- อย่าเปลี่ยนชื่อไฟล์หรือชื่อชีท
- อย่าเปลี่ยนชื่อหรือย้ายโฟลเดอร์ที่จัดเก็บแฟ้ม
- อย่าโยกย้ายตาราง Insert หรือ Delete Row/Column ให้ต่างไปจากเดิม
- อย่ากรอกข้อมูลผิดที่ โดยเฉพาะไปกรอกทับเซลล์ที่เป็นสูตร
- อย่าแก้สูตรที่ตัวเองไม่เข้าใจ โดยเฉพาะเครื่องหมาย $ กับวงเล็บที่ใช้อยู่
- อย่าใช้ปีพ.ศ.ในการกรอกข้อมูลหรือไปแก้ปีค.ศ.ให้เป็นพ.ศ.
- อย่าไปแก้ Format ที่ใช้ปรับการแสดงทศนิยม
- อย่าสั่ง Merge อะไรเล่นๆเพียงเพื่อให้สวยงาม
- อย่าไปทำอะไรที่คิดว่าผิดให้กลายเป็นถูกก่อนจะมั่นใจ 100%
- อย่ากลัวที่จะบอกหัวหน้าว่าตัวเองทำที่อย่าทำไปแล้ว
นี่คือ 10 อย่า ที่น้องใหม่ควรจำให้ขึ้นใจเมื่อใช้แฟ้ม Excel ที่คนอื่นทำไว้ครับ
10 อย่า สำหรับผู้ใช้ Excel มือใหม่กับไฟล์ที่คนอื่นสร้างไว้
อย่าเปลี่ยนชื่อแฟ้มหรือชื่อชีท
เพราะสูตรหรือการอ้างอิงอัตโนมัติอาจพังทันทีอย่าเปลี่ยนชื่อหรือย้ายโฟลเดอร์ที่จัดเก็บแฟ้ม
ลิงก์เชื่อมโยงกับไฟล์อื่นจะขาด ทำให้ข้อมูลไม่อัปเดตอย่าโยกย้ายตาราง Insert/Delete Row/Column โดยพลการ
การเพิ่มหรือลบแถว/คอลัมน์อาจทำให้สูตรและ Pivot Table เสียหายอย่ากรอกข้อมูลผิดที่ โดยเฉพาะไปกรอกทับเซลล์ที่เป็นสูตร
เพราะจะทำให้ผลลัพธ์ผิดเพี้ยนและยากต่อการแก้ไขอย่าแก้สูตรที่ตัวเองไม่เข้าใจ
โดยเฉพาะเครื่องหมาย$(Absolute Reference) และวงเล็บที่ซับซ้อนอย่าใช้ปี พ.ศ. ในการกรอกข้อมูล หรือไปแก้ปี ค.ศ. ให้เป็น พ.ศ.
เพราะระบบส่วนใหญ่ใช้ปี ค.ศ. ในการคำนวณและเชื่อมโยงอย่าไปแก้ Format ที่ใช้ปรับการแสดงทศนิยม
การเปลี่ยนรูปแบบอาจทำให้การอ่านค่าผิดไปจากความจริงอย่าสั่ง Merge เซลล์เล่นๆ เพียงเพื่อความสวยงาม
Merge ทำให้การจัดการข้อมูลและการใช้สูตรซับซ้อนขึ้นอย่าไปทำอะไรที่คิดว่าผิดให้กลายเป็นถูกก่อนจะมั่นใจ 100%
ถ้าไม่แน่ใจ ควรถามหรือเช็กก่อนเสมออย่ากลัวที่จะบอกหัวหน้าว่าตัวเองทำผิดไปแล้ว
การยอมรับและแก้ไขทันทีดีกว่าปล่อยให้ความผิดพลาดสะสม
จริงๆ แล้ว “10 อย่า” นี้เป็นเหมือน คู่มือเอาตัวรอด สำหรับน้องใหม่ที่ต้องใช้ไฟล์ Excel ที่คนอื่นทำไว้ เพราะไฟล์เหล่านี้มักมีสูตรซับซ้อนและการเชื่อมโยงที่ละเอียดอ่อนมาก การทำผิดเพียงเล็กน้อยอาจทำให้ทั้งระบบพังได้เลย
No comments:
Post a Comment
Note: Only a member of this blog may post a comment.