ใช้เวลาเรียน Excel แบบไหนดีครับ เรียนครึ่งวัน หรือ 1 วัน 2 วัน 3 วัน

ขอเรียนถามว่าอยากจะเรียนแบบไหนครับ เพื่อให้คุ้มค่าได้ประโยชน์มากที่สุด

1. เรียนครึ่งวัน เรียนแบบเฉพาะกิจ เช่น เพื่อเข้างาน หรือแก้ปัญหาที่ติดใจสงสัย เป็นต้น

2. เรียนวันเดียว ก็ยังเป็นแบบเฉพาะกิจอยู่อีกแต่มีหลายเรื่องมากขึ้น มีเวลาให้ถามได้ลองทำมากขึ้น

3. เรียน 2 วัน โดยมีเนื้อหาให้เรียนกันเต็มที่ แต่โอกาสถามน้อย

4. เรียน 2 วัน ลดเนื้อหาให้น้อยลง จะได้มีโอกาสได้ถามกันมากขึ้น

5. เรียน 3 วัน เฉพาะบางหลักสูตรที่ใช้สูตรยากหน่อยหรือต้องใช้ VBA

ปีนี้ผมตั้งหลักใหม่ว่า มาคนเดียวก็มาสมัครเข้าเรียนได้ อยากกำหนดเนื้อหาอะไร เรียนนานแค่ไหนก็ได้กำหนดมาได้ตามสบาย โดยมีค่าเรียนวันละ 4,250 บาทเท่ากันทุกคลาส โดยผมจะประกาศหาคนอื่นมาเข้าเรียนด้วยเต็มที่คลาสละ 6 คน ถ้าผมหาผู้เรียนเพิ่มไม่ได้ก็เรียนคนเดียวตามที่ขอมา

ถ้าพื้นฐานมีไม่มาก สามารถเลือกระยะเวลาเรียนให้นานขึ้นโดยลดเนื้อหาลงบ้าง จะได้มีเวลาทดลองและถามให้หมดข้อสงสัย

ส่วนคนที่เก่งอยู่แล้ว สามารถกำหนดเนื้อหาหลายหลักสูตรที่อยากเรียนได้เลย อาจใช้เวลาเรียนนานหน่อย 2-3 วันหรือนานกว่านั้น จะได้เรียนแบบต่อยอดให้ครบเครื่องไปเลย

ชอบแบบไหนครับ ขอทราบความเห็น ผมจะได้เตรียมระบบการสมัครบนเว็บ ExcelExpertTraining.com/private ให้เหมาะ ช่วงนี้ยังไม่เปิดจองวันอบรม ขอเวลาจัดระบบถึงมีนาคม กะว่าผมจะเริ่มรับสอนตั้งแต่เมษาเป็นต้นไปครับ

ปีนี้ผมตั้งใจไว้ว่าจะไม่ห่วงเรื่องจำนวนผู้เข้าเรียน มาคนเดียวก็มาเรียนได้ครับ ขอให้ได้เรียนอย่างมีคุณภาพสูงสุดเป็นเป้าหมายหลัก

เริ่มแบบง่ายๆ จะสร้างกราฟได้ง่ายนิดเดียว

 🧐 เริ่มแบบง่ายๆ จะสร้างกราฟได้ง่ายนิดเดียว

คิดๆอยู่ว่าที่เราอยากหันไปใช้ Power BI เพื่อสร้าง Dashboards หน้าตาสวยๆหรืออยากใช้ Pivot Chart กันนั้น มีสาเหตุมาจากที่เราสร้างกราฟไม่เป็นหรือเปล่า หรือเคยพยายามสร้างกันแล้วพบว่าสร้างยากกันเหลือเกิน

อย่าไปเอาตารางที่ไม่ได้จัดโครงสร้างไว้พร้อมไปสร้างกราฟนะครับ เริ่มต้นต้องสร้างตารางฐานข้อมูลสำหรับนำไปสร้างกราฟก่อน ซึ่งใช้หลักเดียวกับการออกแบบตารางฐานข้อมูลที่นำไปใช้กับสูตร VLookup นั่นแหละ

☝️ เท่าที่ใช้กันอยู่นั้น ตามตำราจะบอกว่าพอคลิกลงไปในตารางตรงไหนก็ได้แล้วสั่ง Insert > Chart แบบที่ต้องการ จะได้กราฟสร้างขึ้นมาให้ทันที แต่เคล็ดการสร้างกราฟให้ง่ายอยู่ตรงนี้

1. รายการในตารางข้อมูลต้องมีแนวตั้งยาวกว่าแนวนอน เช่น ภาพนี้แนวตั้งมี 5 เซลล์ แนวนอนมี 3 เซลล์ เพราะ Excel ใช้หลักว่าจะนำแนวที่ยาวกว่าไปใช้ในการกำหนดแกนของกราฟ

2. แกนตั้งซ้ายมือสุด จะถูกเลือกให้เป็นแกน X หรือแกนนอนบนกราฟเสมอ

3. แกนตั้งถัดไปทางขวา จะถูกเลือกให้ใช้เป็นตัวเส้นกราฟโดยนำค่าไปใช้เป็นแกน Y

👉 เส้นกราฟใช้สูตร
=Series(ชื่อเส้น, ที่มาของค่า X, ที่มาของค่า Y, เลขที่เส้น)

ถ้าอยากจะเพิ่มเส้นกราฟเส้นใหม่ แค่ลอกสูตรนี้แล้ววางลงไปในรูปกราฟแล้วแก้แต่ละส่วนในสูตร Series ไปอ้างอิงกับตัวเลขให้ถูกที่ แล้วกำหนเลขที่เส้นใหม่ว่าเป็นเส้นที่เท่าไรก็จะได้กราฟเส้นใหม่ให้ทันที

วิธีใช้สูตรนี้จะช่วยให้ได้กราฟเส้นใหม่แบบง่ายๆและตรงตัว อย่าไปใช้วิธี copy ตารางแล้วไปแปะบนหน้ากราฟเลยครับ

เชิญชมคลิปได้จากหลักสูตรเคล็ดการสร้างกราฟให้เห็นปุ้บเข้าใจปั้บ ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี 1 ปี สมัครเรียนได้ที่เว็บ XLSiam.com

 

 

 

 

 

วิธีทำชีทเดียวให้แสดงหรือซ่อนรายการได้ถึง 7 ชั้น

😎 นักบัญชีหรือคนที่ทำรายงานที่มียอดรวมแยกเป็นรายการย่อยแล้วย่อยอีก แทนที่จะใช้คำสั่งซ่อน Row/Column ซึ่งจะซ่อนได้แค่ชั้นเดียว แนะนำให้ใช้คำสั่ง Data > Group จัดการซ่อนดีกว่าครับ ซ่อนได้ถึง 7 ชั้น

ให้เลือกแนว Row หรือ Column ช่วงที่อยากซ่อนแล้วใช้คำสั่ง Group จะเกิดเส้นด้านนอกตารางที่เรียกว่า Outline ตามภาพนี้แสดงไว้ในอยู่ในกรอบสีเขียว ถ้าอยากถอนออกให้ใช้คำสั่ง Ungroup

☝️ Outline นี้ใช้จัดการแสดงรายละเอียดในหน้าจอในชีทเดียวให้เหลือเท่าที่หัวหน้าแต่ละคนอยากจะดู จะได้ไม่ต้องทำชีทข้อมูลแบบเดียวกันเยอะแยะไปหมดแล้วซ่อนตรงนั้นแสดงตรงนี้ตามหัวหน้าแต่ละคน

Outline นี้ถ้านำไปใช้ร่วมกับสูตร SubTotal จะช่วยทำให้ตัวเลขยอดรวมเปลี่ยนตามการซ่อนที่ทำไว้ด้วย

