แทนที่จะตั้งเป้าหมายว่าอยากมาเรียน Excel ขั้นกลาง ขั้นสูง มาแบ่งตามคนกันดีกว่า

แทนที่จะตั้งเป้าหมายว่าอยากมาเรียน Excel ขั้นกลาง ขั้นสูง ซึ่งผมย้ำไว้เสมอว่าในการทำงานนั้น เรียนทีละขั้นแบบนี้ รอไม่ได้หรอก อะไรที่ต้องใช้ จำเป็นในการทำงาน ต้องรีบเรียน รีบนำมาใช้ให้เป็น ดังนั้นในการจัดอบรม ขอแนะนำให้พิจารณาดังนี้

อาจารย์ที่จะมาสอนมีประสบการณ์ในการทำงานมากน้อยแค่ไหน จะให้ดีกว่านั้นให้ดูปริญญาตรีโทด้วยว่าเรียนมาด้านไหน จากนั้นจึงมองต่อไปว่าสอน Excel มาแล้วกี่ปี เคยสอนที่ไหนมาก่อนบ้าง 

อย่าดูแค่ว่าได้สอนมาหลายแห่ง เคยสอนมาเยอะแยะไปหมด ควรถามอาจารย์เสียหน่อยว่า ได้สอนที่ไหนซ้ำเป็นประจำบ้าง เพราะการสอนที่ดี อาจารย์ที่เก่งย่อมทำให้ได้รับเชิญไปสอนที่เดิมอีก ต่างจากคนที่สอนแล้วไม่ได้รับเชิญให้ไปสอนซ้ำอีกเลย ถ้าเป็นไปได้ลองถามจากคนที่เคยเข้าเรียนมาก่อนว่าเป็นยังไงบ้าง อย่าไปเชื่อคำนิยมที่ชมไว้ในเว็บเพราะเจอแต่คำชมเท่านั้น กับเพราะคนที่ให้คำชมมาอาจถูกล่อให้ชมมาแล้วจะได้ของขวัญกลับไปก็มีอย่างนี้ด้วย

พอเลือกอาจารย์ให้ตรงกับกลุ่มผู้เรียนแล้ว คราวนี้ก็มาจัดกลุ่มผู้เข้าเรียน โดยดูจากงานที่ทำอยู่ว่าเป็นงานอะไร ลักษณะงานที่ทำต้องใช้ Excel แบบไหนบ้าง โดยไม่จำเป็นต้องเลือกกลุ่มจากงานบัญชีเหมือนกันหรืองานขายเหมือนกัน แต่ให้ดูว่าใช้ Excel แบบนี้เหมือนกันไหม

1. กลุ่มพนักงานทำหน้าที่กรอกข้อมูลหรือสร้างสูตรดึงข้อมูลโดยใช้แฟ้มที่คนอื่นสร้าง
2. กลุ่มพนักงานที่ต้องสร้างแฟ้มขึ้นมาใช้เอง ทำรายงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลจำนวนมาก
3. กลุ่มพนักงานที่ทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหาร เกี่ยวข้องกับงานวางแผนตัดสินใจ
4. กลุ่มพนักงานระดับหัวหน้า ผู้บริหาร
5. กลุ่มพนักงานที่ทำหน้าที่สร้างงานให้ผู้อื่นใช้
   

ในแต่ละกลุ่มควรเลือกพนักงานที่มีความสามารถใช้ Excel พอๆกัน มีประสบการณ์ทำงานมานานพอๆกัน จะได้เรียนไปด้วยกันได้สนุก

จากนั้นจึงกำหนดเนื้อหาที่อยากเรียนกันโดยไม่ต้องบอกหัวข้อ Excel มาหรอกว่ามีอะไรบ้าง แต่ให้ระบุมาว่าต้องการจะนำ Excel ไปใช้ทำอะไร ต้องการให้แก้ปัญหาอะไร จะให้อัตโนมัติถึงขั้นไหน ซึ่งถ้าเป็นเรื่องที่ต้องใช้พื้นฐาน Excel เยอะหน่อย จำนวนคนที่เข้าอบรมก็ควรลดลงตามและขยายระยะเวลาเรียนให้นานขึ้น ซึ่งผมถือหลักว่าจะไม่เร่งรีบสอน แต่จะสอนช้าหรือเร็วตามความสามารถของผู้เรียนเป็นหลัก ถ้าระยะเวลาเรียนไม่พอก็ขอให้นัดมาเรียนเพิ่มทีหลัง

จะเรียน Excel ให้เกิดประโยชน์เต็มที่ ประสบการณ์ในการทำงานสำคัญมากจริงหรือ

ผมเคยเจอคำติชมในใบประเมินผลหลังการอบรมเขียนมาว่า เรื่องที่เรียนไปนั้นไม่เห็นจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนเลย ทั้งๆที่ผลการประเมินจากคนอื่นบอกว่า สอนได้ดีมาก

ในการจัดอบรม Excel ที่ดี ประสบการณ์ในการทำงานที่ว่านี้ไม่ใช่แค่ประสบการณ์ของอาจารย์ที่สอน Excel เท่านั้น แต่ยังขึ้นกับประสบการณ์ในการทำงานของผู้เข้าเรียน Excel ด้วยครับ ที่น่าคิดไปกว่านั้น ต่อให้ทำงานมานานหลายปี ยังไม่ได้ช่วยทำให้ได้ประโยชน์จากการเรียน Excel นักหรอก

คนที่จะได้รับประโยชน์จากการเรียน Excel ได้อย่างเต็มที่ ต้องเคยผ่านร้อนผ่านหนาว เคยลองผิดลองถูกในการนำ Excel มาช่วยในการทำงาน

หากไม่เคยใช้ Excel มาก่อนหรือไม่เคยเรียนกับใครมาก่อน จะมองไม่ออกว่าวิธีการที่ได้เรียนไปนั้นดีกว่าวิธีการทั่วไปยังไง

