คิดจะเก่ง ต้องอยากเก่ง Excel ก่อน ทำยังไงถึงจะกระตุ้นความอยากครับ

ตัวผมเองที่เก่ง Excel ขึ้นมาได้ ไม่ได้มีต้นเหตุมาจากการใช้ Excel ทำงาน แต่เพราะอยากใช้ Excel ในการคำนวณทางโหราศาสตร์ อยากพิสูจน์ว่าการทำนายทางโหราศาสตร์เนี่ยเชื่อถือได้หรือไม่

 

 

กว่าจะคำนวณหาตำแหน่งดาวได้ ไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้สูตรทางวิทยาศาสตร์ที่ไม่มีใครใช้กัน ต้องหาทางสร้างกราฟนำตำแหน่งดาวมาแสดงวิถีการโคจรเลยทำให้เก่งกราฟตามไปด้วย แล้วต้องใช้ VBA ช่วยเพื่อให้ใช้แฟ้มที่สร้างขึ้นได้สะดวกขึ้น

ก่อนหน้านั้นก็ทำงานด้านวิจัยวางแผนธนาคารไทยพาณิชย์ ยุคที่เพิ่งมีคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะและมีไม่กี่ฝ่ายที่จะมีคอมให้ใช้ ผมต้องหาทางใช้ Lotus 1-2-3 เพื่อช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น ตำราก็ไม่มี จะถามใครในอินเตอร์เน็ตก็ไม่ได้ ต้องหาทางเอง

พอมาเป็นอาจารย์สอน Excel ให้กับสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) ลูกศิษย์ส่วนใหญ่มาทางอุตสาหกรรมการผลิต ทางสมาคมเปิดโอกาสให้เข้าเรียนการวางแผนการผลิต แต่พบว่าใช้เครื่องคิดเลขกันทั้งนั้น ครั้นจะหาซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ก็ราคาแพงมากและอาจนำมาใช้ได้ไม่ตรงกับงาน ไม่ยืดหยุ่น เกิดความท้าทายให้ผมคิดหาทางนำ Excel มาช่วยในการวางแผนการผลิต

ซึ่งที่ยากมากหน่อยก็ตรงที่ว่าคนที่ทำงานในสายการผลิตไม่เก่ง Excel ดังนั้นต้องหาทางทำให้ใช้ Excel ได้ง่ายๆด้วย โดยไม่ต้องไปพึ่ง VBA

ผมว่าไปๆมาๆสาเหตุที่ช่วยให้ผมเก่ง Excel มาจากความอยากช่วยคนอื่น อยากสอน Excel หาทางทำให้เข้าใจเรื่องยากกลายเป็นง่ายนี่แหละครับ ช่วยตอบปัญหามาตลอดหลายสิบปี ได้เห็นหลายมุมมองจากปัญหาที่ถามกับเห็นแนวทางแก้ปัญหาของคนอื่น 

เคล็ดลับวิธีสร้างสารบัญแสดงรายชื่อชีท

😎 เคล็ดลับวิธีสร้างสารบัญแสดงรายชื่อชีท
ให้เปลี่ยนตามชื่อชีท ลำดับชีท หรือชื่อแฟ้มที่เปลี่ยนแปลงในอนาคต

 

ชื่อชีทต้องเป็นภาษาอังกฤษและไม่มีวรรค
 
.
1. เพื่อสร้างลิงก์ไปที่ชีท ให้สร้างสูตร
=HYPERLINK($C$5&C7&"!"&$C$6,C7)
.
2. เซลล์ C5 ใช้สูตร ="["&WBName()&"]" เพื่อดึงชื่อแฟ้มมาแสดง
.
3. เซลล์ C7 ใช้สูตร =GetSheetName(B7) เพื่อแสดงชื่อชีทตามเลขลำดับที่ใส่ไว้ในเซลล์ B7
.
4. เซลล์ C6 ใส่คำว่า A1 ซึ่งเป็นตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ
.
ส่วน VBA ให้สร้าง Module ที่ใช้รหัสคำสั่งตามนี้เพื่อสร้างสูตรแสดงชื่อแฟ้มกับชื่อชีท
.
Function GetSheetName(x)
GetSheetName = Sheets(x).Name
End Function
.
Function WBName() As String
WBName = ThisWorkbook.Name
End Function
.
Download แฟ้มตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/file/d/1_I6bOH6hacZrVeod7k3nd2xDHLvEyVvE/view?usp=sharing