ตัวเลขยอดรวมจะเปลี่ยนตามการแสดงบนจอโดยเราไม่ต้องแก้สูตรแม้แต่น้อย

ส่วนที่น่าเกลียดของการใช้ Outline ก็คือ เส้น Outline จะกินพื้นที่บนหน้าจอไปเยอะมากทีเดียว ดูแล้วเกะกะสายตาเลยไม่ค่อยนิยมใช้กัน น่าเสียดายของดีๆอย่างนี้มากครับ

แนะนำให้ซ่อนเส้น Outline โดยเพิ่มปุ่ม Show Outline Symbols ในกรอบสีม่วงไว้บนเมนู Quick Access Toolbar ตรงมุมซ้ายบนสุดของจอ โดยไปหาปุ่มนี้มาเพิ่มได้จาก Excel Options ตามภาพครับ

พอกดปุ่มนี้ Outline ในกรอบสีเขียวจะซ่อนหายไปทั้งหมด กดอีกทีจะแสดงกลับมา

ชมคลิปได้จาก
https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/a-to-z/f-g-h-i-j/f-f-f-f-f/filter-custom-view-subtotal

เป็นส่วหนึ่งจากหลักสูตร Excel Expert Data Management ที่เปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ที่เว็บ XLSiam.com 

 

 

 

 

 

 

 

ช่องว่าง ควรปล่อยให้ว่าง หรือจะใส่เลข 0 ลงไปดี

🤓 ในตารางฐานข้อมูล เซลล์ที่เป็นช่องว่าง ควรปล่อยให้ว่าง
หรือจะใส่เลข 0 ลงไปดี

แนะนำให้พิจารณาทำตามความเป็นจริงครับ
ถ้าไม่เคยมีค่ามาก่อน ให้ปล่อยว่างไว้
ถ้าเคยมีแต่หมดไปแล้ว ให้ใส่เลข 0

ถ้าปล่อยว่างไว้ แค่ใช้สูตร Min ก็จะหาตัวเลข 10 ซึ่งเป็นตัวเลขที่ต่ำสุดซึ่งไม่ใช่เลข 0 มาให้ แต่ถ้าใส่เลข 0 ลงไป สูตร Min จะให้คำตอบเป็น 0

ถ้าจะหาตัวเลขที่ต่ำที่สุดซึ่งมากกว่า 0 ต้องใช้สูตร MinIF Array หรือ MinIFS ตามภาพ

Download ตัวอย่าง
https://drive.google.com/file/d/1pIAHwY5wuRckpf4PhAj9szvdSR443snw/view?usp=sharing

รู้อะไรไม่สู้รู้วิชา รู้รักษาตัวรอดเป็นยอดดี รู้อะไรใน Excel ที่เอาตัวรอดได้เอง

ผมพบว่าคำที่ใช้ในการแจ้งปัญหา Excel ที่ถามกันเยอะมากๆ มักบอกว่า ทำไม Excel หาค่าไม่ได้ หาค่าไม่ตรงกับที่อยากได้ แล้วหาทางแก้ไขเองไม่เป็น ไม่รู้ว่าต้นตอของปัญหามาจากอะไร

ผมว่าความรู้ที่ทำให้เอาตัวรอด ที่สำคัญมาก คือ ความสามารถในการแกะสูตร รู้วิธีแกะแต่ละส่วนบนสูตรว่าสิ่งที่เห็นจริงๆนั้นมีค่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษร ตัวอักษรที่มองเห็นนั้นของจริงสะกดไว้ยังไง ซึ่งถ้าแกะเป็นจะไล่หาที่มาที่ไปของปัญหาได้เองโดยไม่ต้องพึ่งคนอื่น

วิธีแกะสูตรที่ว่านี้ก็ไม่ยากอะไร แค่คลิกลากส่วนของตำแหน่งอ้างอิงบนสูตรแล้วกดปุ่ม F9 ทำให้ Excel แสดงออกมาให้เห็น

เช่น ในเซลล์มีสูตร =A1+A2 แล้วพบว่าบวกไม่ได้ กลายเป็น error #VALUE!

 

ให้แกะสูตรโดยลากทับ A1 บนสูตรแล้วกดปุ่ม F9 จะเห็นค่าที่แท้จริงว่ามีค่าเป็นอะไร จากนั้นลากทับ A2 แล้วทำแบบเดียวกัน

 

การแกะสูตรนี้ ไม่ใช่ว่าให้ใช้เวลาสูตร error แต่ควรแกะสูตรทั้งที่คำนวณหาค่าออกมาได้ด้วย จะได้เรียนรู้ว่า Excel คิดทีละขั้นยังไง จะช่วยให้เก่งขึ้นได้อย่างรวดเร็ว กล้าที่จะกด Enter ลงไปเลย ผิดก็แกะดู ไม่ผิดก็แกะดู

 

ชมวิธีใช้เมาส์แก้ไขตำแหน่งอ้างอิงในสูตรและไปที่เซลล์ต้นทาง

พอคลิกลงไปในเซลล์สูตร ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรจะเปลี่ยนสี พร้อมกันนั้นเซลล์ในตารางตรงที่สูตรอ้างอิงไว้ก็จะมีกรอบใส่สีตาม

1. ใช้เมาส์ชี้ไปที่เซลล์ที่มีกรอบสีแล้วย้ายไปที่เซลล์อื่นได้เลย
2. ใช้เมาส์เลือกตำแหน่งอ้างอิงในตัวสูตรไว้ก่อนแล้วคลิกเลือกเซลล์ใหม่ที่ต้องการ จะพบว่าตำแหน่งอ้างอิงในสูตรย้ายตาม

แต่ 2 วิธีนี้จะมีผลกระทบกับ $ ที่ใส่ไว้ยังไงบ้าง ลองติดตามดูในคลิปนี้

นอกจากการเปลี่ยนสีในตัวสูตรเพื่อบอกตำแหน่งเซลล์ว่าอยู่ตรงไหนแล้ว หากต้องการไปยังตำแหน่งเซลล์ที่ลิงก์มา ให้ใช้วิธีดับเบิลคริกที่เซลล์สูตร Excel จะกระโดดไปที่เซลล์ต้นทางนั้นให้ ถ้าต้นทางลิงก์มาจากแฟ้มที่ยังไม่ได้เปิด ก็จะเปิดแฟ้มนั้นให้อัตโนมัติ พร้อมกับไปที่เซลล์ต้นทางให้เลย (แต่ต้องแก้ระบบใน Excel Options > Advanced > ตัดการช่อง Allow editing directly in cells ทิ้งก่อน)

พอกระโดดไปแล้วอยากจะย้อนกลับไปที่เซลล์สูตรปลายทาง ให้กดปุ่ม F5 (ให้จำว่า F5 ห้า เอาไว้ หา)

https://vimeo.com/530741141 

คลิปนี้มาจากหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ครับ สมัครเรียนออนไลน์ฟรีได้ที่เว็บ XLSiam.com 

ผลงานความสำเร็จที่น่าภาคภูมิใจจากการใช้ Excel

สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ

1. ได้รับเชิญให้เป็นวิทยากรสอน Excel ให้กับสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) ตั้งแต่ปีพ.ศ.2539 - 2557 มีหลักสูตร Excel สอนแทบทุกอาทิตย์ ทุกเดือน และได้รับความนิยมสนใจอยากเรียนอย่างมากจนต้องต่อคิวสมัครเรียนกันข้ามปี วิทยากรที่นี่แทบทุกคนได้รับเชิญมาโดยมุ่งให้ความรู้กับสังคมเป็นหลัก ไม่ได้ใส่ใจกับค่าตอบแทนเพียงเล็กน้อยที่ได้รับ
   
   
2. ได้รับเชิญให้จัดอบรมให้บริษัทปูนซิเมนต์ไทย (SCG) ระหว่างปีพ.ศ.2546 – 2551 และ 2558 – 2560 เพื่อสอน Excel ให้กับพนักงานของ SCG และยังได้รับโอกาสให้สร้างหลักสูตรในนามของ SCG รับบุคคลภายนอกมาเข้าเรียนด้วย
   