ถ้าทั้งลูกศิษย์และอาจารย์มีครบทั้ง 2 อย่าง "ทั้งงานที่เคยทำและเคยทำด้วย Excel" แค่เอ่ยปากนิดเดียวก็จะทราบว่ากำลังอยากจะได้อะไร ไม่ต้องมาเสียเวลาต่อความยาวสาวความยืด

แว้บแรกที่เปิดแฟ้มขึ้นมา ดูตรงไหนว่าแฟ้มนั้นการคำนวณผิดพลาดแล้ว

 

ให้สังเกตที่มุมซ้ายล่างสุดของจอว่ามีคำเตือน Circular ไหม ผมเจอบ่อยมากในแฟ้มของลูกศิษย์ พอถามว่าทราบไหมว่าคำเตือนนี้แปลว่าอะไร ก็ตอบว่าไม่ทราบกันทั้งนั้น

คำเตือนนี้แสดงว่าในแฟ้มนั้นมีบางเซลล์หรือหลายเซลล์มีการคำนวณไม่สมบูรณ์ ไม่สามารถคำนวณหาคำตอบสุดท้ายได้ เพราะมีการสร้างสูตรที่อ้างอิงแบบวงกลม ซึ่งเจอบ่อยมากในแฟ้มมรดกที่รับต่อมาใช้กัน พอแก้ไปแก้มาอาจเผลอเอาค่านั้นไปคำนวณซ้ำอีกในวงจรของการคำนวณเดิมที่ใช้คำนวณหาค่านั้นมาให้นั่นเอง

หรืออีกนัยหนึ่ง Circular Calculation นี้เกิดจากการสร้างสูตรแบบ Circular References ขอยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น ในเซลล์ A1 สร้างสูตร =A1+1 ลงไป พอ A1 บวกหนึ่งได้แล้วก็จะเอาไปคำนวณซ้ำใน A1

นอกจากเผลอแล้วสูตรที่คำนวณซ้ำยังจำเป็นต้องใช้กันในหลายงาน เช่น พอคำนวณหาต้นทุนได้แล้วก็เอาต้นทุนไปเฉลี่ยแล้วบวกกลับเข้าไปเป็นต้นทุนของสินค้าตัวเดิมอีก หรือในงานหา cashflow ที่เอาดอกเบี้ยจ่ายไปเพิ่มใน cash outflow ทำให้เงินขาดเพิ่ม ส่งผลให้ต้องกู้เพิ่ม พอยอดเงินกู้เพิ่มก็ทำให้ดอกเบี้ยจ่ายเพิ่ม ซึ่งเป็นผลย้อนกลับไปทำให้ Excel คิดซ้ำ ซึ่งถ้าแก้ไม่เป็น ตัวเลขที่ได้นั้นยังไม่ใช่ผลลัพธ์สุดท้ายที่ควรเป็น

การแก้ไขโรคนี้ยากมากถ้าไม่รีบไปหาหมอแล้วปล่อยให้ยังใช้แฟ้มนั้นอีก สร้างสูตรต่อไปเรื่อยๆ พอเจอคำเตือนนี้ต้องรีบตรวจหาว่าตำแหน่งเซลล์ K6 ที่เขียนต่อท้าย Circular References : K6 นั้นสร้างสูตรผิดไว้หรือเปล่า ลองลบสูตรในเซลล์ทิ้ง ถ้าพบคำเตือนที่เซลล์อื่นอีกก็ตามไปลบสูตรในเซลล์นั้นทิ้งอีก ลบ ลบ ลบ ลบ ลบๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ ไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบว่าลบสูตรตรงเซลล์นั้นแล้วไม่มีคำเตือนนี้อีก บางทีไม่ใช่แค่ลบเซลล์หลายๆเซลล์ แต่ต้องลบทั้งตาราง ลบทั้งชีททิ้งทีเดียวครับ กว่าจะพบว่ามีสูตรเจ้าปัญหาใช้อยู่ในพื้นที่ซึ่งเพิ่งถูกลบทิ้งนั้น จากนั้นก็ต้องสร้างสูตรใหม่

แต่ถ้าพบว่าสูตรต้นตอนั้นเป็นสูตรที่ตั้งใจทำไว้เพื่อใช้คำนวณแบบวงกลมที่จำเป็น ก็มีทางแก้อีกทางหนึ่งโดยไปกาช่อง Enable Iterative Calculation ใน Excel Options > Formulas คำเตือนนี้ก็จะหายไปแต่เปลี่ยนไปเป็นคำว่า Calculate ค้างไว้แทน

ผมอธิบายไว้ในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel เข้าเรียนออนไลน์ได้ฟรี 1 ปี โดยไปสมัครและเข้าเรียนที่เว็บ XLSiam.com

ดูคลิปที่ https://vimeo.com/532818447

 

 

 

 

 

 

 

 

FAIL FAIL FAIL สอนได้ไม่ดี สอนไม่ได้ดั่งใจ

ผมเริ่มชีวิตการสอน Excel มาตั้งแต่ปี 39 ไม่ใช่ปี 2039 นะครับ ปีพ.ศ. 2539 โน่นแหละ เริ่มสอนที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) กับไปสอนในบริษัทนั้นบริษัทนี้ กว่า 28 ปีที่มีอาชีพนี้ มีหลายเรื่องที่อยากจำ หลายครั้งที่อยากลืม

• สอนเกินเวลา ปล่อยผู้เข้าอบรมกลับบ้านสองทุ่มในวันแรกที่เริ่มสอน เพราะความอยากให้จึงสอนเยอะแยะไปหมด สอนช้าๆตามใจผู้เข้าเรียน เนื้อหายากไป เนื้อหาที่เตรียมไว้บานปลาย ไม่สามารถสอนได้ครบตามที่ตั้งใจไว้ ถูกประเมินการสอนว่าใช้ไม่ได้ เป็นบทเรียนที่ได้มาจากครั้งแรกๆ
  