แม้ IF ซ้อน IF จะให้คำตอบเดียวกันกับ IF ซ้อน And คิดแบบคนที่มีเหตุผล ต่างจากคิดแบบ Excel ยังไง

จากภาพนี้เป็นการตรวจสอบว่าเซลล์สีฟ้าด้านซ้าย กรอกค่าไว้เป็นเลข 1 2 3 ตามลำดับหรือไม่ ถ้าใช่ให้คืนค่าเป็นเลข 123 แต่ถ้าไม่ใช่ให้คืนค่า 0 ออกมาแทน

☝️ ผมเคยสอนไว้ว่า

แทนที่จะใช้ IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF กันไปแบบนี้ ให้สังเกตว่าถ้าสิ่งที่ต้องการหาคำตอบของ IF ทุกตัว เหมือนกันทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องใช้ IF ซ้อน IF แต่เปลี่ยนไปใช้ IF แค่สูตรเดียว แล้วใช้ AND มาช่วยแบบนี้

=IF(AND( เงื่อนไขที่1, เงื่อนไขที่2, เงื่อนไขที่3, เงื่อนไขที่4,...เงื่อนไขที่255), ผลที่ต้องการ, ผลที่ไม่ต้องการ)

🤔 แม้สูตร And ช่วยทำให้ใช้สูตร IF ได้สั้นลง ไม่ต้องเสียเวลาไปสร้าง IF ซ้อน IF แต่ต้องทราบไว้ด้วยว่า เงื่อนไขในสูตร And นั้น ทำงานพร้อมกัน ไม่ได้ไล่ตรวจสอบทีละเงื่อนไขที่สูตร IF ซ้อน IF ทำให้

ถ้าใช้ And ต้องตรวจสอบว่าทั้ง 3 เซลล์กรอกค่าไว้ถูกต้องทั้งหมดไหม

ถ้าใช้ IF จะตรวจสอบเงื่อนไขแรกว่า B2=1 ไหม ถ้าใช่จึงจะตรวจสอบเงื่อนไข B3=2 ไหม แต่ถ้าไม่ใช่ก็จะไม่เสียเวลาไปตรวจสอบเงื่อนไขโดยจะจบที่ 0 ให้เลย

👉 ถ้าเงื่อนไขเป็นแบบต้องผ่านทีละขั้น สูตร IF ซ้อน IF นอกจากจะสมเหตุสมผลกว่าแล้ว Excel ยังทำงานเร็วกว่า And อย่างมาก เพราะไม่ต้องเสียเวลาไปตรวจสอบเงื่อนไขตัวถัดไปแต่อย่างใด

เงื่อนไขตัวอย่างอื่นในชีวิตจริง เช่น

ถ้าสอบข้อเขียนและสอบสัมภาษณ์ผ่านจึงจะรับเข้าทำงาน ถ้าในการสอบจริงต้องดูผลการสอบข้อเขียนก่อนจึงจะให้ไปสอบสัมภาษณ์ต่อ อย่างนี้ให้ใช้ IF ซ้อน IF แต่ถ้าในการสอบนั้นให้สอบทั้งข้อเขียนและสอบสัมภาษณ์ต่อกันไปได้เลยโดยไม่ต้องรอดูผลสอบอันไหนก่อน แบบนี้ใช้ And มาช่วย

อย่าเชื่อเจ้า CoPilot หรือใครที่แนะว่าให้ใช้ XLOOKUP แทน VLOOKUP

เริ่มมีรายงานผลการใช้ CoPilot ว่าชอบแนะนำให้ใช้ XLookup แทน VLookup เพราะเจ้าสูตรใหม่นี้ดีกว่าอย่างนั้นอย่างนี้ จนเหล่า Excel MVP ที่เก่งมากๆต้องออกมาปรามไมโครซอฟท์ว่า การแนะนำแบบนี้ไม่ถูกต้อง เพราะการจะดูว่าควรใช้หรือไม่นั้นยังต้องพิจารณาอีกตั้งหลายอย่าง เช่น หากหันไปใช้สูตรใหม่แต่คู่ค้าหรือเพื่อนๆยังใช้ Excel รุ่นเก่าอยู่เลย แนะนำแบบนี้ไม่เหมาะสมอย่างยื่ง