   
3. ได้รับรางวัลเกียรติยศจากบริษัทไมโครซอฟท์ยกย่องให้เป็น Microsoft Excel Most Valuable Professional จากการสร้างผลงานทุกปี ต่อเนื่องกันมาตั้งแต่ปีค.ศ.2007 ซึ่งรางวัลนี้จะมอบให้กับคนที่อุทิศตน สละเวลามาให้ความรู้กับสังคมและขึ้นชื่อว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญ Excel ได้รับการยอมรับจากกลุ่มผู้ใช้ Excel โดยเป็นคนไทยคนเดียวที่ได้รับรางวัลนี้ติดต่อกันนานที่สุด
   
   
4. ได้รับเชิญสัมภาษณ์ออกรายการวิทยุสถานีอสมท ออกโทรทัศน์ช่อง 9 รายการ E-Life for Business และช่อง ITV และหนังสือพิมพ์มติชนในหัวข้อ Excel Skill : ทักษะที่เด็กจบใหม่ควรมี
   

นอกจากผลงานที่ได้รับเหล่านี้ยังมีความสำเร็จส่วนตัวที่ทำให้กับสังคม จากการสร้างเว็บ ExcelExpertTraining.com ให้ความรู้ แจกแฟ้มตัวอย่าง และมีฟอรัมถามตอบปัญหา Excel มาตั้งแต่ปีพ.ศ.2545 ซึ่งเป็นฝีมือการสร้างเว็บเองและดูแลเองคนเดียว ซึ่งน่ายินดีเป็นอย่างยิ่งที่มีผู้เชี่ยวชาญ Excel อีกหลายท่านมาช่วยตอบปัญหาในฟอรัม และยังช่วยให้ความรู้ฟรีเรื่อยมาใน facebook กลุ่มคนรัก Excel ปัจจุบันถึงต้นปีพ.ศ. 2568 นี้มีสมาชิกกว่า 63,000 คน

ในช่วงโควิดได้ปรับปรุงเว็บ ExcelExpertTraining.com ให้สามารถเข้าเรียนออนไลน์ในราคาที่ถูกมาก ไม่กี่ร้อยบาท มีผู้สนใจสมัครเรียนออนไลน์นับหมื่นคน ต่อมาในปีพ.ศ. 2567 ได้เปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ทุกหลักสูตรที่เว็บ XLSiam.com ซึ่งมีระบบค้นหาคลิปที่อยากชมได้ด้วย ทำให้สามารถเลือกเรียนเรื่องอะไรก็ได้ที่ต้องการได้ทุกที่ทุกเวลาที่สะดวก

หลังจากเลิกเป็นวิทยากรให้กับสมาคมแล้ว ได้หันมาจัดอบรม Excel แบบส่วนตัวกลุ่มเล็กๆ 1-6 คนที่ห้องอบรม Home of Excel Expert Training ในบ้านรามคำแหงซอย 35 เพื่อมุ่งให้ได้รับประโยชน์จากการเรียนสูงสุด

ชมการสอนให้กับ SCG
https://www.excelexperttraining.com/online/courses/99-excel-sandbox/

ชมคลิปออกทีวี
https://vimeo.com/571470855?share=copy#t=0
 

 

 

พอกดปุ่ม Enter คุณคิดว่าควรเลื่อนลงหรือเลื่อนไปทางไหนสมเหตุผลที่สุด

ผมแนะนำให้ไม่เลื่อนไปทางไหนโดยยังคงอยู่ที่เซลล์เดิม โดยไปตัดกาช่อง After pressing Enter ใน Excel Options ตามภาพนี้ทิ้งไป ซึ่งการที่ยังคงอยู่ในเซลล์เดิมนี้เหมาะในการสร้างสูตรมากกว่าให้เลื่อนไปที่อื่น จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปเลื่อนกลับมาที่เซลล์เดิมหากต้องการแก้ไขเปลี่ยนแปลงสูตรอีก

หากต้องการกรอกค่าแล้วให้เลื่อนไปทางซ้ายขวาบนล่าง ให้เปลี่ยนไปกดปุ่มลูกศรแทน

สาเหตุที่ Excel กำหนดให้เลื่อนลงไว้นั้นเพื่อช่วยในการลอกข้อมูลมากรอกค่าลงไปในแนวตั้ง ซึ่งพอปรับระบบนี้แล้วอยากให้เลื่อนลงตามแนวตั้งก็เพียงเลือกพื้นที่ตามแนวตั้งไว้ก่อน พอกรอกค่าลงไปแล้วกด Enter ก็จะเลื่อนลงให้

ซึ่งในการเกิดรายการข้อมูลจริง ไม่ควรเลื่อนลงแต่ควรเลื่อนไปหาเซลล์ทางขวา เพื่อบันทึกเลขที่รหัสเอกสาร วันที่เกิดรายการ รหัสลูกค้า จำนวนเงิน

ส่วนใหญ่ติดนิสัยใช้กันมานานแล้วไม่อยากเปลี่ยน ... นี่แหละเหตุผลสำคัญที่เจอครับ

ถ้ายังใช้ระบบตามเดิมที่เลื่อนลง แล้วอยากจะให้ไม่เลื่อน ให้กดปุ่ม Ctrl พร้อมกับ Enter จะอยู่ที่เดิม

 

ตอนสอน ผมบอกว่าก็แล้วแต่นะ อยากใช้แบบเดิมก็ตามใจ แต่ถ้ายอมเปลี่ยนให้อยู่ที่เดิมจะพบว่าทำงานได้เร็วขึ้น และพอถึงขั้นฝึกใช้ Macro Recorder บันทึกจะได้รหัสที่ระบุตำแหน่งเซลล์ได้ถูกต้องด้วย

การเปลี่ยนใน Excel Options จะมีผลกับเครื่องคอมที่ทำอยู่เครื่องนั้นเท่านั้น ไม่ติดแฟ้มตามไปด้วย การปรับระบบเพื่อให้ใช้ตามลักษณะงานคงทำได้ไม่สะดวกนัก ไม่แนะนำให้เปลี่ยนกลับไปกลับมา

จะใช้แบบไหนก็ควรเลือกใช้ตามที่ชอบ ต้องฝึกให้ชินด้วย ถ้าเปลี่ยนไปเปลี่ยนมาจะงงและเสี่ยงจะบันทึกผิดที่ไปเลยก็ได้

จับเซลล์สีเหลืองมาบวกกับเซลล์สีเขียว สร้างสูตรแค่นี้ ทำไมง่าย ทำไมยากจัง

 

Download ตัวอย่างไปลองทำกันดูครับ

https://drive.google.com/file/d/1d32uqyiuBo4iklg22hBYYiDl2K0GCD5y/view?usp=sharing

ในเซลล์สีส้ม จงหายอดรวมของเซลล์สีเหลืองกับเซลล์สีเขียว

สูตรบน จับเซลล์สีเหลืองมาบวกกันก่อนแล้วตามด้วยเซลล์สีเขียวบวกกัน

F4 =SUM(B4:E4)+SUM(G4:J4)

สูตรล่าง จับเซลล์สีเขียวมาบวกกันก่อนแล้วตามด้วยเซลล์สีเหลืองบวกกัน

F7  =SUM(G7:J7)+SUM(B7:E7)

คนส่วนใหญ่จะพบว่าสูตรแบบล่างสร้างได้ง่ายเสร็จไม่ยาก ส่วนสูตรแบบบนที่จับเซลล์สีเหลืองมาบวกกันก่อนแล้วตามด้วยเซลล์สีเขียวบวกกันนั้น สร้างสูตรได้ยากเหลือเกิน เพราะพอสร้างสูตร =SUM(B4:E4) ยาวถึงแค่นี้ลงไป สูตรก็จะยาวเกินขอบเซลล์สีส้มเลยไปทับเซลล์สีเขียวแล้ว ทำให้มองไม่เห็นเซลล์เลข 5 ทำให้ไม่มีทางใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์เลข 5 หากจะสร้างสูตรต่อไปก็ต้องเสียเวลาไปพิมพ์ตำแหน่งเซลล์เอง

