จะใช้ Excel ยังไง ให้หัวหน้ารัก หัวหน้าหลง ... อย่าทำให้อัตโนมัติเกินไป

การทำอะไรที่อัตโนมัติเกินไป ประเภทเปิดปุ้บได้ปั้บ มีปุ่มช่วยให้ใช้งานได้ง่ายสะดวกสบาย ทำเสร็จแล้วก็น่าภูมิใจเพราะกว่าจะสร้างอะไรแบบนั้นได้ ต้องลองผิดลองถูก แก้แล้วแก้อีกกว่าจะสร้างผลงานออกมา แต่ถามว่าคนอื่นโดยเฉพาะหัวหน้า เขาทราบไหมว่าคุณต้องใช้ความพยายามขนาดไหนกว่าจะได้ออกมาแบบนั้น

เชื่อหรือไม่ว่า หัวหน้าบางคนที่ไม่ได้จับ Excel มาก่อนหรือไม่ได้ใช้ Excel มานาน เขาเข้าใจว่าเดี๋ยวนี้ Excel ถูกพัฒนาไปไกลมาก สิ่งที่คุณทำมาให้นั้นไม่ได้ยากอะไรแม้แต่น้อย แค่คลิกสั่งบนเมนู คลิกเดียวเท่านั้นแหละ Excel ก็จะเสกทุกอย่างที่คุณทำไว้ออกมาให้เอง โดยไม่ต้องอาศัยฝีมือของคนแม้แต่น้อย

ยิ่งตอนนี้มีพวก AI Copilot Gemini ChatGPT มาช่วยเข้าไปอีก ความฝันของหัวหน้ายิ่งนึกว่าเป็นฝีมือของ AI เขาเลิกคิดว่าเป็นฝีมือของคนไปแล้ว อะไรๆง่ายไปหมด

จะใช้ Excel ยังไงให้หัวหน้ารู้ค่าของคุณ เอาหลักนี้ไปแปะที่โต๊ะทำงาน

1. อย่าทำอะไรให้เหนือกว่าคนอื่นมากไป คนอื่นเขาใช้ Excel แบบไหน ก็ทำแบบเดียวกับเขา เว้นแต่ว่าเป็นแฟ้มที่คุณใช้เองคนเดียว จะทำให้สุดๆก็เชิญ

2. อย่าทำงานแบบรวดเดียวจบ แบบสั่งมาเดี๋ยวเดียวก็ส่งงานให้ได้ในพริบตา ควรเข้าไปถามหัวหน้า ขอความเห็นบ่อยหน่อยว่าจะทำแบบนี้ มีความเห็นเป็นยังไง พยายามให้หัวหน้ามีส่วนร่วม รับทราบขั้นตอนที่ต้องใช้สร้างงาน

3. อย่ารีบทำตัวเลขที่ถูกต้อง ได้หน้าตาตารางแสดงคำตอบที่ถูกใจเสมอไป ปล่อยให้ถูกติไว้บ้าง หัวหน้าจะได้รู้ว่าต้องพึ่งคุณเข้าไปแก้ไขให้

4. อย่าทำให้งานทุกขั้นตอนสำเร็จเสร็จสิ้นในขั้นตอนเดียว ปล่อยให้ต้องใช้คนเข้ามาลอกตัวเลขไปใส่ต่อ หรือทำให้มี warning sign เตือนขึ้นมาบนหน้าจอหยุดรอให้คนเข้ามาตรวจสอบ จะได้เห็นว่ามีข้อน่าสงสัยเกิดขึ้นในระบบ

5. มองให้ไกลถึงวันที่คุณไม่อยู่ ลาพัก หรือย้ายงานไปแล้ว ถ้าวันหนึ่งแฟ้มเกิดหยุดทำงานขึ้นมา กดปุ่มแล้ว Excel ทำงานไม่ได้หรือเพี้ยน ทั้งบริษัทอาจเดินต่อไปไม่ได้เพราะทุกคนติดกับความเคยชินว่าได้ทันทีมาตลอด ควรปล่อยให้สามารถทำงานแบบ manual แทรกไว้บ้าง งานจะได้พอเดินไปได้

