ทำไมสูตร FILTER มักจะเป็นสูตรที่คิดถึงแรกสุดเมื่อใช้ Excel 365

Copilot ตอบ :
.
สูตร `FILTER` ใน Excel 365 เป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับการจัดการข้อมูลแบบไดนามิก เพราะมันช่วยให้สามารถกรองข้อมูลตามเงื่อนไขได้อย่างง่ายดายและยืดหยุ่น โดยไม่ต้องใช้ตัวกรองแบบตาราง (`Table Filters`) หรือ `Advanced Filter` แบบเดิมที่ต้องตั้งค่าใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
.
เหตุผลที่ `FILTER` มักจะเป็นสูตรที่คิดถึงแรกสุดเมื่อใช้ Excel 365 ได้แก่:

1. **ความยืดหยุ่น** – สามารถดึงข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดได้แบบไดนามิก โดยไม่ต้องปรับช่วงข้อมูลเอง
.
2. **ทำงานร่วมกับสูตรอื่นได้ดี** – สามารถใช้ร่วมกับ `SORT`, `UNIQUE`, หรือแม้แต่ `SEQUENCE` เพื่อสร้างชุดข้อมูลแบบไดนามิก
.
3. **แทนการใช้ PivotTable ในบางกรณี** – เมื่อไม่ต้องการตั้งค่า PivotTable แต่ต้องการดึงข้อมูลเฉพาะส่วนโดยอัตโนมัติ
.
4. **ลดการใช้ VBA** – ช่วยลดความจำเป็นในการเขียนโค้ด VBA เพื่อทำการกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ
.
ถ้าคุณเคยใช้ `FILTER` กับสูตรอื่น ๆ เช่น `CHOOSEROWS` หรือ `XLOOKUP` ในบริบทของการจัดการข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ ก็น่าจะเห็นภาพชัดขึ้นว่า Excel 365 ได้เปลี่ยนแนวทางการทำงานกับข้อมูลไปอย่างมาก!
. 

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้ม Excel อาจต้องดำเนินการหลายอย่างเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

สิ่งที่อาจต้องทำใหม่เมื่อข้อมูลเปลี่ยนแปลง

1. รีเฟรชการคำนวณ

   • Excel โดยปกติจะคำนวณสูตรใหม่อัตโนมัติ แต่ถ้าเป็นการตั้งค่า Manual Calculation ต้องกด F9 เพื่อรีเฟรช

2. อัปเดตช่วงข้อมูล

   • ถ้าข้อมูลใหม่เพิ่มขึ้น อาจต้องปรับช่วงข้อมูลในสูตรที่อ้างอิง เช่น VLOOKUP, INDEX, หรือ MATCH
   • แต่ถ้าใช้ สูตรแบบ Dynamic เช่น FILTER, SORT, UNIQUE, หรือ CHOOSEROWS ข้อมูลจะอัปเดตอัตโนมัติ

3. ตรวจสอบ PivotTable

   • ถ้ามีการเพิ่มข้อมูลในแหล่งข้อมูล ต้องกด Refresh เพื่อให้ PivotTable ดึงข้อมูลล่าสุด

4. อัปเดตแผนภูมิ (Charts)

   • ถ้าช่วงข้อมูลเปลี่ยน อาจต้องปรับช่วงข้อมูลของกราฟใหม่ หรือใช้ Table หรือ Dynamic Named Ranges เพื่อให้กราฟอัปเดตอัตโนมัติ

5. ตรวจสอบเงื่อนไขการกรองข้อมูล

   • ถ้าใช้ AutoFilter อาจต้องตั้งค่ากรองใหม่ แต่ถ้าใช้ FILTER ข้อมูลจะอัปเดตตามเงื่อนไขเอง

6. ตรวจสอบการเชื่อมโยงระหว่างไฟล์ (External Links)