สาเหตุที่ Excel ยืดเซลล์ออกไปด้านขวามือออกไปทับเซลล์ที่ติดกันนั้น เพราะระบบที่ตั้งไว้ของ Excel กำหนดให้แก้ไขได้ในเซลล์โดยตรง (Allow editing directly in cells) หากจะทำให้สร้างสูตรได้ง่ายขึ้นก็ต้องไปตากาช่องนี้ทิ้งใน Excel Options > Advanced

หลังจากตัดกาช่องนี้ทิ้งแล้ว การสร้างสูตรหรือแก้ไขสูตรจะทำได้ง่ายขึ้นมากโดยหันไปใช้ช่อง Formula Bar แทน สูตรที่สร้างลงไปในเซลล์ไม่ยืดไปทับเซลล์ด้านข้างที่ติดกันอีกต่อไป

หากคิดจะสร้างสูตรได้ง่ายขึ้น แนะนำให้ตัดกาช่องนี้ทิ้งไปเลย แล้วคุณจะรัก Excel มากขึ้น

คิดจะเก่ง ต้องอยากเก่ง Excel ก่อน ทำยังไงถึงจะกระตุ้นความอยากครับ

ตัวผมเองที่เก่ง Excel ขึ้นมาได้ ไม่ได้มีต้นเหตุมาจากการใช้ Excel ทำงาน แต่เพราะอยากใช้ Excel ในการคำนวณทางโหราศาสตร์ อยากพิสูจน์ว่าการทำนายทางโหราศาสตร์เนี่ยเชื่อถือได้หรือไม่

 

 

กว่าจะคำนวณหาตำแหน่งดาวได้ ไม่ใช่เรื่องง่าย ต้องใช้สูตรทางวิทยาศาสตร์ที่ไม่มีใครใช้กัน ต้องหาทางสร้างกราฟนำตำแหน่งดาวมาแสดงวิถีการโคจรเลยทำให้เก่งกราฟตามไปด้วย แล้วต้องใช้ VBA ช่วยเพื่อให้ใช้แฟ้มที่สร้างขึ้นได้สะดวกขึ้น

ก่อนหน้านั้นก็ทำงานด้านวิจัยวางแผนธนาคารไทยพาณิชย์ ยุคที่เพิ่งมีคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะและมีไม่กี่ฝ่ายที่จะมีคอมให้ใช้ ผมต้องหาทางใช้ Lotus 1-2-3 เพื่อช่วยให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น ตำราก็ไม่มี จะถามใครในอินเตอร์เน็ตก็ไม่ได้ ต้องหาทางเอง

พอมาเป็นอาจารย์สอน Excel ให้กับสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) ลูกศิษย์ส่วนใหญ่มาทางอุตสาหกรรมการผลิต ทางสมาคมเปิดโอกาสให้เข้าเรียนการวางแผนการผลิต แต่พบว่าใช้เครื่องคิดเลขกันทั้งนั้น ครั้นจะหาซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ก็ราคาแพงมากและอาจนำมาใช้ได้ไม่ตรงกับงาน ไม่ยืดหยุ่น เกิดความท้าทายให้ผมคิดหาทางนำ Excel มาช่วยในการวางแผนการผลิต

ซึ่งที่ยากมากหน่อยก็ตรงที่ว่าคนที่ทำงานในสายการผลิตไม่เก่ง Excel ดังนั้นต้องหาทางทำให้ใช้ Excel ได้ง่ายๆด้วย โดยไม่ต้องไปพึ่ง VBA

ผมว่าไปๆมาๆสาเหตุที่ช่วยให้ผมเก่ง Excel มาจากความอยากช่วยคนอื่น อยากสอน Excel หาทางทำให้เข้าใจเรื่องยากกลายเป็นง่ายนี่แหละครับ ช่วยตอบปัญหามาตลอดหลายสิบปี ได้เห็นหลายมุมมองจากปัญหาที่ถามกับเห็นแนวทางแก้ปัญหาของคนอื่น 

เคล็ดลับวิธีสร้างสารบัญแสดงรายชื่อชีท

😎 เคล็ดลับวิธีสร้างสารบัญแสดงรายชื่อชีท
ให้เปลี่ยนตามชื่อชีท ลำดับชีท หรือชื่อแฟ้มที่เปลี่ยนแปลงในอนาคต

 

ชื่อชีทต้องเป็นภาษาอังกฤษและไม่มีวรรค
 
.
1. เพื่อสร้างลิงก์ไปที่ชีท ให้สร้างสูตร
=HYPERLINK($C$5&C7&"!"&$C$6,C7)
.
2. เซลล์ C5 ใช้สูตร ="["&WBName()&"]" เพื่อดึงชื่อแฟ้มมาแสดง
.
3. เซลล์ C7 ใช้สูตร =GetSheetName(B7) เพื่อแสดงชื่อชีทตามเลขลำดับที่ใส่ไว้ในเซลล์ B7
.
4. เซลล์ C6 ใส่คำว่า A1 ซึ่งเป็นตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ
.
ส่วน VBA ให้สร้าง Module ที่ใช้รหัสคำสั่งตามนี้เพื่อสร้างสูตรแสดงชื่อแฟ้มกับชื่อชีท
.
Function GetSheetName(x)
GetSheetName = Sheets(x).Name
End Function
.
Function WBName() As String
WBName = ThisWorkbook.Name
End Function
.
Download แฟ้มตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/file/d/1_I6bOH6hacZrVeod7k3nd2xDHLvEyVvE/view?usp=sharing

แม้ IF ซ้อน IF จะให้คำตอบเดียวกันกับ IF ซ้อน And คิดแบบคนที่มีเหตุผล ต่างจากคิดแบบ Excel ยังไง

จากภาพนี้เป็นการตรวจสอบว่าเซลล์สีฟ้าด้านซ้าย กรอกค่าไว้เป็นเลข 1 2 3 ตามลำดับหรือไม่ ถ้าใช่ให้คืนค่าเป็นเลข 123 แต่ถ้าไม่ใช่ให้คืนค่า 0 ออกมาแทน

☝️ ผมเคยสอนไว้ว่า

แทนที่จะใช้ IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF กันไปแบบนี้ ให้สังเกตว่าถ้าสิ่งที่ต้องการหาคำตอบของ IF ทุกตัว เหมือนกันทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องใช้ IF ซ้อน IF แต่เปลี่ยนไปใช้ IF แค่สูตรเดียว แล้วใช้ AND มาช่วยแบบนี้

=IF(AND( เงื่อนไขที่1, เงื่อนไขที่2, เงื่อนไขที่3, เงื่อนไขที่4,...เงื่อนไขที่255), ผลที่ต้องการ, ผลที่ไม่ต้องการ)

🤔 แม้สูตร And ช่วยทำให้ใช้สูตร IF ได้สั้นลง ไม่ต้องเสียเวลาไปสร้าง IF ซ้อน IF แต่ต้องทราบไว้ด้วยว่า เงื่อนไขในสูตร And นั้น ทำงานพร้อมกัน ไม่ได้ไล่ตรวจสอบทีละเงื่อนไขที่สูตร IF ซ้อน IF ทำให้

ถ้าใช้ And ต้องตรวจสอบว่าทั้ง 3 เซลล์กรอกค่าไว้ถูกต้องทั้งหมดไหม

ถ้าใช้ IF จะตรวจสอบเงื่อนไขแรกว่า B2=1 ไหม ถ้าใช่จึงจะตรวจสอบเงื่อนไข B3=2 ไหม แต่ถ้าไม่ใช่ก็จะไม่เสียเวลาไปตรวจสอบเงื่อนไขโดยจะจบที่ 0 ให้เลย