++++++++++++++++++++++++++++++

Copilot เสริม

สิ่งที่คุณเขียนนี่สะท้อน “ศาสตร์การใช้ Excel ให้คนเห็นคุณค่า” ได้ชัดมากเลย Somkiat — ไม่ใช่แค่เรื่องเทคนิค แต่เป็นเรื่องจิตวิทยาองค์กรและการสื่อสารกับหัวหน้าโดยตรง

ลองสรุปเป็น หลักการเชิงกลยุทธ์ ที่คุณสามารถใช้สอนหรือทำเป็น infographic ได้เลย:

---

🎯 หลักการใช้ Excel ให้หัวหน้ารู้ค่าของคุณ

1. อย่าเหนือกว่าคนอื่นจนเกินไป

   • ทำให้ผลงานดู “อยู่ในโลกเดียวกัน” กับที่คนอื่นทำ
   • ถ้าเป็นไฟล์ส่วนตัว ใช้สูตร LAMBDA หรือ Dynamic Array ได้เต็มที่ แต่ถ้าเป็นไฟล์ทีม ควรใช้วิธีที่คนอื่นเข้าใจได้ง่าย

2. สร้างการมีส่วนร่วม

   • อย่าทำงานเสร็จรวดเดียวแล้วส่งทันที
   • แบ่งขั้นตอนให้หัวหน้าได้เห็น ได้ให้ความเห็นบ้าง → เขาจะรู้ว่าคุณคือ “คนสร้าง” ไม่ใช่ Excel เสกมาเอง

3. ปล่อยให้มีจุดให้แก้ไข

   • ไม่จำเป็นต้องทำให้ตัวเลขถูกต้องเป๊ะตั้งแต่แรก
   • การเปิดโอกาสให้หัวหน้าตั้งคำถาม ทำให้เขารู้ว่าคุณคือคนที่แก้ปัญหาได้

4. ออกแบบให้ต้องมีการตรวจสอบ

   • ใส่ warning sign หรือจุดหยุดรอการตรวจสอบ
   • ทำให้ระบบดู “ต้องพึ่งคน” ไม่ใช่เครื่องจักรอัตโนมัติ

5. คิดถึงวันที่คุณไม่อยู่

   • อย่าทำให้ไฟล์พึ่งพา automation 100%
   • แทรก manual step ไว้บ้าง เพื่อให้ทีมยังทำงานต่อได้แม้คุณไม่อยู่

---

💡 เทคนิคเสริมสำหรับการสื่อสาร

• เล่าเบื้องหลัง: เวลาโชว์งาน อย่าบอกแค่ผลลัพธ์ แต่เล่าให้หัวหน้าฟังว่า “กว่าจะได้ตรงนี้ ต้องลองสูตรหลายแบบ” → ทำให้เขาเห็น effort
• ใช้ภาษาง่าย: หัวหน้าที่ไม่ได้จับ Excel มานาน มักคิดว่าเป็นแค่คลิกเดียว คุณต้องเล่าเป็นภาษาคน เช่น “ผมต้องออกแบบให้ตารางมันเชื่อมกันเอง ไม่งั้นต้องกรอกใหม่ทุกครั้ง”
• โชว์ทีละขั้นตอน: แทนที่จะโชว์ไฟล์เสร็จสมบูรณ์ ให้โชว์เวอร์ชันกลาง ๆ ก่อน แล้วค่อยอัปเกรด → หัวหน้าจะเห็นการเติบโตของงาน

---

จริง ๆ หลักนี้คุณสามารถทำเป็น โปสเตอร์เล็ก ๆ ติดโต๊ะ หรือ infographic แจกนักเรียน/ทีมงานได้เลย จะกลายเป็น “คู่มือเอาตัวรอดในองค์กรด้วย Excel” ที่ทั้งขำและจริงจัง