  
• มาสาย ไม่ใช่ผมมาสายหรอกครับ ปกติผมจะไปถึงก่อนแต่เช้า บางครั้งผมไปถึงก่อนบริษัทเปิดประตูด้วยซ้ำไป แต่ที่มาสายคือผู้เข้าอบรม คนที่ติดต่อเชิญผมให้มาสอนก็มาสายด้วย ยังไม่ได้จัดห้องอบรมให้พร้อม มาเสียเวลาจัดห้อง เตรียมเครื่องคอมลอกแฟ้มตัวอย่างลงเครื่องผู้เข้าเรียน ทั้งๆที่ผมส่งอีเมลแนบแฟ้มไปให้แล้วก็ไม่เตรียมกัน
  
  
• ทำตัวอย่างไม่น่าสนใจ ยากไป ยาวไป น้อยไป เรื่องนี้ลูกศิษย์เตือนผมว่าอย่าทำแบบอาจารย์คนนั้นนะ บอกผมว่าอาจารย์คนนั้นเขาเตรียมตัวอย่างไว่สอนแค่ตัวอย่างเดียวเพื่อใช้สอน 3 วัน แต่เป็นตัวอย่างที่ไม่น่าสนใจ พอเห็นก็ไม่อยากเรียนแล้ว สมองปิดตายตั้งแต่ชั่วโมงแรก แนะนำผมว่าควรทำตัวอย่างสั้นๆง่ายๆเยอะๆ (ลูกศิษย์คนนี้เป็นผู้อำนายการฝ่ายคอมพิวเตอร์ของการไฟฟ้านครหลวง)
  
  
• ไมค์ไม่ไร้สาย ห้องอบรมบางแห่งไม่ได้จัดเตรียมไมค์ติดปกเสื้อแบบไร้สายไว้ให้ แต่ให้ใช้ไมค์ตั้งโต๊ะ จะเดินไปไหนก็ไม่ได้ เวลาสอนลำบากมากต้องก้มๆเงยๆ แทนที่จะใช้สองมือไว้จับแป้นพิมพ์กับเมาส์กลับต้องมาจับไมค์แทน บางแห่งไม่มีไมค์ติดปกเสื้อแต่เป็นไมค์แบบสวมศรีษะที่มีไมค์ยื่นมารับเสียงที่ปาก ได้ยินเสียงหายใจไปด้วย ไมค์คุณภาพไมค์ไม่ดี เสียงก้อง ขนาดผมเตรียมไมค์ไร้สายไปเองก็ยังไม่มีระบบเสียงในห้องไว้รองรับ
  
  
• จัดโต๊ะที่เดินเข้ายาก ที่ว่ายากนั้นไม่ใช่ยากสำหรับผู้เรียน แต่ยากสำหรับอาจารย์ ตั้งโต๊ะเรียนแบบไม่ได้เปิดทางให้อาจารย์สามารถเดินเข้าไปช่วยได้ถึงหน้าจอของผู้เรียน หมดสิทธิ์ที่อาจารย์จะเข้าไปช่วย
  
  
• ห้องทั้งยาวทั้งแคบ คนที่นั่งหลังห้องจะมองภาพตัวอย่างบนจอหน้าห้องยากมาก
  
  
• นึกว่าเก่งแล้วเลยมาทีหลัง ไม่ใช่แค่มาสายกี่ชั่วโมง แต่มาเข้าเรียนวันหลังไปเลย พอเรียนไปได้หน่อยก็ตามเนื้อหาไม่ทัน แล้วไม่ยอมมานั่งเรียนต่อ ออกจากห้องไปโดยไม่แจ้งให้ทราบทำให้ต้องเสียเวลารอกัน บางคนไม่ว่างแล้วส่งเลขาที่ไม่เคยใช้ Excel มาเข้าเรียนแทน
  
  
• คนเดียวล้มทั้งกระดาน เรื่องนี้เกิดกับอาจารย์ท่านอื่น ผู้เข้าเรียนขาดพื้นฐาน ไม่สามารถตามเนื้อหาได้ทัน พออาจารย์จะสอนต่อขึ้นเรื่องใหม่ก็ยกมือให้สอนซ้ำอีก ไม่ยอมให้สอนต่อท่าเดียว ผมเคยเจอแบบนี้เหมือนกัน ต้องกระซิบบอกให้เลือกเอาว่าจะเอาเงินคืน ถอนตัว หรือจะนั่งเรียนเฉยๆ ดูอย่างเดียวไม่ต้องทำตาม บางคนพิมพ์อะไรก็ไม่รู้ พอไปดูที่โต๊ะก็บอกว่ากำลังทำเนื้อหาเตรียมไว้สอนเพื่อนๆต่อ เพราะหัวหน้าสั่งมาว่าให้กลับไปสอนคนอื่นด้วย
  
  
• ผู้เข้าเรียนใช้ Excel คนละเวิอร์ชั่น เมนูไม่เหมือนกัน บางคนใช้เมนูไทย หรือไม่ได้ใช้ Windows แต่ใช้เครื่องแอปเปิล บางเครื่องใช้หน้าจอความละเอียดน้อยหรือตั้งฟอนต์ตัวใหญ่ๆ ทำให้มีเนื้อที่บนจอเห็นเมนูได้น้อยลง เวลาเรียนก็จะมองหาเมนูตามอาจารย์ไม่เจอ
  
  
• มีปัญหาแล้วไม่บอก มาบอกก็ต้องเสียเวลาของทั้งห้อง บางตัวอย่างที่มีหลายขั้นตอน ต้องใช้เวลานานกว่าจะเสร็จ เจอบ่อยๆว่าพอทำไม่ได้ก็ไม่ยอมยกมือบอกตั้งแต่แรก มาบอกตอนที่ทนไม่ได้นั่นแหละ ต้องเสียเวลามาแก้ปัญหาสอนย้อนหลัง เรื่องนี้เป็นปัญหาประจำ ผมต้องบอกตั้งแต่เริ่มสอนเลยว่า อย่าเกรงใจกัน ถ้าเข้าใจให้พยักหน้าตามไปด้วย ถ้าไม่เข้าใจ ฟังผมแล้วไม่รู้เรื่องให้รีบยกมือขึ้นบอกกันได้เลย
  
  

"Excel ดีกว่า Power BI ตรงไหน" ChatGPT ตอบได้ตรงใจกว่า Copilot ?