👉 ถ้าเงื่อนไขเป็นแบบต้องผ่านทีละขั้น สูตร IF ซ้อน IF นอกจากจะสมเหตุสมผลกว่าแล้ว Excel ยังทำงานเร็วกว่า And อย่างมาก เพราะไม่ต้องเสียเวลาไปตรวจสอบเงื่อนไขตัวถัดไปแต่อย่างใด

เงื่อนไขตัวอย่างอื่นในชีวิตจริง เช่น

ถ้าสอบข้อเขียนและสอบสัมภาษณ์ผ่านจึงจะรับเข้าทำงาน ถ้าในการสอบจริงต้องดูผลการสอบข้อเขียนก่อนจึงจะให้ไปสอบสัมภาษณ์ต่อ อย่างนี้ให้ใช้ IF ซ้อน IF แต่ถ้าในการสอบนั้นให้สอบทั้งข้อเขียนและสอบสัมภาษณ์ต่อกันไปได้เลยโดยไม่ต้องรอดูผลสอบอันไหนก่อน แบบนี้ใช้ And มาช่วย

อย่าเชื่อเจ้า CoPilot หรือใครที่แนะว่าให้ใช้ XLOOKUP แทน VLOOKUP

เริ่มมีรายงานผลการใช้ CoPilot ว่าชอบแนะนำให้ใช้ XLookup แทน VLookup เพราะเจ้าสูตรใหม่นี้ดีกว่าอย่างนั้นอย่างนี้ จนเหล่า Excel MVP ที่เก่งมากๆต้องออกมาปรามไมโครซอฟท์ว่า การแนะนำแบบนี้ไม่ถูกต้อง เพราะการจะดูว่าควรใช้หรือไม่นั้นยังต้องพิจารณาอีกตั้งหลายอย่าง เช่น หากหันไปใช้สูตรใหม่แต่คู่ค้าหรือเพื่อนๆยังใช้ Excel รุ่นเก่าอยู่เลย แนะนำแบบนี้ไม่เหมาะสมอย่างยื่ง

(MVP ย่อมาจาก Most Valuable Professional เป็นคนที่ได้รับการยกย่องจากไมโครซอฟท์ว่าเชี่ยวชาญในแอปแต่ละอย่าง)

การที่ CoPilot หรือ ChatGPT หาคำแนะนำแบบนี้มาให้นั้น ระบบค้นหาของเจ้า AI เอามาจากคำแนะนำที่หลายคนเขียนไว้นั่นแหละ ซึ่งแทบทุกคนเอาแต่เชียร์ XLookup กันทั้งนั้น น้อยคนที่จะมองต่างมุม

การใช้ Excel ที่ดีควรมองเรื่องคนใช้งานเป็นหลักที่สำคัญกว่ามองที่ตัว Excel อะไรที่ Excel ว่าง่าย หาอะไรที่ลัดมาให้ แต่สำหรับคนแล้วเวลานำมาใช้จริงไม่ง่าย มีขั้นตอนการสร้างที่ยากกว่า ซับซ้อนกว่า ตรวจสอบได้ยากกว่า ยิ่งนำมาใช้งานร่วมกันด้วยแล้ว ต้องมองเผื่อใจเขาด้วย อย่ามองแค่ใจเราคนเดียว

ถ้าอยากจะใช้ XLookup ผมแนะนำไว้ตามนี้ครับ เชิญไปดูที่

https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/course-manuals/search?searchword=xlookup&ordering=newest&searchphrase=all

https://excelexpertlibrary.blogspot.com/search?q=xlookup   

วิธี Double Click เพื่อแกะสูตรไล่ย้อนหาว่าสูตรลิงก์มาจากเซลล์ไหน

ปกติการ Double Click ลงไปในเซลล์ จะกลายเป็นการ Edit แก้ไขข้อความหรือแก้ไขสูตรที่บันทึกไว้ในเซลล์

แต่จากคลิปนี้เมื่อ Double Click ที่เซลล์สีส้มตรงขวาล่างสุด จะพบว่า Excel กระโดดไปหาเซลล์ต้นทางด้านซ้ายมือให้ทันทีตามสูตรที่สร้างเอาไว้ หากสูตรที่ลิงก์มาจากชีทอื่นก็จะกระโดดข้ามชีทไปยังเซลล์ต้นทางในชีทอื่นนั้นให้ด้วย

 

Download ตัวอย่างนี้ได้จาก https://drive.google.com/file/d/1KM2FCN_sYnkkwqOFtD7aMYX34hOLRRWn/view?usp=sharing

ถ้าลิงก์มาจากแฟ้มอื่น การ Double Click จะไปเปิดแฟ้มต้นทางให้อัตโนมัติพร้อมกับไปที่เซลล์ต้นทางในชีทต้นทางให้ทันที

👉 จำไว้ว่า Double Click ที่เซลล์สูตร จะกระโดดไปหาเซลล์ต้นทาง
👈 อยากย้อนกลับไปที่เซลล์ปลายทาง ให้กดปุ่ม F5 แล้ว Enter

การที่ Double Click จะมีพฤติกรรมเปลี่ยนไปแกะหาเซลล์ต้นทางของสูตรให้นี้ ต้องไปแก้ที่ Excel Options > Advanced > ตัดกาช่อง Allow editing directly in cells ทิ้งไป ซึ่งจะมีผลกับเครื่องที่ใช้อยู่เท่านั้น ไม่มีผลติดแฟ้มตามไปให้คนอื่นที่เครื่องอื่นแต่อย่างใด

 
พอตัดกาช่องนี้ทิ้งไปแล้ว นอกเหนือจาก Double Click จะทำงานพิเศษแบบนี้ให้แล้ว ยังมีประโยชน์อื่น ดังนี้

1. ช่วยทำให้สูตรที่สร้างขึ้นในเซลล์ไม่ขยายไปทับด้านขวามือที่ติดกัน สะดวกที่จะคลิกนำตำแหน่งเซลล์ด้านขวามือมาใช้ในสูตรที่กำลังสร้างขึ้น

2. ช่วยให้ใช้ช่อง Formula Bar ในการแก้ไขสูตรแทนการแก้ในเซลล์ด้วย ทำให้เราสามารถสร้างสูตรในช่อง Formula Bar ได้ยาวกว่าการสร้างในเซลล์

3. Formula Bar แสดงขนาด Font คงที่และสามารถกดปุ่ม ALT+Enter เพื่อแต่งสูตรให้แสดงหลายบบรรทัด ดีกว่าการแก้ไขในเซลล์ที่ขนาด Font จะเปลี่ยนไปเรื่อยๆและชิดซ้ายขวาทำให้แกะสูตรยากขึ้น

หน้าตา Excel สำหรับออกรบ พร้อมใช้ทำงาน ยกเครื่องไปอวดใคร มองปั้บก็รู้ปุ้บว่า คนนี้ไม่ธรรมดา

 

 

1. แถบเมนูมุมด้านบนซ้ายของจอ ตรงนี้เรียกว่า Quick Access Toolbar จัดเมนูที่ใช้ประจำไว้ให้พร้อมใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

 

2. มีเมนู Developer แสดงขึ้น เพื่อพร้อมใช้ VBA

 

3. Default Font เลือกใช้ Tahoma ขนาด 14 หรือจะใช้ฟอนต์อื่นก็ได้ เพื่อแสดงตัวอักษรทั้งไทยอังกฤษขนาดกำลังดี ทำให้แต่ละเซลล์มีขนาดไม่เล็กจนเกินไป

 

4. เซลล์ B2 เป็นเซลล์แรกที่เริ่มใช้งาน ทำให้สบายตา ไม่อึดอัด และเห็นเส้น Border ได้ชัดเจนว่าตีกรอบไว้แล้ว เวลาสั่งพิมพ์จะมี Column A ใช้ในการปรับระยะ Margin ได้ยืดหยุ่นมากขึ้น