   • ถ้าข้อมูลมาจากแหล่งภายนอก อาจต้องอัปเดตลิงก์ (Edit Links) หรือใช้ Power Query เพื่อดึงข้อมูลใหม่

7. ตรวจสอบ Power Query และ Power Pivot

   • ถ้าใช้ Power Query อาจต้องกด Refresh All เพื่อให้ข้อมูลในตารางเชื่อมโยงอัปเดต
   • ถ้าใช้ Power Pivot อาจต้องอัปเดตโมเดลข้อมูล

8. ตรวจสอบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)

   • ถ้ามีการเพิ่มข้อมูล อาจต้องขยายช่วงของเงื่อนไขการจัดรูปแบบ

หากคุณกำลังใช้ Excel 365 ที่มี Dynamic Arrays และสูตรเช่น FILTER หรือ SEQUENCE คุณจะสังเกตว่าหลายขั้นตอนเหล่านี้สามารถลดลงไปได้มาก เพราะข้อมูลจะปรับเปลี่ยนตามเงื่อนไขโดยอัตโนมัติ  

ใช่เลย! FILTER สามารถช่วยทำให้การใช้ Slicer มีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการให้ข้อมูลที่แสดงปรับเปลี่ยนแบบไดนามิกตามเงื่อนไขที่เลือก

วิธีที่ FILTER ช่วยทำให้ Slicer ใช้งานง่ายขึ้น

1. ดึงข้อมูลเฉพาะตาม Slicer Selection

   • หากคุณใช้ PivotTable และ Slicer ทำหน้าที่กรองข้อมูลแบบอินเตอร์แอคทีฟ แต่บางครั้งอาจต้องการแสดงผลลัพธ์ในช่วงข้อมูลนอก PivotTable
   • FILTER สามารถใช้ดึงข้อมูลจากตารางหลักโดยอิงตามค่าที่เลือกใน Slicer ได้

2. ลดความจำเป็นในการสร้างหลาย PivotTables

   • ในวิธีดั้งเดิม หากต้องการกรองข้อมูลให้แตกต่างกันในหลายพื้นที่ อาจต้องสร้าง PivotTables หลายชุด
   • แต่ FILTER สามารถใช้ควบคู่กับ Slicer ที่อ้างถึงเซลล์ผลลัพธ์ และช่วยให้ดึงข้อมูลเฉพาะที่ต้องการได้โดยไม่ต้องทำซ้ำ

3. ทำงานร่วมกับ Dynamic Arrays

   • ข้อมูลที่ผ่าน FILTER จะอัปเดตอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนค่าใน Slicer
   • ทำให้การนำเสนอข้อมูลดูเป็นระบบมากขึ้น โดยไม่ต้องกด Refresh เหมือนใน PivotTable

ตัวอย่างการใช้งาน

สมมติว่าคุณมีตารางข้อมูล SalesData และต้องการกรองข้อมูลตาม ประเภทสินค้า ที่เลือกใน Slicer

คุณสามารถใช้ FILTER ดึงข้อมูลที่ตรงกับค่าที่เลือก เช่น:

=FILTER(SalesData, SalesData[Category]=SelectedCategory)

โดยที่ SelectedCategory เป็นเซลล์ที่รับค่าจาก Slicer

เพิ่มเติม

หากคุณกำลังใช้ FILTER ควบคู่กับ UNIQUE และ SORT ก็สามารถทำให้ข้อมูลที่แสดงดูเป็นระเบียบและไม่ซ้ำซ้อนได้ด้วย

 

++++++++++++++++++++++++++++
.
ผมให้ข้อสังเกตจากคำตอบ Copilot
.
1. สูตร Filter ช่วยทำให้ไม่ต้องใช้ตัวกรองแบบตาราง (`Table Filters`) หรือ `Advanced Filter` แบบเดิมที่ต้องตั้งค่าใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
.
2. สูตรรุ่นใหม่ใน Excel 365 ได้เปลี่ยนแนวทางการทำงานกับข้อมูลไปอย่างมาก

.