 

Excel ดีกว่า Power BI ตรงไหน

.

++++++++++++++++++++++++++++++

.

คำตอบจาก Copilot

.

Excel และ Power BI เป็นเครื่องมือที่มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล แต่มีจุดเด่นที่แตกต่างกันไปตามการใช้งาน:

.

>>> จุดเด่นของ Excel

.

การคำนวณและฟังก์ชัน: Excel มีฟังก์ชันการคำนวณที่หลากหลายและยืดหยุ่น เหมาะสำหรับการคำนวณทางคณิตศาสตร์และสถิติ

.

การจัดการข้อมูล: Excel สามารถจัดการข้อมูลในรูปแบบตารางได้ดี และมีเครื่องมือในการกรองและจัดเรียงข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

.

การสร้างกราฟและแผนภูมิ: Excel มีความสามารถในการสร้างกราฟและแผนภูมิที่หลากหลายและปรับแต่งได้ตามต้องการ

.

การใช้งานทั่วไป: Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายและเป็นที่รู้จักกันดีในวงกว้าง ทำให้มีการเรียนรู้และใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

.

>>> จุดเด่นของ Power BI

.

การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง: Power BI มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนและสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลหลายแหล่งได้อย่างรวดเร็ว

.

การสร้างรายงานและ Dashboard: Power BI สามารถสร้างรายงานและ Dashboard ที่มีความสวยงามและอินเตอร์แอคทีฟได้ง่าย

.

การทำงานร่วมกัน: Power BI อำนวยความสะดวกในการแชร์ข้อมูลและรายงานให้กับทีมงานได้แบบเรียลไทม์

.

การอัปเดตข้อมูลอัตโนมัติ: Power BI สามารถอัปเดตข้อมูลอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล

.

ทั้งนี้ การเลือกใช้เครื่องมือใดขึ้นอยู่กับความต้องการและลักษณะงานของคุณ หากต้องการการคำนวณและการจัดการข้อมูลที่ง่ายและรวดเร็ว Excel อาจเป็นตัวเลือกที่ดี แต่หากต้องการการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงและการสร้างรายงานที่มีความสวยงาม Power BI จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า

.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++

.

ChatGPT ตอบเป็นอังกฤษว่า

.

Excel and Power BI are both powerful tools, but they serve different purposes and have their strengths. 

 

Here's a comparison of where Excel might be considered better than Power BI:

.

Data Manipulation Flexibility:

.

Excel allows for more straightforward ad-hoc data manipulation and calculations directly within the spreadsheet. You can create complex formulas and models without having to load your data into a specific data model, as required in Power BI.

.

User-Friendliness:

.

For many users, especially those familiar with spreadsheets, Excel's interface is more intuitive. Many find it easier to create and format reports, perform data analysis, and create visualizations without a steep learning curve.

.

Integration with Other Office Tools:

.

Excel seamlessly integrates with other Microsoft Office applications, making it easy to share and collaborate on documents. Many users already have a workflow involving Word, PowerPoint, or Outlook, which complements their use of Excel.

.

Ad-Hoc Reporting:

.

Excel is highly suitable for quick and on-the-fly reporting and analysis. If a user needs to analyze data in real time or conduct one-off calculations, Excel provides the immediacy that might be cumbersome in Power BI.

.

Cost-Effective for Small Data Sets:

.

For small to medium-sized datasets, many businesses find that using Excel is more cost-effective than investing in Power BI, which may require additional resources and training.

.

Familiarity and Accessibility:

.

Excel is widely used and understood, making it accessible to a broader range of people, including those without a strong background in data analysis. Many organizations already have a strong culture of Excel use, which eases adaptation.

.

>>> While Excel is advantageous in these areas, it's important to note that Power BI excels in:

.

Handling large datasets

.

Advanced analytics capabilities

.

Creating powerful dashboards with real-time data processing

.

Better collaboration features for larger teams

.

Ultimately, the choice between Excel and Power BI will depend on specific business needs, data size, user expertise, and reporting requirements.

.

ก่อนข้ามขั้นไปเรียนขั้นสูง มีหลายอย่างที่คุณไม่รู้ว่ายังมีอีก เพื่อทำให้แฟ้มใช้งานง่ายทั้งตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงาน

ก่อนข้ามขั้นไปเรียนขั้นสูง มีหลายอย่างที่คุณไม่รู้ว่ายังมีอีก
เพื่อทำให้แฟ้มใช้งานง่ายทั้งตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงาน

1. แยกพื้นที่ตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางที่ใช้สร้างสูตรหรือทำรายงาน โดยใช้สีฟอนต์ให้เห็นแตกต่างกันชัดเจน

2. อย่าใส่ตัวเลขค่าคงที่ไว้ในสูตร แต่ให้ลิงก์ค่ามาจากเซลล์รับตัวแปรแทน

3. จัดเตรียมตารางหรือเซลล์ที่ไว้กรอกค่าใหม่ให้สามารถกรอกรับค่าใหม่ได้เท่านั้น โดยสั่ง Format Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ทิ้ง แล้วสั่ง Protect Sheet

4. ให้ใช้ Range Name ช่วยในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์หรือพื้นที่ตารางแทนการอ้างอิงโดยตรง จะทำให้ค้นหาพื้นที่ตารางได้ง่ายว่ามีที่มาจากตรงไหน และยังทำให้สูตรมีความหมายในตัวเอง