 

ชมคลิปที่ https://www.excelexperttraining.com/online/courses/01-excel-ready/

หาว่ามีไหม...ใช้สูตรอะไรดี Match vs CountIF vs VLookup

ถ้ามองในแง่ความเร็ว ตามตำราบอกว่า สูตร Match เร็วกว่า CountIF หลายสิบเท่าทีเดียว ทำไมจึงเป็นเช่นนี้

Download คู่มือสูตรติดไม้ติดมือได้จาก

https://www.excelexperttraining.com/download/ExpertGuide.pdf

.
สาเหตุที่สูตร Match ทำงานได้เร็วมาก เพราะในการทำงานของสูตรนี้ ไม่จำเป็นต้องหาค่าทั้งหมดที่มี แต่พอนำค่าที่ใช้หาไปเทียบกับพื้นที่ตารางที่เก็บค่าแล้ว พอไล่เทียบค่าไปเรื่อยๆจากบนลงล่างแล้ว พอพบว่ามีค่าตรงกับค่าที่ใช้หาแล้วสูตรก็หยุดทำงาน คืนค่าออกมาเป็นลำดับที่ว่าอยู่ที่รายการที่เท่าไร
.
ส่วนสูตร CountIF จะเสียเวลาทำงานนานกว่าเพราะต้องตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่มีตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายการสุดท้าย จากนั้นจึงคืนค่าออกมาเป็นจำนวนนวนนับว่ามีจำนวนค่าที่ตรงกับค่าที่ใช้หาอยู่ทั้งหมดกี่ค่า
.
แต่นี่เป็นผลการทดสอบตามตำราที่ใช้ค่า Random สุ่มค่าไปเรื่อยๆ ถ้าบังเอิญค่าที่ใช้หามาอยู่รายการแรกๆก็จะตรวจพบได้เร็วขึ้นอีก ยังไม่ได้เทียบกันให้ชัดเจนว่าถ้าค่าที่ใช้หาไปอยู่รายการสุดท้ายเหมือนกัน สูตรไหนจะเร็วกว่ากัน ... ใครที่อยากลองเทียบความเร็วก็เชิญลองได้เองโดยใช้รหัส VBA จากลิงก์นี้ https://stackoverflow.com/questions/29972016/is-there-a-faster-countif
.
แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าสูตร Match จะทำงานเร็วกว่าแค่ไหนก็ตาม ผมยังชอบใช้สูตร CountIF แทน Match อยู่ดี
.
1. สูตร CountIF คืนค่าออกมาเป็นตัวเลขจำนวนนับ ถ้าหาแล้วพบว่าไม่มีจะคืนค่าเป็นเลข 0 ซึ่งนำไปใช้ต่อได้ทันที ส่วนสูตร Match หรือ Lookup ใดๆจะคืนค่าออกมาเป็น error N/A ซึ่งต้องเสียเวลาแก้ error ก่อนโดยใช้สูตร ISError หรือ IFError จึงจะลิงก์ค่าไปใช้ต่อได้
.
2. สูตร CountIF จะนับจำนวนค่าทั้งหมดว่ามีค่าซ้ำกี่รายการ ซึ่งถ้ามีซ้ำ >1 ก็ไม่ควรใช้ VLookup หรือ XLookup ไปค้นหาให้เสียเวลาอีก และช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาไปแก้ error N/A ที่เกิดจากสูตรพวก Lookup แม้ว่าสูตร XLookup จะมี option ให้แก้ error ได้ในตัวก็ตามแต่ก็เสียเวลาค้นหาไปแล้ว
.
3. สูตร CountIF สามารถนำไปใช้กับตารางแนวตั้ง แนวนอน หรือมีขนาดใดก็ได้ ต่างจากสูตร Match ที่จำกัดว่าต้องใช้กับตารางตามแนวตั้งโดดๆหรือแนวนอนโดดๆเท่านั้น
.

อยากแนะนำว่าอย่าไปยึดติดกับความเร็วนักเลยครับ ควรมองเรื่องประโยชน์ด้านอื่นๆที่ช่วยทำให้นำไปใช้งานได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้นด้วย แค่หาเครื่องคอมรุ่นใหม่มาใช้แทนก็แก้ปัญหาความเร็วได้แล้ว 

สูตรที่จะตรวจสอบว่ามีหรือไม่มี 

=IF( CountIF( DataRange, รหัส)>0, "มี","ไม่มี")

=IF( IsNumber( Match( รหัส, DataRange,0)), "มี","ไม่มี")

=IF( Not( IsError( Vlookup( รหัส, DataRange,1))), "มี","ไม่มี")

 

Cut ต่างจาก Copy ตรงไหนบ้าง นอกจากที่ว่า Cut จะย้ายต้นทางไปด้วย

เรื่องนี้มักคิดกันเอาเองว่ารู้กันดีอยู่แล้ว ไม่ต้องสนใจนักหนอก แล้วพออ่านคำอธิบายที่เขียนไว้ต้องงงกันแน่นอนครับว่ามันเป็นยังไงกันแน่

ขอให้หลักการง่ายๆไว้ว่า การ Copy น่ากลัวกว่าการ Cut

ถ้าตารางนั้นไม่มีสูตร จะ Cut หรือ Copy ไปวางที่ไหนก็ได้ตามสบาย

แต่ถ้าตารางนั้นมีสูตรที่ใส่ $ เอาไว้ การ Copy ต้องระวังเป็นอย่างยิ่งว่าสูตรจะเพี้ยน โดยเฉพาะหากต้องการ Copy ไปวางที่ชีทอื่น วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือให้วางลงที่ตำแหน่งเซลล์ตรงกันกับชีทเดิม สูตรจะไม่เพี้ยน

เมื่อวางเสร็จแล้วอย่าดูเพียงแค่ค่าที่ลิงก์มาด้วยว่าถูกต้องไหม แต่ให้คลิกดูที่เซลล์สูตรด้วยว่าลิงก์มาจากเซลล์ที่ต้องการหรือไม่

เรื่อง Copy นี้เป็นเรื่องที่ทำให้ผิดพลาดโดยไม่รู้ตัวได้ง่ายมาก เพราะไม่ได้สังเกตว่าตารางนั้นมีสูตรติดมาด้วยไหม เอาแต่นึกว่าเป็นตารางที่ไม่มีสูตร

 

แทบทุกแฟ้มที่ใช้ทำงานควรมีชีทข้อมูลเรื่องอะไรติดไว้เสมอ

อะไรที่ต้องเรียกใช้ประจำนั่นแหละครับ เช่น งานบัญชีการเงินควรมีชีทเก็บรหัสบัญชีคู่กับชื่อบัญชี

งานขายควรมีชีทเก็บรหัสสินค้าชื่อสินค้า รหัสลูกค้าชื่อลูกค้า รหัสสาขาชื่อสาขา รหัสพนงขายชื่อพนง

พร้อมกับทำช่องที่ใช้ Data Validation แบบ List เพื่อคลิกหารหัสแต่ละเรื่องเอาไว้ด้วยในชีทนั้น

พอเปิดแฟ้มใหม่ให้สั่ง Move ชีทนั้นไปวางในแฟ้มใหม่ แล้ว copy เซลล์ที่ทำ Validation ไปวางในชีทที่ต้องการใช้รหัส จะได้ไม่ต้องเสียเวลากรอกรหัสเอง

 

Data Validation แบบ List ที่ทำไว้ให้ใช้ range name ช่วยในการอ้างอิง จะช่วยให้สามารถลอกไปวางที่ชีทอื่นแล้วตัว List จะทำงานได้เสมอ

แต่ถ้าใช้การอ้างอิงแบบทั่วไปจะลิงก์ข้ามชีทไม่ได้

Download แฟ้มนี้ไปลองสั่ง Move ชีทไปวางในแฟ้มของคุณแล้วลอกพื้นที่สีส้มส่วนที่ผมทำ List ไว้ไปวางในชีทอื่น
https://drive.google.com/file/d/1iIa_F3XGiBw92lkC1iuvOVjDEgpXi23m/view?usp=sharing

