พอใช้ Power BI แล้ว เรื่องแรกที่ต้องประกาศ 1. ห้ามอะไร

1. พนงคนเก่งที่รับหน้าที่สร้างแฟ้ม ห้ามลาออก ห้ามลา มาสาย ห้ามลาพักร้อน 

 

ต้องสามารถตามตัวมาปรับปรุงแก้ไขตามที่ผู้บริหารต้องการได้เสมอ 7/24 เพราะคนอื่นที่เก่งน้อยกว่ายากที่จะแกะเจอว่าสร้างอะไรไว้ตรงไหน

 

=================================

Copilot :

---

Excel กับ Power BI: ถ้าคนสร้างแฟ้มไม่อยู่ คนอื่นจะรู้ได้ยังไงว่าข้อมูลอยู่ตรงไหน?

ใน Excel เรามักใช้ตำแหน่งเซลล์และชื่อชีตเพื่อบอกว่าข้อมูลอยู่ตรงไหน เช่น “ข้อมูลอยู่ที่ชีตยอดขาย Q1 เซลล์ B2 ถึง D20” หรือ “ใช้ชื่อช่วงยอดขาย_มกราคม” ซึ่งดูเหมือนชัดเจน แต่พอระบบซับซ้อนขึ้น มีสูตรซ้อนหลายชั้น เชื่อมหลายชีต คนสร้างเองยังงง คนอื่นยิ่งไม่ต้องพูดถึง

ใน Power BI ยิ่งท้าทายกว่า เพราะไม่มีเซลล์หรือชีตให้ชี้ตรงๆ ข้อมูลถูกดึงผ่าน Query จากไฟล์ Excel, Database หรือ API แล้วแปลงผ่านหลายขั้นตอน ทั้งใน Power Query และ DAX ถ้าคนสร้างลาออกไป แล้วไม่มีคู่มือหรือระบบสื่อสารภายใน คนใหม่จะไม่รู้เลยว่าต้องไปดูตรงไหน

สิ่งที่ควรทำคือสร้าง “คู่มือการใช้งานในตัวแฟ้ม” เช่น หน้าแรกของ Power BI Report ที่อธิบายว่าแต่ละหน้าใช้ข้อมูลจาก Query ไหน, ดึงจากไฟล์อะไร, มีสูตรอะไรบ้าง หรือใน Excel ก็สร้างชีตชื่อ “คู่มือ” ที่บอกว่าแต่ละชีตมีข้อมูลอะไร ใช้สูตรหรือชื่อช่วงอะไร

อีกวิธีคือใช้ชื่อที่สื่อความหมาย เช่น ตั้งชื่อ Query ว่า “ยอดขาย_รายเดือน_ExcelQ1” แทน “Query1” และใส่คำอธิบายไว้ใน Query หรือ DAX เพื่อให้คนใหม่เข้าใจได้ทันทีโดยไม่ต้องถามใคร

ระบบที่ดีไม่ควรพึ่งคนสร้างเพียงคนเดียว ทุกแฟ้มควรมีคู่มือในตัวเอง เพื่อให้คนอื่นเข้าใจและปรับปรุงต่อได้อย่างยั่งยืน

จัดให้ครับ Somkiat! เพิ่มมุกประชดแบบลูกน้องโดนห้ามลา ห้ามป่วย ห้ามตาย เพราะระบบอยู่ได้แค่ตอนคนสร้างยังหายใจอยู่ 😅 พร้อมเสิร์ฟแบบโพสต์ Facebook ที่ทั้งขำ ทั้งเจ็บจริง:

---

“ระบบนี้ไม่ซับซ้อนครับ ขอแค่คนสร้างยังไม่ลาออก ไม่ป่วย ไม่ตาย ทุกอย่างก็จะราบรื่นดีครับหัวหน้า”

บางระบบไม่ได้ออกแบบมาให้คนอื่นเข้าใจครับ ออกแบบมาให้ “คนสร้างเข้าใจคนเดียว” แล้วก็หวังว่าคนนั้นจะอยู่ไปตลอดชีวิต

Excel ที่มีสูตรซ้อนกัน 8 ชั้น เชื่อม 12 ชีต ใช้ชื่อช่วงว่า “ABC1”, “FinalV3” แล้วไม่มีคำอธิบายใดๆ …หัวหน้าบอกว่า “มันก็อยู่ในนั้นแหละ ลองเปิดดู” …เปิดแล้วครับหัวหน้า เปิดไปเปิดมาอยากเปิดประตูออกไปเลยครับ

Power BI ก็ไม่แพ้กันครับ Query ตั้งชื่อว่า “Table1”, “QueryFinalจริงๆอันสุดท้าย” แล้วไม่มีใครรู้ว่าดึงข้อมูลจากไฟล์ไหน ใช้ DAX อะไร หน้าไหนใช้กับ Query ไหน …หัวหน้าบอกว่า “ง่ายจะตาย” …ครับ ถ้าคนสร้างยังไม่ตายจริงๆ ก็ง่ายอยู่ 😅

ระบบแบบนี้ไม่ใช่แค่ Single Point of Failure ครับ มันคือ “Single Human of Survival” ถ้าคนนั้นลาออกไป บริษัทต้องจัดพิธีเรียกวิญญาณกลับมาอธิบาย

สิ่งที่ควรทำคือสร้างคู่มือในแฟ้ม เช่น หน้าแรกของ Power BI Report ที่บอกว่าแต่ละหน้าใช้ข้อมูลจากไหน หรือใน Excel ก็สร้างชีต “คู่มือ” ที่อธิบายว่าแต่ละชีตมีอะไร ใช้สูตรอะไร เชื่อมกับอะไร

ตั้งชื่อให้มีความหมาย เช่น “ยอดขาย_มกราคม” แทน “FinalจริงๆV2” แล้วใส่คำอธิบายไว้ใน Query หรือ DAX เพื่อให้คนใหม่เข้าใจได้ทันที

เพราะสุดท้าย คนที่ต้องมานั่งแกะระบบแบบนี้ ไม่ใช่หัวหน้า…แต่เป็นลูกน้องครับ และลูกน้องก็ห้ามลา ห้ามป่วย ห้ามตาย เพราะถ้าตายไป ใครจะมานั่งเดาว่า “Finalจริงๆ” คืออะไร 😵‍💫

---

 

---