5. ตั้งชื่อให้กับสูตร (Formula Name) เพื่อทำให้สูตรมีความหมายในตัวเองว่าทำหน้าที่อะไร โดยลอกสูตรที่ใช้อยู่และใส่ $ แบบ Absolute ไว้ก่อนแล้วไปตั้งชื่อที่เมนู Formula > Name manager > New เวลาจะแก้ไขสูตรก็ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาว่าสร้างสูตรไว้ที่เซลล์ไหน แต่สามารถแก้ไขได้ที่ Name Manager ได้เลย

6. ตั้งชื่อให้กับค่าคงที่หรือข้อความยาวๆเช่นชื่อบริษัท ให้เป็นชื่อที่สั้นลง (Constant Name) โดยตั้งชื่อที่เมนู Formula > Name manager > New เวลาจะแก้ไขข้อความหรือค่าใดๆที่ใช้ก็ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาว่าสร้างไว้ที่เซลล์ไหน แต่สามารถแก้ไขได้ที่ Name Manager ได้เลย

7. ชื่อที่ตั้งไว้นี้เมื่อนำไปใช้ร่วมกับ VBA จะช่วยทำให้รหัสสั้นลงและช่วยทำให้รหัส VBA ยังทำงานได้เสมอโดยไม่ต้องห่วงว่ามีการโยกย้ายเซลล์หรือเปลี่ยนชื่อชีทชื่อแฟ้มให้ต่างไปจากเดิม

เรื่องเหล่านี้เป็นเนื้อหาในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ
Excel และหลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงานลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA+Macro ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ได้ที่เว็บ XLSiam.com
 

 

 

 

แนวทางการสร้าง Dynamic Reports & Dashboards สำหรับผู้บริหาร

แนวทางการสร้าง Dynamic Reports & Dashboards สำหรับผู้บริหาร
.
1. ต้องทำให้ง่ายต่อการใช้งาน คำนึงไว้เสมอว่าผู้บริหารใช้ Excel ไม่เป็น รายงานที่นำเสนอผ่านหน้าจอโน้ตบุ้คหรือจอขนาดเล็ก ต้องเตรียมไว้ให้หัวหน้าปรับเปลี่ยนเงื่อนไขได้เอง ไม่ใช่ทำไว้เพื่อให้ดูบนหน้าจออย่างเดียว
.
2. หลีกเลี่ยงไม่นำฐานข้อมูลทั้งหมดทุกรายการตั้งแต่รายการแรกจนสุดท้ายมาใช้ในการคำนวณ โดยให้เริ่มจากการใช้ Filter หรือ Query คัดเลือก กรอง ตัดข้อมูลทิ้งให้เหลือเท่าที่จำเป็นก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องของช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องให้เลือกนำมาใช้เฉพาะช่วงที่ต้องการเท่านั้น แล้วจึงลอกข้อมูลที่กรองแล้วนำไปคำนวณต่อ
.
3. ควรจัดกลุ่มรายการเป็นกลุ่มย่อยตามที่คิดว่าจะมีประโยชน์ในการเปรียบเทียบ เช่น จัดกลุ่มลูกค้าตามอายุ เพศ หรือรายได้ จัดกลุ่มสาขาตามพื้นที่หรือถนนสายสำคัญ จัดกลุ่มสินค้าตามประเภทการซื้อทาง online หรือซื้อจากหน้าร้าน จัดกลุ่มตามระยะเวลาตามรายไตรมาสหรือช่วงที่วางตลาดสินค้าใหม่ โดยสร้าง help column ปรับเพิ่มชื่อกลุ่มในตัวฐานข้อมูลแต่ละรายการไว้ตั้งแต่ต้นทางเลย จะง่ายกว่าการใช้สูตรมาจัดกลุ่มในตอนหลัง
.
4. หน้าตารายงานต้องไม่ซับซ้อน และสามารถนำไปใช้สร้างกราฟหรือใช้ในการคำนวณต่อได้ทันที แต่ถ้าผู้บริหารต้องการหน้าตารายงานอย่างไรก็ต้องเตรียมไว้ให้ด้วย ซึ่งการสร้างสูตรเองจะสามารถสร้างหน้าตารายงานได้ตรงกับความต้องการได้มากกว่ารายงานที่สร้างจาก Pivot Table ซึ่งแม้จะใช้สร้างรายงานได้ง่ายแต่ยากมากหากต้องการดัดแปลงในภายหลัง
.
5. อย่าเบียดรายงานทุกอย่างไว้ในหน้าจอเดียวหรือชีทเดียว แต่ให้แยกรายงานไว้ในชีทของแต่ละเรื่อง และใช้ Conditional Format ช่วยชี้ตำแหน่งรายการสำคัญให้เห็นชัดเจน
.

 *** FREE ***
เชิญสมัครเรียน Excel ออนไลน์ 10+1 หลักสูตร ฟรี 1 ปี

คลิกที่ลิงก์นี้เพื่อดูรายละเอียดและสมัคร
https://xlsiam.com/membership/free1year/

เข้าเรียนได้ทุกที่ทุกเวลาที่สะดวกโดยไปที่เมนู Dashboard ที่เว็บ XLSiam.com

แชร์ต่อได้ตามสบายครับ

 

 

 

 

 

ทำรายงานหน้าตายังไงให้หัวหน้าดู ถ้ามีสินค้า 100 อย่าง พนงขาย 300 คน สาขา 200 แห่ง

เคยมีผู้บริหารระดับ Regional Director มาเรียนแบบตัวต่อตัวกับผม ยกหน้าจอโน้ตบุ้ค เปิดหน้ารายงานที่ลูกน้องในตปททำด้วย PivotTable แสดงยอดขายทั้งโลกมาให้ดู พอจะทายใจหัวหน้าได้ไหมครับว่า ปัญหาแรกสุดที่อยากให้ผมช่วยคืออะไร