(MVP ย่อมาจาก Most Valuable Professional เป็นคนที่ได้รับการยกย่องจากไมโครซอฟท์ว่าเชี่ยวชาญในแอปแต่ละอย่าง)

การที่ CoPilot หรือ ChatGPT หาคำแนะนำแบบนี้มาให้นั้น ระบบค้นหาของเจ้า AI เอามาจากคำแนะนำที่หลายคนเขียนไว้นั่นแหละ ซึ่งแทบทุกคนเอาแต่เชียร์ XLookup กันทั้งนั้น น้อยคนที่จะมองต่างมุม

การใช้ Excel ที่ดีควรมองเรื่องคนใช้งานเป็นหลักที่สำคัญกว่ามองที่ตัว Excel อะไรที่ Excel ว่าง่าย หาอะไรที่ลัดมาให้ แต่สำหรับคนแล้วเวลานำมาใช้จริงไม่ง่าย มีขั้นตอนการสร้างที่ยากกว่า ซับซ้อนกว่า ตรวจสอบได้ยากกว่า ยิ่งนำมาใช้งานร่วมกันด้วยแล้ว ต้องมองเผื่อใจเขาด้วย อย่ามองแค่ใจเราคนเดียว

ถ้าอยากจะใช้ XLookup ผมแนะนำไว้ตามนี้ครับ เชิญไปดูที่

https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/course-manuals/search?searchword=xlookup&ordering=newest&searchphrase=all

https://excelexpertlibrary.blogspot.com/search?q=xlookup   

วิธี Double Click เพื่อแกะสูตรไล่ย้อนหาว่าสูตรลิงก์มาจากเซลล์ไหน

ปกติการ Double Click ลงไปในเซลล์ จะกลายเป็นการ Edit แก้ไขข้อความหรือแก้ไขสูตรที่บันทึกไว้ในเซลล์

แต่จากคลิปนี้เมื่อ Double Click ที่เซลล์สีส้มตรงขวาล่างสุด จะพบว่า Excel กระโดดไปหาเซลล์ต้นทางด้านซ้ายมือให้ทันทีตามสูตรที่สร้างเอาไว้ หากสูตรที่ลิงก์มาจากชีทอื่นก็จะกระโดดข้ามชีทไปยังเซลล์ต้นทางในชีทอื่นนั้นให้ด้วย

 

Download ตัวอย่างนี้ได้จาก https://drive.google.com/file/d/1KM2FCN_sYnkkwqOFtD7aMYX34hOLRRWn/view?usp=sharing

ถ้าลิงก์มาจากแฟ้มอื่น การ Double Click จะไปเปิดแฟ้มต้นทางให้อัตโนมัติพร้อมกับไปที่เซลล์ต้นทางในชีทต้นทางให้ทันที

👉 จำไว้ว่า Double Click ที่เซลล์สูตร จะกระโดดไปหาเซลล์ต้นทาง
👈 อยากย้อนกลับไปที่เซลล์ปลายทาง ให้กดปุ่ม F5 แล้ว Enter

การที่ Double Click จะมีพฤติกรรมเปลี่ยนไปแกะหาเซลล์ต้นทางของสูตรให้นี้ ต้องไปแก้ที่ Excel Options > Advanced > ตัดกาช่อง Allow editing directly in cells ทิ้งไป ซึ่งจะมีผลกับเครื่องที่ใช้อยู่เท่านั้น ไม่มีผลติดแฟ้มตามไปให้คนอื่นที่เครื่องอื่นแต่อย่างใด

 
พอตัดกาช่องนี้ทิ้งไปแล้ว นอกเหนือจาก Double Click จะทำงานพิเศษแบบนี้ให้แล้ว ยังมีประโยชน์อื่น ดังนี้

