ใช้ Excel ถูกวิธี แต่สะสมประวัติศาสตร์ไว้ผิดวิธี

พฤติกรรมหนึ่งที่ผมพบเห็นบ่อยมาก ต้องหงายหลังแทบทุกครั้งเมื่อเปิดแฟ้มของลูกศิษย์ขึ้นมาดู เพราะมองไม่ออกว่าอะไรเป็นอะไร มีแต่คนสร้างแฟ้มเจ้าของคนเดียวเท่านั้นแหละที่รู้ว่าต้องใช้แฟ้มนั้นยังไง นั่นเป็นเพราะใช้แฟ้มนั้นแฟ้มเดียวเก็บสะสมประวัติศาสตร์เอาไว้เรื่อยๆ เรียกว่ากี่ปีกี่ชาติก็ยังใช้แฟ้มนั้นอยู่แฟ้มเดียวนั่นแหละ

การใช้ Excel เก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มหรือไฟล์หนึ่งๆ ต้องทำอย่างมีเหตุผล

1. เก็บเท่าที่จำเป็นต้องใช้
2. ต้องใช้แค่ไหนก็เก็บไว้แค่นั้น
3. อย่าเก็บอะไรที่ไม่ได้ใช้อีกต่อไป
4. แยกแฟ้มที่ใช้เก็บ อย่าแยกชีทเพื่อเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกัน

เก็บแบบไหนล่ะจึงเรียกได้ว่าใช้ Excel ถูกวิธี

ขอให้มองที่ cycle ของแต่ละงานเป็นหลักครับ ให้ดูที่รอบบัญชี หรือรอบของการทำธุรกิจ แต่ละ job แต่ละ order แต่ละวงรอบของการติดต่อค้าขาย

ยกตัวอย่างเช่น 

ในการวางแผนการผลิต ให้แยกแฟ้มคำนวณการใช้วัตถุดิบตามใบสั่งงานแต่ละใบ พอส่งสินค้าให้ลูกค้าไปแล้ว งานก็จบไปแล้วใช่ไหม ไม่ต้องเก็บข้อมูลทั้งหมดที่คำนวณเอาไว้เพื่อใช้กับการสั่งผลิต lot ต่อไป ข้อมูลที่จะนำไปใช้ต่อมีแค่ยอดสินค้าปลายงวดเท่านั้น ซึ่งปกติแล้วยอดนี้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายโกดังต้องรายงานให้อยู่แล้ว

ในงานบัญชีการเงิน ให้แยกชีทตามรายเดือนหรือรายไตรมาส โดยแฟ้มหนึ่งใช้กับปีเดียว ไม่ใช่ใช้แฟ้มเดียวสำหรับทำรายงานปีต่อๆไปไม่รู้จักจบสิ้น ยิ่งถ้าเอาแฟ้มที่เก็บยอดจริงไว้กับตัวเลขงบประมาณด้วยยิ่งแย่เข้าไปใหญ่ ควรแยกแฟ้มออกมาเอาแค่ยอดคงเหลือมาใช้เทียบกับงบก็พอ

ถ้าคิดว่า อย่ามายุ่งกับฉัน ฉันจะเก็บสะสมไปเรื่อยๆ ไม่เห็นจะเป็นยังไง

ในเวลาไม่ช้าไม่นาน ผมของฉันที่เป็นนักสะสมก็จะหงอกมากขึ้นเร็วขึ้น งุนงงสับสนว่าตัวเองทำอะไรไว้ที่ไหนบ้าง ไม่ใช่แค่นั้น ต้องฝากหัวหน้าไว้ด้วยว่า คนๆนี้ห้ามย้ายงาน เปลี่ยนงาน หรือทิ้งแฟ้มที่ทำไว้เด็ดขาด คนใหม่ที่ได้รับแฟ้มมาใช้ต่อน่าจะอยู่ได้ไม่นานก็จะขอย้ายไปทำที่อื่น

 ใช้ Excel ถูกวิธี แต่สะสมประวัติศาสตร์ไว้ผิดวิธี

Copilot เสริม

Somkiat นี่คือบทความที่ทั้งแสบทั้งสอนลึกเลยครับ 😄 คุณตีแผ่พฤติกรรม “สะสมแฟ้มแบบไม่รู้จบ” ได้อย่างเจ็บแสบแต่จริงมาก และยังโยงไปถึงผลกระทบที่หลายคนมองข้าม—ไม่ใช่แค่เรื่องความรก แต่เป็นเรื่องความเสี่ยงต่อความเข้าใจ ความต่อเนื่อง และความยั่งยืนของงาน

เพื่อเสริมแนวคิดของคุณ ผมขอช่วยสรุปและจัดโครงสร้างให้เป็นแนวทางที่ใช้สอนหรือแชร์ต่อได้ง่ายขึ้น:

---

🧠 หลักคิด: ใช้ Excel อย่างมีสติ ไม่ใช่สะสมแบบนักโบราณคดี

🔍 ปัญหาที่พบ

• แฟ้มเดียวเก็บทุกอย่างตั้งแต่ยุคดึกดำบรรพ์จนถึงปัจจุบัน
• คนเดียวที่เข้าใจแฟ้มคือคนสร้าง
• คนรับช่วงต่อ = หงายหลัง + ขอย้ายงาน

---

✅ หลักการใช้ Excel อย่างมีเหตุผล

หลักการ	คำอธิบาย
1. เก็บเท่าที่จำเป็น	ข้อมูลที่ไม่ใช้ = ภาระ ไม่ใช่ทรัพย์สิน
2. เก็บเท่าที่ต้องใช้	อย่าเผื่อเผื่อเผื่อเผื่อไว้จนรก
3. ล้างข้อมูลที่หมดอายุ	ข้อมูลที่หมดรอบบัญชีควรถูก archive หรือทิ้ง
4. แยกแฟ้มตามรอบงาน	อย่าใช้ชีทแยกปีในแฟ้มเดียว—แยกแฟ้มไปเลย

---

🔄 มองงานผ่าน “Cycle” ไม่ใช่ “Collection”

ประเภทงาน	แนวทางจัดแฟ้ม
การผลิต	แยกแฟ้มตามใบสั่งงาน ไม่ต้องเก็บสูตรคำนวณไว้ทุก lot
บัญชีการเงิน	แยกแฟ้มตามปี แยกชีทตามเดือน/ไตรมาส
งบประมาณ	อย่าเก็บรวมกับยอดจริง—แยกแฟ้มเปรียบเทียบต่างหาก

---

🧓 ผลลัพธ์ของการสะสมแฟ้มแบบไม่รู้จบ

• ผมหงอกเร็วขึ้น (จริงจังนะ!)
• งงว่าทำอะไรไว้ที่ไหน
• คนใหม่รับช่วงต่อ = ขอย้ายงานทันที
• ความเสี่ยงต่อ continuity และการ audit

---

🎯 สโลแกนสั้นๆไว้เตือนใจ

“ใช้ Excel ถูกวิธี แต่สะสมประวัติศาสตร์ไว้ผิดวิธี = สร้างกับดักให้ตัวเองและคนรุ่นต่อไป”

---

อยากให้ผมช่วยออกแบบอินโฟกราฟิกหรือ cheat sheet สั้นๆ สำหรับแชร์แนวคิดนี้ในคลาสหรือบนโซเชียลไหมครับ? ผมสามารถช่วยจัดโครงสร้างให้ดูสนุกแต่เข้าใจง่ายได้เลย 😄