ปัญหาที่มาให้ผมช่วย

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

หาตัวเลขที่ต้องการไม่เจอว่าอยู่ตรงไหน

 

ถ้าจะใช้ Pivot และข้อมูลมีการแบ่งตามที่บอกมา จะสร้างตาราง Pivot หลายตารางใช้หลายชีท ไม่ยำทุกอย่างในชีทเดียว และจะไม่ใส่ทุกเรื่องไว้ด้านเดียวของ row field/column field

 

ให้ใช้ช่อง Page ควบคุมแต่ละตารางตามรายสาขา รายสืนค้า รายปักษ์ รายวัน เช่น ตารางแรกเลือกแสดงตามสาขาหนึ่งๆว่าพนงชื่ออะไรขายสินค้าอะไรบ้างได้เท่าไร

 

อีกตารางให้ใช้ Page แสดงสินค้าหนึ่งๆว่าพนักงานชื่ออะไรบ้างขายที่สาขาอะไรได้เท่าไร

 

อย่างไรก็ตามทำแบบนี้สอบตกเพราะตัวเลือกมีเยอะมาก คลิกช่อง filter/Slicer เหนื่อยแน่กว่าจะพบตัวเลขที่อยากทราบ

 

PivotTable จะขยายตัวล้นหน้าจอแน่นอน

 

$ เป็นสิ่งที่ต้องใช้ในการสร้างสูตร ทราบไหมว่าสูตรที่ไม่ใส่ $ ดีกว่าสูตรที่ใส่ $ ยังไง

$ เป็นสิ่งที่ต้องใช้ในการสร้างสูตร ทราบไหมว่าสูตรที่ไม่ใส่ $ ดีกว่าสูตรที่ใส่ $ ยังไง

ลองคิดกันครับ เอาง่ายๆจากภาพนี้แหละ ช่วยกันคิดว่าจะใด้ประโยชน์ยังไงบ้าง ทำให้เวลาสร้างงานจะปล่อยไว้ไม่ต้องใส่ $

ประโยชน์หนึ่งที่ดีมากช่วยในการสร้างงานที่มีหน้าตาต่างไปจากเดิมหลายๆแบบ สามารถสร้างในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นได้ง่ายมากจากสูตรที่ไม่ใส่ $ นั่นคือ ให้ลอก B2:D2 ที่เป็นตารางทั้งหมดที่เกี่ยวช้องกับสูตรและเซลล์สูตรไปวางที่ไหนตรงไหนได้เสมอ จากนั้นจึงค่อยจัดหน้าตาตารางตามต้องการให้แน่นอนก่อนว่าจะวางอะไรไว้ตรงไหน พอชัดเจนแล้วจึงค่อยคิดใส่ $ ให้เหมาะ

แต่ถ้ารีบร้อนไปใส่ตั้งแต่ตอนสร้างสูตรเลย พอลอกไปวางที่อื่นสูตรจะยังคงทำงานตามแนว $ ที่ควบคุมไว้ ทำให้ไม่สามารถจัดหน้าตาตารางใหม่หรือไม่ก้อต้องแก้สูตรตาม

กรณีลอกไปวางในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น ถ้าใส่ $ ไว้จะต้องวางที่ตำแหน่งเดิมเสมอ หมดสิทธ์วางตรงไหนก้อได้อีกต่อไป

ติดตามดูคลิปในหลักสูตร Dynamic Report ที่เปิดให้เรียนออนไลน์ฟรีที่เวป xlsiam.com

 

 

 

 

 

 

 

VLookup/XLookup Step by Step มือเก่ามีขั้นตอนอะไรต่างจากมือใหม่บ้างก่อนสร้างสูตร

VLookup/XLookup Step by Step
มือเก่ามีขั้นตอนอะไรต่างจากมือใหม่บ้างก่อนสร้างสูตร

1.ต้องมั่นใจก่อนว่าไม่มีรายการซ้ำโดยใช้สูตร Countif มาช่วยนับ เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่ต้องการมีเพียงรายการเดียวเท่านั้น หากพบว่ามีหลายรายการที่ใช้รหัสเดียวกันต้องหาว่ามีข้อมูลในรายการนั้นส่วนใดบ้างที่ต่างกัน เช่น รหัสใบสั่งซื้ออาจมีรายการชื่อสินค้าหลายตัวต่างกันไป หากจะใช้คำสั่ง Remove Duplicate ต้องใช้เงื่อนไขให้ตัดเฉพาะรายการที่ซ้ำกันทุกอย่างทิ้ง ห้ามตัดทิ้งแค่มีรห้สซ้ำกันเท่านั้น

2. หากต้องการหารายการซ้ำ ให้สร้าง help column เพิ่มโดยนำรหัสมาเชื่อมต่อกับชื่อสินค้าหรือส่วนของข้อมูลที่ต่างกันเพื่อทำให้เกิดรห้สใหม่ที่ไม่ซ้ำ โดยใช้เครื่องหมาย & มาเชื่อมข้อมูลในเซลล์มาต่อกัน หากไม่ต้องการสร้าง help column ลงไปในตารางซึ่งจะทำให้ตารางใหญ่ขึ้น ต้องเรียนรู้การใช้สูตร Index ที่ทำงานแบบอาเรย์หรือต้องพึ่งสูตร Filter/XLookup ซึ่งมีใน Excel รุ่นใหม่เท่านั้น

3. เลิกกรอกรหัสหรือข้อมูลที่ใช้ค้นหาเองแต่ให้ใช้ Data Validation แบบ List ช่วยสร้างช่องที่มีปุ่มให้เลือกแสดงรหัสที่มีอยู่ โดยลิงก์รายชื่อรห้สที่ไม่ซ้ำมาใช้

4. ให้ใช้คำสั่ง Data Advanced แบบ Unique เพื่อสรุปรห้สที่ไม่ซ้ำ หรือใช้สูตร Unique ใน Excel รุ่นใหม่

