ใช้แฟ้มคนอื่น น่ากลัวตรงไหน ให้แฟ้มคนอื่นใช้ น่ากลัวยังไง

เรื่องแรกทราบไหมว่าตามกฎหมาย เรามีสิทธิ์ใช้แฟ้มที่คนอื่นสร้างต่อเมื่อเจ้าของแฟ้มเขายินยอมให้ใช้ได้เท่านั้น เพราะกฎหมายกำหนดไว้ว่า แฟ้มที่ลูกจ้างสร้างสรรค์ขึ้น ลูกจ้างเป็นเจ้าของลิขสิทธิ์ ส่วนผู้ว่าจ้างมีสิทธิแค่นำไปเผยแพร่ได้เท่านั้น ลองค้นหาพรบลิขสิทธิ์คอมพิวเตอร์จะพบว่าเขียนไว้แบบนี้ ยิ่งกว่านี้พอลูกจ้างลาออกไป ไม่ได้เป็นลูกจ้างแล้ว ผู้อื่นย่อมหมดสิทธิ์ใช้ต่อ

แม้กฎหมายกำหนดไว้แบบนี้ แต่มักยังมีแฟ้มมรดกตกทอดให้ใช้กันเต็มไปหมด พอเข้างานก็ได้รับแฟ้มเก่าของคนอื่นนำมาใช้ต่อกันแล้วใช่ไหม

การที่กฎหมายกำหนดไว้ให้ลูกจ้างเป็นเจ้าของนั้นว่าไปแล้วเหมาะกับสภาพความเป็นจริงอย่างยิ่ง เพราะมีแต่คนที่สร้างแฟ้มเท่านั้นที่จะรู้ดีที่สุดว่าตัวเองสร้างอะไรไว้ ต้องระมัดระวังอะไรบ้าง ถ้าคนอื่นเอาไปใช้ต่อก็ยังติดตามเจ้าของแฟ้มมาสอนวิธีใช้ได้ แต่พอเขาลาออกไปแล้วตามตัวไม่ได้แล้ว ถ้ายังนำแฟ้มมรดกมาใช้ต่อแบบไม่รู้ที่ไปที่มา น่ากลัวตรงไหนบ้าง

1. แฟ้มนั้นมีการลิงก์ข้ามแฟ้มหรือเปล่า ให้ดูที่เมนู Data > Edit Links หรือ Workbook Links จะพบรายชื่อแฟ้มต้นทางแสดงไว้ ก่อนจะนำแฟ้มมาใช้ต่อต้องหาแฟ้มต้นทางเหล่านั้นมาใช้ร่วมกันด้วย

2. ตอนเปิดแฟ้มนั้นมีการถามให้ Enable Macro ที่แสดงว่ามีการใช้ VBA ช่วยหรือเปล่า แฟ้มนั้นห้ามเปลี่ยนแปลงทั้งชื่อแฟ้ม ชื่อชีท และตำแหน่งเซลล์ เรียกว่าให้ใช้แค่กรอกค่าใหม่ลงไปได้เท่านั้น อย่าไปแก้ไขอะไรที่เกินกว่านั้นเด็ดขาด เพราะรหัส VBA อาจเพี้ยนได้ทันที

3. พอเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้ว ต้องรู้ด้วยว่าต้องกรอกอะไรที่ตรงไหน ถ้าเผลอกรอกทับตรงที่สร้างสูตรไว้ก็เจ๊งทันที ดังนั้นทางที่ดีคือควรจัดเก็บแฟ้มต้นฉบับไว้ด้วยเผื่อเผลอไปทำอะไรผิดที่แก้คืนไม่ไหว

4. ต้องระวังสูตรที่สร้างไว้ว่ามีการใส่ค่าคงที่อะไรไว้บ้าง เช่น อัตราภาษี ตัวเลขระยะเวลา ซึ่งอาจไม่เหมือนเดิมไปแล้ว ต้องคอยตามแก้ค่าเหล่านี้ให้ทันสมัย

5. ต้องหาให้เจอว่าเจ้าของแฟ้มเขาซ่อนอะไรไว้บ้าง เช่น การสั่ง Hidden Sheet หรือซ่อน Row ซ่อน Column หรือไปจัดขนาดให้เล็กมากจนมองไม่เห็น

นอกจากนี้ยังต้องทราบไว้ด้วยว่าในแฟ้มนั้นมีการใช้สูตรที่ทำงานได้ใน Excel รุ่นใหม่ 365 หรือเปล่า นี่แค่ Excel นะครับ ถ้ามีการใช้ Power Query, Power Pivot, Python, Office Script ผสมเข้าไปด้วย ต้องตามตัวเจ้าของแฟ้มคนเดียวเท่านั้นมาใช้ต่อ