1. ช่วยทำให้สูตรที่สร้างขึ้นในเซลล์ไม่ขยายไปทับด้านขวามือที่ติดกัน สะดวกที่จะคลิกนำตำแหน่งเซลล์ด้านขวามือมาใช้ในสูตรที่กำลังสร้างขึ้น

2. ช่วยให้ใช้ช่อง Formula Bar ในการแก้ไขสูตรแทนการแก้ในเซลล์ด้วย ทำให้เราสามารถสร้างสูตรในช่อง Formula Bar ได้ยาวกว่าการสร้างในเซลล์

3. Formula Bar แสดงขนาด Font คงที่และสามารถกดปุ่ม ALT+Enter เพื่อแต่งสูตรให้แสดงหลายบบรรทัด ดีกว่าการแก้ไขในเซลล์ที่ขนาด Font จะเปลี่ยนไปเรื่อยๆและชิดซ้ายขวาทำให้แกะสูตรยากขึ้น

หน้าตา Excel สำหรับออกรบ พร้อมใช้ทำงาน ยกเครื่องไปอวดใคร มองปั้บก็รู้ปุ้บว่า คนนี้ไม่ธรรมดา

 

 

1. แถบเมนูมุมด้านบนซ้ายของจอ ตรงนี้เรียกว่า Quick Access Toolbar จัดเมนูที่ใช้ประจำไว้ให้พร้อมใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

 

2. มีเมนู Developer แสดงขึ้น เพื่อพร้อมใช้ VBA

 

3. Default Font เลือกใช้ Tahoma ขนาด 14 หรือจะใช้ฟอนต์อื่นก็ได้ เพื่อแสดงตัวอักษรทั้งไทยอังกฤษขนาดกำลังดี ทำให้แต่ละเซลล์มีขนาดไม่เล็กจนเกินไป

 

4. เซลล์ B2 เป็นเซลล์แรกที่เริ่มใช้งาน ทำให้สบายตา ไม่อึดอัด และเห็นเส้น Border ได้ชัดเจนว่าตีกรอบไว้แล้ว เวลาสั่งพิมพ์จะมี Column A ใช้ในการปรับระยะ Margin ได้ยืดหยุ่นมากขึ้น

 

ชมคลิปที่ https://www.excelexperttraining.com/online/courses/01-excel-ready/

หาว่ามีไหม...ใช้สูตรอะไรดี Match vs CountIF vs VLookup

ถ้ามองในแง่ความเร็ว ตามตำราบอกว่า สูตร Match เร็วกว่า CountIF หลายสิบเท่าทีเดียว ทำไมจึงเป็นเช่นนี้