5. ถ้าตารางข้อมูลมีขนาดใหญ่ ให้ตั้งชื่อ Range name ให้กับพื้นที่นั้น แล้วกดปุ่ม F3 ดึงชื่อมาใส่ลงไปในสูตร จะช่วยลดเวลาในการสร้างสูตรและทำให้การอ้างอิงข้ามชีทข้ามแฟมทำได้ง่ายมาก

6. ถ้าตารางมีขนาดไม่แน่นอนให้ใช้สูตร Offset ช่วยในการกำหนดขนาดพื้นที่ โดยเลือกใช้พื้นที่เท่าที่จำเป็นต้องใช้ในการค้นหาข้อมูลเท่านั้น อย่านำทุกรายการตั้งแต่รายการแรกมาใช้เพราะคำนวณนานมาก หลีกเลี่ยงการเปลี่ยนตารางข้อมูลขนาดใหญ่ไปเป็น Table เพราะจะใช้ทุกรายการทั้งหมดเสมอและเสี่ยงมากที่ชื่อตารางแบบ Table name ที่อ้างอิงไว้ในสูตรจะหายไปเมื่อใช้คำสั่ง Convert to normal range

7. พอถึงขั้นตอนจะสร้างสูตรให้พิมพ์สูตร vlookup xlookup หรือสูตรใดๆด้วยตัวอักษรตัวเล็กเสมอ พอใส่วงเล็บครบแล้วกด Enter จะพบว่าสูตรกลายเป็นตัวใหญ่แสดงว่าสะกดถูกต้อง

ทั้งหมดนี้ผมทำคลิปให้เรียนออนไลน์ฟรีในหลักสูตร Excel Expert Data Management สมัครเรียนได้ที่เว็บ XLSiam.com

 

 

 

 

 

 

 

  

ขอต้อนรับลูกศิษย์เรียนฟรีออนไลน์ที่ XLSiam.com ทั้ง 1,691 คนครับ

ผมเปิดเว็บ XLSiam.com ให้เริ่มเรียนออนไลน์ ฟรี ตั้งแต่ 13 มิถุนายน 2567 จนถึงวันนี้มีผู้สมัครเข้ามาเรียนจำนวน 1,691 คน ความดีใจนี้เหนือกว่าเงินทองรายได้อย่างเปรียบเทียบกันไม่ได้เลย เนื้อหาที่ทำไว้จะได้เกิดประโยชน์มากขึ้น ดีกว่าจะเก็บไว้แล้วไม่ได้อะไรเลย

 

เนื้อหาที่เตรียมไว้ ผมเชื่อว่าตรงกับการใช้งานทุกขั้น ตั้งแต่ระดับงานทั่วไป จนถึงงานวางแผนตัดสินใจ ซึ่งแนะนำให้เริ่มเรียนจากหลักสูตร Fast and Easy ก่อน จากนั้นจะไปเรียนหลักสูตรอะไรก็ได้ตามสบาย หากต้องการเรียนหัวข้อเรื่องอะไรก็สามารถใช้ Search ค้นหาคลิปที่อยากเรียนได้ด้วย ซึ่งเว็บ XLSiam.com นี้มีระบบค้นหาที่ดีมาก ไม่เคยเห็นเว็บเรียนออนไลน์ที่อื่นมีระบบแบบนี้

แม้การสมัครเรียนจะเปิดให้เรียนได้ 1 ปีก็ตาม แต่พอครบปีแล้วขอเพียงเข้ามาสมัครใหม่ก็จะเข้าเรียนได้ต่อไปได้เรื่อยๆ อย่างไรก็ตามขอแนะนำให้พยายามเข้าเรียนวันละนิดไปเรื่อยๆ รีบเรียนให้ครบทั้งหมดโดยเร็วที่สุด เพราะความไม่แน่นอนคือความแน่นอน ผมไม่แน่ใจเหมือนกันว่าอนาคตจะมีเหตุการณ์อะไรทำให้เว็บนี้หายตัวไปหรือเปล่า ซึ่งผมจะพยายามเปิดเว็บนี้ต่อไปเรื่อยๆเท่าที่ผมยังทำได้

เพื่อทำให้เกิดประโยชน์มากขึ้น ขอรบกวนช่วยแนะนำเพื่อนๆและคนที่รู้จัก มาสมัครเรียนออนไลน์กันได้ตามสบายครับ

*** FREE ***
เชิญสมัครเรียน Excel ออนไลน์ 10+1 หลักสูตร ฟรี 1 ปี

คลิกที่ลิงก์นี้เพื่อดูรายละเอียดและสมัคร
https://xlsiam.com/membership/free1year/

เข้าเรียนได้ทุกที่ทุกเวลาที่สะดวกโดยไปที่เมนู Dashboard ที่เว็บ XLSiam.com

แฟ้ม Excel ที่คุณสร้างขึ้น Copyright เป็นของใครตามกฎหมาย

🥳 ได้รับของขวัญปีใหม่แล้วใช่ไหมครับ

โพสต์ช่วงที่ผ่านมา ผมพยายามเน้นเรื่องสิทธิ์ในแฟ้มที่คุณเป็นคนสร้างขึ้น เราควรหาทางปกป้องรักษาแฟ้มนั้นซึ่งถือเป็นทรัพย์สินทางปัญญา ไม่ให้ใครเอาไปใช้ง่ายๆ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าควรรับทราบถึงความยากว่ากว่าจะสร้างแฟ้ม หาทางสร้างรายงานมาให้ใช้กันนั้น พนักงานต้องคิด ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากแค่ไหนกว่าจะทำส่งไปให้ และเมื่อจะนำแฟ้มไปใช้ต่อ มอบให้คนอื่นไปใช้ก็ต้องระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง เพราะพนักงานที่ลาออกไปอาจทิ้งทวนอะไรแอบไว้ในแฟ้มให้ปวดหัวทั้งบริษัท

