แยกส่วนของตัวแปร คือ วิชาสุดขี้เกียจที่จะทำให้ใช้ไฟล์ซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยไม่ต้องไปแก้ไขใหม่

ตัวแปรคือทุกอย่างที่อาจจะเปลี่ยนไปจากเดิม ไม่ใช่แค่ค่าที่กรอกเอาไว้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงสูตรที่ใช้คำนวณที่อาจต่างไปจากเดิม ตลอดจนถึงหน้าตาของตารางด้วย
.
เมื่อได้รับมอบงานมาให้ทำ อย่ารีบร้อนไปสร้างอะไรขึ้นมานะครับ ให้คิดวางแผนให้ดีว่างานนั้นจะถูกเปลี่ยนอะไรอีกบ้างในอนาคต
.
ถามหัวหน้าด้วยว่ามีอะไรบ้างที่จะให้เผื่อไว้ ถ้าหัวหน้าบอกไม่ถูก ไม่เข้าใจว่าที่พูดมาเนี่ยหมายถึงอะไร ให้คิดเองเออเองไว้เยอะ อ่านใจหัวหน้าว่าเขาอยากเปลี่ยนแปลงอะไรอีกบ้าง
.
ผมเองเผื่อไว้สำหรับการย้ายงานในอนาคตของตัวเองไว้ด้วย ตั้งใจไว้ก่อนเลยว่า พอย้ายไปทำงานที่อื่นแล้วไม่อยากย้อนกลับมาแก้ไขอะไรในแฟ้มอีกเลย ชื่อบริษัท ชื่อรายงาน ข้อความอะไรที่อาจไม่เหมือนเดิม ให้ถือว่าเป็นตัวแปรทั้งนั้น
.
ให้ใช้เซลล์สำหรับแยกกรอกตัวแปรไว้สำหรับเปลี่ยนแปลงค่าใหม่ จากนั้นจึงสร้างสูตรลิงก์ตัวแปรจากเซลล์ไปใช้ต่อ
.
ถ้างานไหนมีตัวแปรเยอะมาก ให้แยกออกมาเป็นตารางโดยเฉพาะสำหรับกรอกค่าใหม่ หรือทำเป็นชีทหรือแฟ้มต่างหากสำหรับกรอกตัวแปร
.
ถ้าการคำนวณมีหลายขั้นตอน เดิมต้องสร้างสูตรซ้อนกันยาวมาก ให้แยกเซลล์สำหรับแต่ละขั้นของการคำนวณแล้วจึงลิงก์ผลมาใช้คำนวณต่อไปเรื่อยๆ
.
ถ้ามีพื้นที่ตารางส่วนใดต้องถูกเรียกดู เรียกใช้งาน ถูกลิงก์นำมาใช้ต่อในสูตรอื่นเสมอ ให้ใช้ Range Name ช่วยเป็นตัวแปรแทนการลิงก์พื้นที่โดยตรง

ถ้ายังงง ไม่เข้าใจว่าหายความว่ายังไง

 

อย่าสร้างสูตร =2*3 

 

แต่ให้กรอกเลข 2 กับ 3 ไว้ในเซลล์ เข่น A1 กับ A2

 

จากนั้นสร้างสูตร =A1*A2 แทน

 

พอแยกเซลล์ตัวแปรเสร็จ ให้ใส่สีฟอนต์ที่ต่างไปจากส่วนอื่น เช่น ใช้สีชมพูหรือม่วง หรือทำให้ดีกว่านั้นอีกโดยกำหนด Format > Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ทิ้งไป แล้วให้สั่ง Protect Sheet ตามด้วย จะพบว่าแค่กดปุ่ม TAB จะกระโดดไปหาเซลล์รับตัวแปรให้เองทันที