer ขั้นตอนที่ยิ่งใหญ่กว่าการคลีนนิ่ง

Dashboards ที่น่าใช้ต้องสามารถหายอดของรายการที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ไม่ควรปล่อยให้ผู้ใช้งานกว่าจะไล่หาเจอว่ารายการที่ต้องการอยู่ที่ไหนต้องเสียเวลามองหานานหรือต้องไล่คลิกปุ่ม Filter เพื่อตัดรายการที่ไม่ใช่ทิ้งไป

😵‍💫 ถ้าสินค้ามีนับร้อยตัวแล้วต้องไล่หาชื่อสินค้าที่ต้องการไปทีละตัว แบบนี้สอบตก ยิ่งเครื่องที่ใช้เป็นโน้ตบุ้คมีหน้าจอเล็กๆ กว่าจะคลิกหาอะไรจะทำได้ยาก

ถ้าคุณไม่ได้ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลที่จะนำมาทำ Dashboards ย่อมยากมากที่จะเข้าใจว่าข้อมูลที่มีอยู่นั้นมีความสัมพันธ์กันยังไงบ้าง

☝️ ก่อนจะใช้ PivotTable หรือสร้างหน้ารายงานด้วยสูตร PivotBY หรือสร้างด้วยสูตรเองก็ตาม ขั้นตอนหนึ่งที่ห้ามพลาดก็คือต้องวิเคราะห์ทำความเข้าใจกับข้อมูลที่มีอยู่ว่า ข้อมูลนั้นมีการจัดกลุ่มไว้ไหม จัดกลุ่มไว้อย่างไร เวลาจะดูยอดอะไรจะได้เลือกดูตามกลุ่มได้ง่ายขึ้น

Slicer เป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้วิเคราะห์ให้เห็นกับตา พอปรับตารางข้อมูลให้เป็น Table แล้วก็แค่คลิกลงไปในตารางแล้วสั่ง Insert > Slicer

 

จากภาพจะพบว่าตารางฐานข้อมูลนี้ได้จัดกลุ่มไว้เรียบร้อย เช่น

Region แบ่งเป็นเขต East กับ West พอคลิกเลือกแต่ละตัวก็จะได้ชื่อเมืองในแต่ละเขต

Categories แบ่งเป็นกลุ่มของขนม Bars, Cookies, Crackers, Snacks พอคลิกเลือกแต่ละอย่างก็จะให้ชื่อขนมตามออกมาให้

🤩 เมื่อวิเคราะห์แล้วจะพบว่า ในการทำรายงานนั้น จำเป็นต้องทำให้แสดงตามราย Region กับ Categories ไว้ด้วย โดยไม่จำเป็นต้องใส่ชื่อเมืองหรือชื่อขนมลงไปใน Pivot แต่อย่างใด ระบบจะจัดการหาต่อออกมาให้เอง

Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/file/d/1is_aaL8_TGn-Vp2hDjb6McvTU324yRtW/view?usp=sharing 

+++++++++++++++++++++++++++++++++ 

ถ้าพบว่าในฐานข้อมูลไม่ได้แบ่งกลุ่มเอาไว้เลย แนะนำให้เพิ่ม column ลงไปในตารางฐานข้อมูลเพื่อใส่ชื่อกลุ่มลงไปเองหรือถ้ามีรายการเยอะมาก ให้ใช้สูตรช่วยในการใส่ชื่อกลุ่มกำกับแต่ละรายการ โดยอาจใช้สูตร =IF(ชื่อเมือง = เมืองนั้นไหม, ชื่อเขต 1, ชื่อเขต 2)

หรือถ้าข้อมูลเยอะมาก อาจใช้สูตร VLookup หาว่าสินค้านั้นๆอยู่ในกลุ่มไหน

หรือถ้าอยากจะเพิ่ม column ของชื่อเดือนเพื่อแสดงว่ารายการนั้นเป็นของเดือนอะไร ให้ใช้สูตร
=Choose(Month(เซลล์วันที่), "Jan", "Feb", "Mar",,,,,,,,,,"Dec") หรือ
=Index(MonthList, Month(เซลล์วันที่))

จะช่วยให้ผู้ใช้ Dashboards ใช้งานได้ง่ายขึ้นมาก