เรื่องลิขสิทธิ์นี้ส่วนใหญมักคิดกันว่าเป็นของบริษัท จึงขอยกพรบลิขสิทธิ์ปี 2537 มาให้ดูกันว่า ในฐานะลูกจ้างนั้น ได้กำหนดให้ลูกจ้างเป็นเจ้าของ โดยบริษัทสามารถนำไปใช้ได้ระหว่างที่พนักงานลูกจ้างนั้นยังทำงานอยู่เท่านั้น พอพนักงานลาออกไปก็หมดสิทธิ์ที่จะใช้แฟ้มนั้นต่อ

 

ผมเองไม่อยากให้ถึงขั้นเอากฎหมายมามาใช้ อย่าถึงขั้นยึดถือสัญญาจ้างงานที่มักให้พนักงานลงชื่อยกสิทธิ์ให้บริษัทเลย เพราะยิ่งกระตุ้นให้พนักงานไม่อยากสร้างงานอะไรดีๆให้ เราควรคิดไว้ว่าในการทำงานต้องพึ่งพากัน บริษัทอุตส่าห์ลงทุนจัดหาโปรแกรมเตรียมเครื่องคอมมาให้ใช้งาน หัวหน้าก็ช่วยให้คำแนะนำสั่งสอน ช่วยส่งไปเข้าอบรม Excel พนักงานก็ควรทำงานให้อย่างเต็มที่ และยินดีหากจะมอบแฟ้มแชร์ให้คนอื่นนำไปใช้ต่อเมื่อตนเองลาออกหรือย้ายงานไปแล้ว

ขออธิบายต่อสักนิดว่า ลิขสิทธิ์ไม่ต้องไปจดทะเบียนที่ไหนว่าใครเป็นเจ้าของ พอสร้างงานเสร็จแล้วก็เข้าข่ายพรบนี้ทันที สัญญาจ้างงานไม่ควรเขียนไว้ว่าให้พนักงานยกสิทธิ์ให้บริษัท แนะนำให้เขียนว่า "ทั้งพนักงานและบริษัทมีสิทธิ์เป็นเจ้าของ" พอลาออกไปแล้วต่างฝ่ายก็จะได้นำแฟ้มไปใช้ต่อได้

อยากเตือนคนที่สร้างอะไรแผลงๆไว้แกล้งคนอื่นว่า อย่าทำแบบนั้นเลย กรรมที่ทำไปจะส่งผลให้ชาติหน้าอาจต้องกลับมาเป็นลูกน้องทำงานให้ใหม่อีกก็ได้ เมื่อลาออกไปก็จากกันด้วยดี เหมาะกว่าครับ

สำหรับคนที่พลาดไม่ได้รับของขวัญ เชิญติดตามอ่านวิธีการรักษาผลงานได้จาก https://excelexpertlibrary.blogspot.com/

Format Number Custom "เลข";"เลข";"เลข" ทำให้กำไรขาดทุนแสดงเลขได้ตามต้องการ

Format Number Custom
"เลข";"เลข";"เลข"
ทำให้กำไรขาดทุนแสดงเลขได้ตามต้องการ

เคยไหม หัวหน้าสั่งให้กรอกตัวเลขสวยๆทับลงไปในยอดกำไรขาดทุน แทนที่จะกรอกตัวเลขทับสูตรคำนวณลงไป แค่ใช้ Format Number แบบ Custom ตามนี้

555;555;555

ไม่ว่าตัวเลขที่คำนวณได้จะเป็นค่าบวก ค่าติดลบ หรือศูนย์ก็จะแสดงตัวเลข 555 ออกมาให้เห็นแทน

Format Number ยังทำได้เหนือกว่านี้อีก สามารถควบคุมให้แสดงค่าเปลี่ยนไปตามเงื่อนไขได้ด้วย เช่น

[>1000]555; [>100]55; 5

ถ้าตัวเลขในเซลล์มากกว่า 1000 จะแสดง 555
ถ้าตัวเลขในเซลล์มากกว่า 100 จะแสดง 55
หรือถ้าไม่ใช่ให้แสดง 5

ปล จะใส่แค่เลข 555 หรือใส่ในเครื่องหมายคำพูด "555" ก็ได้

ถ้าอยากเปลี่ยนค่าบวกให้เห็นเป็นค่าลบ หรือค่าลบให้แสดงเป็นค่าบวก ใช้แค่นี้
-0; 0;

Excel ไม่ได้ถือว่าเครื่องหมาย - นั่นคือเครื่องหมายลบ แต่เป็นเพียงเครื่องหมายเท่านั้น จะใส่อะไรแทนก็ได้

เครื่องหมาย semi-colon ที่ใส่ลงไปใน Format Number ใช้ควบคุมการแสดงค่าบวก;ค่าลบ;ค่า0 ให้แสดงตามที่กำหนดไว้หน้าเครื่องหมาย ;

ถ้าอยากให้ควบคุมการแสดงค่าที่เป็น Text ด้วยให้ใส่ ; ตัวที่สามแล้วตามด้วยข้อความที่ต้องการ เช่น ถ้าต้องการให้เตือนคำว่า Wrong เมื่อกรอกค่าเป็น Text อะไรก็ได้ลงไป ใช้ Format ตามนี้

#,##0.00; -#,##0.00; 0.00; "Wrong"

ผมอธิบายลูกเล่นการใช้ Format ไว้อย่างละเอียดในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ครับ เรียนออนไลน์ฟรี 1 ปีที่เว็บ XLSiam.com

*** FREE ***
เชิญสมัครเรียน Excel ออนไลน์ 10+1 หลักสูตร ฟรี 1 ปี

คลิกที่ลิงก์นี้เพื่อดูรายละเอียดและสมัคร
https://xlsiam.com/membership/free1year/

เข้าเรียนได้ทุกที่ทุกเวลาที่สะดวกโดยไปที่เมนู Dashboard ที่เว็บ XLSiam.com

แชร์ต่อได้ตามสบายครับ