Download คู่มือสูตรติดไม้ติดมือได้จาก

https://www.excelexperttraining.com/download/ExpertGuide.pdf

.
สาเหตุที่สูตร Match ทำงานได้เร็วมาก เพราะในการทำงานของสูตรนี้ ไม่จำเป็นต้องหาค่าทั้งหมดที่มี แต่พอนำค่าที่ใช้หาไปเทียบกับพื้นที่ตารางที่เก็บค่าแล้ว พอไล่เทียบค่าไปเรื่อยๆจากบนลงล่างแล้ว พอพบว่ามีค่าตรงกับค่าที่ใช้หาแล้วสูตรก็หยุดทำงาน คืนค่าออกมาเป็นลำดับที่ว่าอยู่ที่รายการที่เท่าไร
.
ส่วนสูตร CountIF จะเสียเวลาทำงานนานกว่าเพราะต้องตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่มีตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายการสุดท้าย จากนั้นจึงคืนค่าออกมาเป็นจำนวนนวนนับว่ามีจำนวนค่าที่ตรงกับค่าที่ใช้หาอยู่ทั้งหมดกี่ค่า
.
แต่นี่เป็นผลการทดสอบตามตำราที่ใช้ค่า Random สุ่มค่าไปเรื่อยๆ ถ้าบังเอิญค่าที่ใช้หามาอยู่รายการแรกๆก็จะตรวจพบได้เร็วขึ้นอีก ยังไม่ได้เทียบกันให้ชัดเจนว่าถ้าค่าที่ใช้หาไปอยู่รายการสุดท้ายเหมือนกัน สูตรไหนจะเร็วกว่ากัน ... ใครที่อยากลองเทียบความเร็วก็เชิญลองได้เองโดยใช้รหัส VBA จากลิงก์นี้ https://stackoverflow.com/questions/29972016/is-there-a-faster-countif
.
แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าสูตร Match จะทำงานเร็วกว่าแค่ไหนก็ตาม ผมยังชอบใช้สูตร CountIF แทน Match อยู่ดี
.
1. สูตร CountIF คืนค่าออกมาเป็นตัวเลขจำนวนนับ ถ้าหาแล้วพบว่าไม่มีจะคืนค่าเป็นเลข 0 ซึ่งนำไปใช้ต่อได้ทันที ส่วนสูตร Match หรือ Lookup ใดๆจะคืนค่าออกมาเป็น error N/A ซึ่งต้องเสียเวลาแก้ error ก่อนโดยใช้สูตร ISError หรือ IFError จึงจะลิงก์ค่าไปใช้ต่อได้
.
2. สูตร CountIF จะนับจำนวนค่าทั้งหมดว่ามีค่าซ้ำกี่รายการ ซึ่งถ้ามีซ้ำ >1 ก็ไม่ควรใช้ VLookup หรือ XLookup ไปค้นหาให้เสียเวลาอีก และช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาไปแก้ error N/A ที่เกิดจากสูตรพวก Lookup แม้ว่าสูตร XLookup จะมี option ให้แก้ error ได้ในตัวก็ตามแต่ก็เสียเวลาค้นหาไปแล้ว
.
3. สูตร CountIF สามารถนำไปใช้กับตารางแนวตั้ง แนวนอน หรือมีขนาดใดก็ได้ ต่างจากสูตร Match ที่จำกัดว่าต้องใช้กับตารางตามแนวตั้งโดดๆหรือแนวนอนโดดๆเท่านั้น
.

อยากแนะนำว่าอย่าไปยึดติดกับความเร็วนักเลยครับ ควรมองเรื่องประโยชน์ด้านอื่นๆที่ช่วยทำให้นำไปใช้งานได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้นด้วย แค่หาเครื่องคอมรุ่นใหม่มาใช้แทนก็แก้ปัญหาความเร็วได้แล้ว 

สูตรที่จะตรวจสอบว่ามีหรือไม่มี 

=IF( CountIF( DataRange, รหัส)>0, "มี","ไม่มี")

=IF( IsNumber( Match( รหัส, DataRange,0)), "มี","ไม่มี")

=IF( Not( IsError( Vlookup( รหัส, DataRange,1))), "มี","ไม่มี")

 

Cut ต่างจาก Copy ตรงไหนบ้าง นอกจากที่ว่า Cut จะย้ายต้นทางไปด้วย

เรื่องนี้มักคิดกันเอาเองว่ารู้กันดีอยู่แล้ว ไม่ต้องสนใจนักหนอก แล้วพออ่านคำอธิบายที่เขียนไว้ต้องงงกันแน่นอนครับว่ามันเป็นยังไงกันแน่

ขอให้หลักการง่ายๆไว้ว่า การ Copy น่ากลัวกว่าการ Cut

ถ้าตารางนั้นไม่มีสูตร จะ Cut หรือ Copy ไปวางที่ไหนก็ได้ตามสบาย

แต่ถ้าตารางนั้นมีสูตรที่ใส่ $ เอาไว้ การ Copy ต้องระวังเป็นอย่างยิ่งว่าสูตรจะเพี้ยน โดยเฉพาะหากต้องการ Copy ไปวางที่ชีทอื่น วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือให้วางลงที่ตำแหน่งเซลล์ตรงกันกับชีทเดิม สูตรจะไม่เพี้ยน

เมื่อวางเสร็จแล้วอย่าดูเพียงแค่ค่าที่ลิงก์มาด้วยว่าถูกต้องไหม แต่ให้คลิกดูที่เซลล์สูตรด้วยว่าลิงก์มาจากเซลล์ที่ต้องการหรือไม่

