วิธีทำชีทเดียวให้แสดงหรือซ่อนรายการได้ถึง 7 ชั้น

😎 นักบัญชีหรือคนที่ทำรายงานที่มียอดรวมแยกเป็นรายการย่อยแล้วย่อยอีก แทนที่จะใช้คำสั่งซ่อน Row/Column ซึ่งจะซ่อนได้แค่ชั้นเดียว แนะนำให้ใช้คำสั่ง Data > Group จัดการซ่อนดีกว่าครับ ซ่อนได้ถึง 7 ชั้น

ให้เลือกแนว Row หรือ Column ช่วงที่อยากซ่อนแล้วใช้คำสั่ง Group จะเกิดเส้นด้านนอกตารางที่เรียกว่า Outline ตามภาพนี้แสดงไว้ในอยู่ในกรอบสีเขียว ถ้าอยากถอนออกให้ใช้คำสั่ง Ungroup

☝️ Outline นี้ใช้จัดการแสดงรายละเอียดในหน้าจอในชีทเดียวให้เหลือเท่าที่หัวหน้าแต่ละคนอยากจะดู จะได้ไม่ต้องทำชีทข้อมูลแบบเดียวกันเยอะแยะไปหมดแล้วซ่อนตรงนั้นแสดงตรงนี้ตามหัวหน้าแต่ละคน

Outline นี้ถ้านำไปใช้ร่วมกับสูตร SubTotal จะช่วยทำให้ตัวเลขยอดรวมเปลี่ยนตามการซ่อนที่ทำไว้ด้วย

ตัวเลขยอดรวมจะเปลี่ยนตามการแสดงบนจอโดยเราไม่ต้องแก้สูตรแม้แต่น้อย

ส่วนที่น่าเกลียดของการใช้ Outline ก็คือ เส้น Outline จะกินพื้นที่บนหน้าจอไปเยอะมากทีเดียว ดูแล้วเกะกะสายตาเลยไม่ค่อยนิยมใช้กัน น่าเสียดายของดีๆอย่างนี้มากครับ

แนะนำให้ซ่อนเส้น Outline โดยเพิ่มปุ่ม Show Outline Symbols ในกรอบสีม่วงไว้บนเมนู Quick Access Toolbar ตรงมุมซ้ายบนสุดของจอ โดยไปหาปุ่มนี้มาเพิ่มได้จาก Excel Options ตามภาพครับ

พอกดปุ่มนี้ Outline ในกรอบสีเขียวจะซ่อนหายไปทั้งหมด กดอีกทีจะแสดงกลับมา

ชมคลิปได้จาก
https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/a-to-z/f-g-h-i-j/f-f-f-f-f/filter-custom-view-subtotal

เป็นส่วหนึ่งจากหลักสูตร Excel Expert Data Management ที่เปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ที่เว็บ XLSiam.com