ปล การสั่ง Move sheet จะทำให้ Range Name ติดไปใช้งานในแฟ้มอื่นได้

คลิกขวาที่ชื่อชีทแล้วสั่ง Move or Copy แล้วเลือกชื่อแฟ้มที่ต้องการวางชีทนี้ลงไป

อย่ากาช่อง Create a copy

 

 

ลบข้อมูลต่างจากลบเซลล์ยังไง

ปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์ ใช้ลบข้อมูลในเซลล์

คลิกขวาสั่ง Delete ใช้ลบตัวเซลล์ทิ้ง

บางคนลบข้อมูลในเซลล์ โดยเคาะปุ่ม Space Bar ลงไป...อย่าทำแบบนี้นะครับ เพราะช่องว่างที่ใส่ลงไปแทนนั้นถือเป็นตัวอักษรตัวหนึ่งที่มาแทนที่ข้อความในเซลล์ เซลล์ไม่ได้ว่าง

 

เซลล์ที่ถูกลบข้อมูลทิ้งอย่างแท้จริง ต้องไม่มีอะไรในเซลล์เหลืออยู่เลย

=Len(Cell) ต้องได้ 0

=IsBlank(Cell) ต้องได้ TRUE

 

พอจะกรอกข้อมูลใหม่ลงไปในเซลล์ ให้พิมพ์ทับลงไปในเซลล์ได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาไปลบข้อมูลเก่าทิ้งก่อน 

 

เจอมาหลายคนที่เสียเวลาไปลบข้อมูลทิ้ง แถมวิธีลบใช้คลิกลงไปในข้อความแล้วกดปุ่ม Backspace ไล่ลบตัวอักษรทีละตัว ... ไม่น่าเชื่อครับว่าทำกันแบบนี้ด้วย

 

ที่แย่ที่สุด บางคนใส่เครื่องหมายฝนทอง ' ลงไปแทน เซลล์จะดูว่าว่างเหมือนลบข้อมูลทิ้งแล้ว แต่

=Len(Cell) ได้ 0

=IsBlank(Cell) กลับได้ FALSE

 

คุณใช้ Mouse ลบข้อมูลเป็นไหม 

 

ให้เลือกเซลล์หรือพื้นที่ตารางไว้ก่อนแล้วใช้เมาส์ชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์จะพบเครื่องหมาย + จากนั้นคลิกซ้ายลากย้อนกลับไปทางซ้ายกวาดพื้นที่ที่ต้องการลบทิ้ง

 

 

 

 

สูตรที่มีวงเล็บชั้นเดียว ใส่แค่วงเล็บเปิด พอกด Enter แล้ว Excel จะใส่วงเล็บปิดให้เอง

ถ้าเป็นสูตรเดียวโดดๆ สร้างสูตรแค่นี้ก็พอแล้วกด Enter ได้เลย Excel จะใส่วงเล็บปิดให้เอง เช่น
=sum(A1:A10
=max(A1:A10

แต่ถ้าใช้สูตรซ้อนกันมีวงเล็บหลายชั้นต้องใส่วงเล็บปิดให้ครบเอง เพราะบางครั้ง Excel อาจจับคู่ใส่วงเล็บปิดผิดคู่ให้

วิธีนับคู่วงเล็บ ให้นับวงเล็บเปิดเป็นเลขเพิ่มจาก 1 2 3 พอเจอวงเล็บปิดให้นับเป็นเลขลดจาก 3 2 1 เช่น

((())) 123 321

(()()) 122221

(()) 1221

เริ่มจาก 1 ต้องจบที่ 1

 

Excel จะจับคู่วงเล็บให้เห็นด้วยการใส่สีวงเล็บที่คู่กันด้วยสีเดียวกัน หรือถ้าคลิกที่หน้าหลังวงเล็บในสูตรแล้วใช้ลูกศรบนแป้นพิมพ์เลื่อนผ่านวงเล็บจะเห็นวงเล็บที่คู่กันกระพริบเป็นสีเข้มขึ้นเพื่อบอกว่า "นี่คู่ฉันนะ"

 

เราสามารถเคาะวรรคด้านหลังวงเล็บเปิดและหน้าวงเล็บปิดให้ห่างออกมาจะได้อ่านสูตรได้ง่ายขึ้น หรือจะกดปุ่ม ALT+Enter เพื่อแต่งสูตรให้ขึ้นบันทัดใหม่

 

  

 

องค์ประกอบอะไรบ้างที่ทำให้ VLookup ทำงานแบบจรวจ

ก่อนจะไปมองว่าองค์ประกอบอะไรบ้างที่ทำให้ VLookup ทำงานแบบจรวจ มาหากันว่าทำไมสูตร VLookup หรือสูตรอื่นใดก็ตามจึงทำงานช้า ช้าลง ช้าลงไปเรื่อยๆ

.

สาเหตุสำคัญมาจากจำนวนรายการที่มากขึ้นเรื่อยๆและผู้ใช้สูตรไปอ้างอิงจากทุกรายการตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายการสุดท้ายที่มี ซึ่งในชีทหนึ่งๆสามารถบันทึกรายการได้กว่าล้านรายการ แถมพอเต็มชีทแล้วยังสามารถเก็บเพิ่มในชีทอื่นได้อีก แฟ้มจึงมีขนาดใหญ่ขึ้น และเพื่อทำให้ดึงข้อมูลจากหลายชีท จึงส่งผลทำให้สูตรมีความซับซ้อนมากขึ้น

.

เพื่อแก้ความช้า หลายคนเริ่มฝึกใช้ Power Query ซึ่งสามารถค้นหาข้อมูลได้เร็วมาก แต่กว่าจะจัดระบบให้ Power Query ทำงานก็ต้องเรียนรู้เพิ่มเติม และยังต้องเสียเวลา Refresh ก่อนทุกครั้งจึงจะได้ข้อมูลที่อัปเดทแล้วมาใช้ ต่างจากการใช้สูตรที่จะทำงานใหม่เองโดยอัตโนมัติ

.

แทนที่จะต้องใช้ Power Query ซึ่งสร้างมาเพื่อดึงข้อมูลจากระบบ server แนะนำให้จัดการข้อมูลใน Excel ดังนี้

.

1. วางแผนการแยกแฟ้มเก็บข้อมูลที่ต้องการใช้พร้อมกัน เช่น เก็บข้อมูลรายไตรมาสก็แยกเก็บทีละ 3 เดือนไว้ในแฟ้มเดียวกัน

.

2. สร้างสูตร VLookup ลิงก์ข้อมูลข้ามแฟ้ม ดึงข้อมูลมาจากแฟ้มรายไตรมาสที่ต้องการ

.

3. เมื่อต้องการดึงข้อมูลจากไตรมาสอื่น ให้ใช้คำสั่ง Change Source จากเมนู Data > Workbook Links เปลี่ยนลิงก์เดิมที่ใช้จากแฟ้มเก่าไปเป็นแฟ้มใหม่ที่ต้องการ

.

4. ถ้าแฟ้มมีสูตรเยอะมาก ให้เปลี่ยนระบบการคำนวณจาก Automatic ไปเป็น Manual Calculation เพื่อจัดการเปลี่ยนแปลงตัวแปรทั้งหมดที่ต้องการแก้ไขให้เสร็จก่อน จากนั้นจึงกดปุ่ม F9 เพื่อสั่งคำนวณทีเดียว Excel จะได้ไม่เสียเวลาคำนวณใหม่ทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนไป

.