เรื่อง Copy นี้เป็นเรื่องที่ทำให้ผิดพลาดโดยไม่รู้ตัวได้ง่ายมาก เพราะไม่ได้สังเกตว่าตารางนั้นมีสูตรติดมาด้วยไหม เอาแต่นึกว่าเป็นตารางที่ไม่มีสูตร

 

แทบทุกแฟ้มที่ใช้ทำงานควรมีชีทข้อมูลเรื่องอะไรติดไว้เสมอ

อะไรที่ต้องเรียกใช้ประจำนั่นแหละครับ เช่น งานบัญชีการเงินควรมีชีทเก็บรหัสบัญชีคู่กับชื่อบัญชี

งานขายควรมีชีทเก็บรหัสสินค้าชื่อสินค้า รหัสลูกค้าชื่อลูกค้า รหัสสาขาชื่อสาขา รหัสพนงขายชื่อพนง

พร้อมกับทำช่องที่ใช้ Data Validation แบบ List เพื่อคลิกหารหัสแต่ละเรื่องเอาไว้ด้วยในชีทนั้น

พอเปิดแฟ้มใหม่ให้สั่ง Move ชีทนั้นไปวางในแฟ้มใหม่ แล้ว copy เซลล์ที่ทำ Validation ไปวางในชีทที่ต้องการใช้รหัส จะได้ไม่ต้องเสียเวลากรอกรหัสเอง

 

Data Validation แบบ List ที่ทำไว้ให้ใช้ range name ช่วยในการอ้างอิง จะช่วยให้สามารถลอกไปวางที่ชีทอื่นแล้วตัว List จะทำงานได้เสมอ

แต่ถ้าใช้การอ้างอิงแบบทั่วไปจะลิงก์ข้ามชีทไม่ได้

Download แฟ้มนี้ไปลองสั่ง Move ชีทไปวางในแฟ้มของคุณแล้วลอกพื้นที่สีส้มส่วนที่ผมทำ List ไว้ไปวางในชีทอื่น
https://drive.google.com/file/d/1iIa_F3XGiBw92lkC1iuvOVjDEgpXi23m/view?usp=sharing

ปล การสั่ง Move sheet จะทำให้ Range Name ติดไปใช้งานในแฟ้มอื่นได้

คลิกขวาที่ชื่อชีทแล้วสั่ง Move or Copy แล้วเลือกชื่อแฟ้มที่ต้องการวางชีทนี้ลงไป

อย่ากาช่อง Create a copy

 

 

ลบข้อมูลต่างจากลบเซลล์ยังไง

ปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ ใช้ลบข้อมูลในเซลล์

คลิกขวาสั่ง Delete ใช้ลบตัวเซลล์ทิ้ง

บางคนลบข้อมูลในเซลล์ โดยเคาะปุ่ม Space Bar ลงไป...อย่าทำแบบนี้นะครับ เพราะช่องว่างที่ใส่ลงไปแทนนั้นถือเป็นตัวอักษรตัวหนึ่งที่มาแทนที่ข้อความในเซลล์ เซลล์ไม่ได้ว่าง

 

เซลล์ที่ถูกลบข้อมูลทิ้งอย่างแท้จริง ต้องไม่มีอะไรในเซลล์เหลืออยู่เลย

=Len(Cell) ต้องได้ 0

=IsBlank(Cell) ต้องได้ TRUE

 

พอจะกรอกข้อมูลใหม่ลงไปในเซลล์ ให้พิมพ์ทับลงไปในเซลล์ได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาไปลบข้อมูลเก่าทิ้งก่อน 

 

เจอมาหลายคนที่เสียเวลาไปลบข้อมูลทิ้ง แถมวิธีลบใช้คลิกลงไปในข้อความแล้วกดปุ่ม Backspace ไล่ลบตัวอักษรทีละตัว ... ไม่น่าเชื่อครับว่าทำกันแบบนี้ด้วย

 

ที่แย่ที่สุด บางคนใส่เครื่องหมายฝนทอง ' ลงไปแทน เซลล์จะดูว่าว่างเหมือนลบข้อมูลทิ้งแล้ว แต่

=Len(Cell) ได้ 0

=IsBlank(Cell) กลับได้ FALSE

 

คุณใช้ Mouse ลบข้อมูลเป็นไหม 

 

