คลีนนิ่งทำไม ใช้ Pivot ง่ายๆอยู่ดีๆ ทำไมกลับต้องไปใช้ของยาก

ปกติสิ่งที่ทำให้รายงานที่สร้างด้วย Pivot ต้องตามแก้แล้วแก้อีก เกิดจากอะไรได้บ้าง

1. ข้อมูลมีรายการซ้ำ

2. มีการเว้นเซลล์ทำให้เกิดช่องว่างระหว่างรายการ

3. ข้อมูลที่บันทึกไว้สะกดไม่ตรง สะกดผิด เช่น วรรคขาด วรรคเกิน

4. ตัวเลขมีค่าที่แท้จริงต่างจากค่าที่เห็น โดยเฉพาะตัวเลขที่เป็นทศนิยม วันที่สลับวันเดือนปีกัน

5. ตารางที่บันทึกข้อมูลวางไว้หลายที่ ไม่ได้อยู่ในตารางเดียวกัน

6. โครงสร้างข้างในตารางโย้เย้ ไม่ได้วางไว้ในแนวเดียวกัน

7. ความต้องการดูรายงานเปลี่ยนไป ทำให้ PivotTable ที่สร้างไว้ต้องแก้ใหม่

ยังมีสาเหตุอีกเยอะแยะที่ยากจะคาดการณ์ได้ "ล่วงหน้า" ว่าผิดอะไรขึ้นมาอีก

ถ้ามีรายการนับหมื่นนับแสนรายการ จะรู้ "ล่วงหน้า" ได้ยังไง เป็นไปไม่ได้เลยที่จะมาดูด้วยสายตาทีละรายการ หรือคลิกลงไปในเซลล์แต่ละเซลล์ว่าสิ่งที่เห็นตรงกับสิ่งที่บันทึกไว้จริงหรือไม่ 

นี่ไงปัญหาที่เราไม่มีทางทราบ "ล่วงหน้า" 
"ต้องคลีนนิ่งอะไรบ้าง" 
"คลีนนิ่งที่ทำไปใช้ได้หรือปล่าว"
"จะย้อนกลับไปดูได้ไหมว่าก่อนคลีนนิ่งเป็นยังไง" 

ทำไม ทำไม ทำไม ต้องคลีนนิ่งด้วยครับ มาวิเคราะห์กันหน่อย

สาเหตุสำคัญที่ทำให้ต้องคลีนนิ่ง มาจากคนใช้ Excel อยากใช้ PivotTable สร้างรายงานสรุปออกมาให้

สาเหตุสำคัญที่อยากใช้ PivotTable เพราะง่ายดี ไม่ต้องสร้างสูตรเอง

ไปๆมาๆพอพบว่ารายงานที่ได้มาจาก PivotTable ไม่ตรง ก็ต้องหันไปใช้เครื่องมืออีกหลายอย่างมาช่วย เช่น Pivot Query, Power Pivot ซึ่งมาๆไปๆก็ย้อนกลับมาที่ต้องสร้างสูตรอยู่ดี

*********************************** 

“อยากใช้ Pivot เพราะง่าย ไม่ต้องสร้างสูตรเอง”
แต่พอรายงานไม่ตรง → ต้องแก้ข้อมูล → ต้องคลีนนิ่ง → ต้องใช้เครื่องมืออื่น → กลับมาต้องสร้างสูตรอยู่ดี

*********************************** 

ในเมื่อต้องสร้างสูตรเองอยู่ดี ทำไมต้องไปทำเรื่องที่ยากให้ยากขึ้นไปอีก น่าจะใช้ Excel ที่เราคุ้นอยู่แล้ว แค่หันมาใช้สูตรแทนกันดีกว่า

เปลี่ยนจาก PivotTable ที่ Excel สร้างให้แล้วเราต้องไปใช้สูตร Power Pivot หรือ Power Query

หันมาเรียนรู้สูตรที่มีอยู่แล้วกับสูตรใหม่ๆที่เพิ่งมีใน Excel 365 กันดีกว่า ... นี่แหละคือสิ่งที่ไมโครซอฟท์รู้ใจผู้ใช้ Excel ว่าลำบากตรงไหน จึงวางแนวทางใหม่นี้เอาไว้ให้ 

1. ข้อมูลมีรายการซ้ำ --> ใช้สูตร Unique, SumIF, CountIF

2. มีการเว้นเซลล์ทำให้เกิดช่องว่างระหว่างรายการ --> ใช้สูตร IsBlank, CountBlank

3. ข้อมูลที่บันทึกไว้สะกดไม่ตรง สะกดผิด เช่น วรรคขาด วรรคเกิน --> ใช้สูตร Search, Trim, Clean

4. ตัวเลขมีค่าที่แท้จริงต่างจากค่าที่เห็น โดยเฉพาะตัวเลขที่เป็นทศนิยม วันที่สลับวันเดือนปีกัน --> เมื่อใช้สูตรจะนำค่าที่แท้จริงมาใช้อยู่แล้วโดยไม่สนใจสีิ่งที่เห็น

5. ตารางที่บันทึกข้อมูลวางไว้หลายที่ ไม่ได้อยู่ในตารางเดียวกัน --> ใช้สูตร VStack, HStack

6. โครงสร้างข้างในตารางโย้เย้ ไม่ได้วางไว้ในแนวเดียวกัน --> ใช้สูตร Scan, ByRow, Index, Transpose

7. ความต้องการดูรายงานเปลี่ยนไป ทำให้ PivotTable ที่สร้างไว้ต้องแก้ใหม่ --> ใช้สูตร GroupBY/PivotBY