ให้เลือกเซลล์หรือพื้นที่ตารางไว้ก่อนแล้วใช้เมาส์ชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์จะพบเครื่องหมาย + จากนั้นคลิกซ้ายลากย้อนกลับไปทางซ้ายกวาดพื้นที่ที่ต้องการลบทิ้ง

 

 

 

 

สูตรที่มีวงเล็บชั้นเดียว ใส่แค่วงเล็บเปิด พอกด Enter แล้ว Excel จะใส่วงเล็บปิดให้เอง

ถ้าเป็นสูตรเดียวโดดๆ สร้างสูตรแค่นี้ก็พอแล้วกด Enter ได้เลย Excel จะใส่วงเล็บปิดให้เอง เช่น
=sum(A1:A10
=max(A1:A10

แต่ถ้าใช้สูตรซ้อนกันมีวงเล็บหลายชั้นต้องใส่วงเล็บปิดให้ครบเอง เพราะบางครั้ง Excel อาจจับคู่ใส่วงเล็บปิดผิดคู่ให้

วิธีนับคู่วงเล็บ ให้นับวงเล็บเปิดเป็นเลขเพิ่มจาก 1 2 3 พอเจอวงเล็บปิดให้นับเป็นเลขลดจาก 3 2 1 เช่น

((())) 123 321

(()()) 122221

(()) 1221

เริ่มจาก 1 ต้องจบที่ 1

 

Excel จะจับคู่วงเล็บให้เห็นด้วยการใส่สีวงเล็บที่คู่กันด้วยสีเดียวกัน หรือถ้าคลิกที่หน้าหลังวงเล็บในสูตรแล้วใช้ลูกศรบนแป้นพิมพ์เลื่อนผ่านวงเล็บจะเห็นวงเล็บที่คู่กันกระพริบเป็นสีเข้มขึ้นเพื่อบอกว่า "นี่คู่ฉันนะ"

 

เราสามารถเคาะวรรคด้านหลังวงเล็บเปิดและหน้าวงเล็บปิดให้ห่างออกมาจะได้อ่านสูตรได้ง่ายขึ้น หรือจะกดปุ่ม ALT+Enter เพื่อแต่งสูตรให้ขึ้นบันทัดใหม่

 

  

 

องค์ประกอบอะไรบ้างที่ทำให้ VLookup ทำงานแบบจรวจ

ก่อนจะไปมองว่าองค์ประกอบอะไรบ้างที่ทำให้ VLookup ทำงานแบบจรวจ มาหากันว่าทำไมสูตร VLookup หรือสูตรอื่นใดก็ตามจึงทำงานช้า ช้าลง ช้าลงไปเรื่อยๆ

.

สาเหตุสำคัญมาจากจำนวนรายการที่มากขึ้นเรื่อยๆและผู้ใช้สูตรไปอ้างอิงจากทุกรายการตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายการสุดท้ายที่มี ซึ่งในชีทหนึ่งๆสามารถบันทึกรายการได้กว่าล้านรายการ แถมพอเต็มชีทแล้วยังสามารถเก็บเพิ่มในชีทอื่นได้อีก แฟ้มจึงมีขนาดใหญ่ขึ้น และเพื่อทำให้ดึงข้อมูลจากหลายชีท จึงส่งผลทำให้สูตรมีความซับซ้อนมากขึ้น

.

เพื่อแก้ความช้า หลายคนเริ่มฝึกใช้ Power Query ซึ่งสามารถค้นหาข้อมูลได้เร็วมาก แต่กว่าจะจัดระบบให้ Power Query ทำงานก็ต้องเรียนรู้เพิ่มเติม และยังต้องเสียเวลา Refresh ก่อนทุกครั้งจึงจะได้ข้อมูลที่อัปเดทแล้วมาใช้ ต่างจากการใช้สูตรที่จะทำงานใหม่เองโดยอัตโนมัติ

.

แทนที่จะต้องใช้ Power Query ซึ่งสร้างมาเพื่อดึงข้อมูลจากระบบ server แนะนำให้จัดการข้อมูลใน Excel ดังนี้

.

1. วางแผนการแยกแฟ้มเก็บข้อมูลที่ต้องการใช้พร้อมกัน เช่น เก็บข้อมูลรายไตรมาสก็แยกเก็บทีละ 3 เดือนไว้ในแฟ้มเดียวกัน

.

2. สร้างสูตร VLookup ลิงก์ข้อมูลข้ามแฟ้ม ดึงข้อมูลมาจากแฟ้มรายไตรมาสที่ต้องการ

.

3. เมื่อต้องการดึงข้อมูลจากไตรมาสอื่น ให้ใช้คำสั่ง Change Source จากเมนู Data > Workbook Links เปลี่ยนลิงก์เดิมที่ใช้จากแฟ้มเก่าไปเป็นแฟ้มใหม่ที่ต้องการ

.

4. ถ้าแฟ้มมีสูตรเยอะมาก ให้เปลี่ยนระบบการคำนวณจาก Automatic ไปเป็น Manual Calculation เพื่อจัดการเปลี่ยนแปลงตัวแปรทั้งหมดที่ต้องการแก้ไขให้เสร็จก่อน จากนั้นจึงกดปุ่ม F9 เพื่อสั่งคำนวณทีเดียว Excel จะได้ไม่เสียเวลาคำนวณใหม่ทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนไป

.

แนะนำให้เรียนหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ที่เว็บ XLSiam.com

อยากเพิ่มผลงานได้อีกหลายเท่าตัว จะเริ่มจากหัวหน้ายังไงดี

หากหัวหน้าทราบว่าเราสามารถใช้เมนูของ Excel สร้างรายงานได้ทันทีในไม่กี่คลิก งานจะรวดเร็วขึ้นมากครับ เพียงแต่หน้าตารายงานนั้นอาจไม่ตรงใจ ไม่มีสีสรรค์สวยงาม ไม่ได้รายงานที่มีหน้าตาตำแหน่งเซลล์ที่แสดงยอดนั้นยอดนี้ตรงตามที่หัวหน้าอยากได้ โดยเฉพาะคำสั่งบนเมนู Data ที่มีให้เลือกใช้หลายอย่างมาก ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาสร้างสูตรเองแม้แต่น้อย

น่าจะหาทางเชิญหัวหน้ามานั่งเรียน Excel ด้วย ไม่ต้องมาทำก็ได้ ขอเพียงได้เปิดหูเปิดตาว่า Excel ทำอะไรได้บ้าง ยอมรับหน้าตารายงานที่ Excel ทำได้ทันที งานที่เคยต้องรอเป็นวันๆให้ลูกน้องทำ จะสามารถทำได้เสร็จในเวลาเพียงไม่กี่วินาที การทำงานจะเสร็จรวดเร็วขึ้นและใช้เวลาสร้างผลงานได้เพิ่มขึ้นอีกหลายเท่าตัว

ผมเคยจัดอบรม Excel ให้กับ SCG โดยกำหนดให้มานั่งเรียน Excel แบบดูเฉยๆ ไม่ต้องทำตาม เปิดห้องอบม 3 ห้องใหญ่ติดกัน รับผู้เข้าอบรมได้ 300 กว่าคน ซึ่งน่าดีใจมากที่มีผู้บริหารมาเข้าเรียนด้วย ช่วยสร้างแนวทางการใช้ Excel ให้ไปด้วยกัน เวลาสั่งงานหรือใช้งานร่วมกันจะได้เกิดการร่วมมือกันมากขึ้น

บางคนบอกว่าอยากมาเรียนแบบได้ทำตัวอย่างตามไปด้วย ในการอบรมให้กับ SCG นี้มีการอัดวิดีโอไว้ตลอดและแจกแฟ้มตัวอย่าง ซึ่งผู้เข้าเรียนสามารถกลับไปทำตามได้เองที่บ้าน ซึ่งถ้าจะจัดอบรมแบบให้ทำตามไปด้วยคลาสละ 10-15 คนกว่าจะครบทั้ง 300 กว่าคน จะต้องใช้เวลาหลายปีและแพงทีเดียว

 

สนใจชมวิดีโอที่จัดอบรมให้กับ SCG เชิญไปชมได้ที่
https://www.excelexperttraining.com/online/courses/99-excel-sandbox/