แนะนำให้เรียนหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ที่เว็บ XLSiam.com

อยากเพิ่มผลงานได้อีกหลายเท่าตัว จะเริ่มจากหัวหน้ายังไงดี

หากหัวหน้าทราบว่าเราสามารถใช้เมนูของ Excel สร้างรายงานได้ทันทีในไม่กี่คลิก งานจะรวดเร็วขึ้นมากครับ เพียงแต่หน้าตารายงานนั้นอาจไม่ตรงใจ ไม่มีสีสรรค์สวยงาม ไม่ได้รายงานที่มีหน้าตาตำแหน่งเซลล์ที่แสดงยอดนั้นยอดนี้ตรงตามที่หัวหน้าอยากได้ โดยเฉพาะคำสั่งบนเมนู Data ที่มีให้เลือกใช้หลายอย่างมาก ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาสร้างสูตรเองแม้แต่น้อย

น่าจะหาทางเชิญหัวหน้ามานั่งเรียน Excel ด้วย ไม่ต้องมาทำก็ได้ ขอเพียงได้เปิดหูเปิดตาว่า Excel ทำอะไรได้บ้าง ยอมรับหน้าตารายงานที่ Excel ทำได้ทันที งานที่เคยต้องรอเป็นวันๆให้ลูกน้องทำ จะสามารถทำได้เสร็จในเวลาเพียงไม่กี่วินาที การทำงานจะเสร็จรวดเร็วขึ้นและใช้เวลาสร้างผลงานได้เพิ่มขึ้นอีกหลายเท่าตัว

ผมเคยจัดอบรม Excel ให้กับ SCG โดยกำหนดให้มานั่งเรียน Excel แบบดูเฉยๆ ไม่ต้องทำตาม เปิดห้องอบม 3 ห้องใหญ่ติดกัน รับผู้เข้าอบรมได้ 300 กว่าคน ซึ่งน่าดีใจมากที่มีผู้บริหารมาเข้าเรียนด้วย ช่วยสร้างแนวทางการใช้ Excel ให้ไปด้วยกัน เวลาสั่งงานหรือใช้งานร่วมกันจะได้เกิดการร่วมมือกันมากขึ้น

บางคนบอกว่าอยากมาเรียนแบบได้ทำตัวอย่างตามไปด้วย ในการอบรมให้กับ SCG นี้มีการอัดวิดีโอไว้ตลอดและแจกแฟ้มตัวอย่าง ซึ่งผู้เข้าเรียนสามารถกลับไปทำตามได้เองที่บ้าน ซึ่งถ้าจะจัดอบรมแบบให้ทำตามไปด้วยคลาสละ 10-15 คนกว่าจะครบทั้ง 300 กว่าคน จะต้องใช้เวลาหลายปีและแพงทีเดียว

 

สนใจชมวิดีโอที่จัดอบรมให้กับ SCG เชิญไปชมได้ที่
https://www.excelexperttraining.com/online/courses/99-excel-sandbox/ 

แทนที่จะตั้งเป้าหมายว่าอยากมาเรียน Excel ขั้นกลาง ขั้นสูง มาแบ่งตามคนกันดีกว่า

แทนที่จะตั้งเป้าหมายว่าอยากมาเรียน Excel ขั้นกลาง ขั้นสูง ซึ่งผมย้ำไว้เสมอว่าในการทำงานนั้น เรียนทีละขั้นแบบนี้ รอไม่ได้หรอก อะไรที่ต้องใช้ จำเป็นในการทำงาน ต้องรีบเรียน รีบนำมาใช้ให้เป็น ดังนั้นในการจัดอบรม ขอแนะนำให้พิจารณาดังนี้

อาจารย์ที่จะมาสอนมีประสบการณ์ในการทำงานมากน้อยแค่ไหน จะให้ดีกว่านั้นให้ดูปริญญาตรีโทด้วยว่าเรียนมาด้านไหน จากนั้นจึงมองต่อไปว่าสอน Excel มาแล้วกี่ปี เคยสอนที่ไหนมาก่อนบ้าง 

อย่าดูแค่ว่าได้สอนมาหลายแห่ง เคยสอนมาเยอะแยะไปหมด ควรถามอาจารย์เสียหน่อยว่า ได้สอนที่ไหนซ้ำเป็นประจำบ้าง เพราะการสอนที่ดี อาจารย์ที่เก่งย่อมทำให้ได้รับเชิญไปสอนที่เดิมอีก ต่างจากคนที่สอนแล้วไม่ได้รับเชิญให้ไปสอนซ้ำอีกเลย ถ้าเป็นไปได้ลองถามจากคนที่เคยเข้าเรียนมาก่อนว่าเป็นยังไงบ้าง อย่าไปเชื่อคำนิยมที่ชมไว้ในเว็บเพราะเจอแต่คำชมเท่านั้น กับเพราะคนที่ให้คำชมมาอาจถูกล่อให้ชมมาแล้วจะได้ของขวัญกลับไปก็มีอย่างนี้ด้วย

พอเลือกอาจารย์ให้ตรงกับกลุ่มผู้เรียนแล้ว คราวนี้ก็มาจัดกลุ่มผู้เข้าเรียน โดยดูจากงานที่ทำอยู่ว่าเป็นงานอะไร ลักษณะงานที่ทำต้องใช้ Excel แบบไหนบ้าง โดยไม่จำเป็นต้องเลือกกลุ่มจากงานบัญชีเหมือนกันหรืองานขายเหมือนกัน แต่ให้ดูว่าใช้ Excel แบบนี้เหมือนกันไหม

1. กลุ่มพนักงานทำหน้าที่กรอกข้อมูลหรือสร้างสูตรดึงข้อมูลโดยใช้แฟ้มที่คนอื่นสร้าง
2. กลุ่มพนักงานที่ต้องสร้างแฟ้มขึ้นมาใช้เอง ทำรายงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลจำนวนมาก
3. กลุ่มพนักงานที่ทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหาร เกี่ยวข้องกับงานวางแผนตัดสินใจ
4. กลุ่มพนักงานระดับหัวหน้า ผู้บริหาร
5. กลุ่มพนักงานที่ทำหน้าที่สร้างงานให้ผู้อื่นใช้
   

ในแต่ละกลุ่มควรเลือกพนักงานที่มีความสามารถใช้ Excel พอๆกัน มีประสบการณ์ทำงานมานานพอๆกัน จะได้เรียนไปด้วยกันได้สนุก

จากนั้นจึงกำหนดเนื้อหาที่อยากเรียนกันโดยไม่ต้องบอกหัวข้อ Excel มาหรอกว่ามีอะไรบ้าง แต่ให้ระบุมาว่าต้องการจะนำ Excel ไปใช้ทำอะไร ต้องการให้แก้ปัญหาอะไร จะให้อัตโนมัติถึงขั้นไหน ซึ่งถ้าเป็นเรื่องที่ต้องใช้พื้นฐาน Excel เยอะหน่อย จำนวนคนที่เข้าอบรมก็ควรลดลงตามและขยายระยะเวลาเรียนให้นานขึ้น ซึ่งผมถือหลักว่าจะไม่เร่งรีบสอน แต่จะสอนช้าหรือเร็วตามความสามารถของผู้เรียนเป็นหลัก ถ้าระยะเวลาเรียนไม่พอก็ขอให้นัดมาเรียนเพิ่มทีหลัง

จะเรียน Excel ให้เกิดประโยชน์เต็มที่ ประสบการณ์ในการทำงานสำคัญมากจริงหรือ

ผมเคยเจอคำติชมในใบประเมินผลหลังการอบรมเขียนมาว่า เรื่องที่เรียนไปนั้นไม่เห็นจะเกี่ยวข้องกับการวางแผนเลย ทั้งๆที่ผลการประเมินจากคนอื่นบอกว่า สอนได้ดีมาก

ในการจัดอบรม Excel ที่ดี ประสบการณ์ในการทำงานที่ว่านี้ไม่ใช่แค่ประสบการณ์ของอาจารย์ที่สอน Excel เท่านั้น แต่ยังขึ้นกับประสบการณ์ในการทำงานของผู้เข้าเรียน Excel ด้วยครับ ที่น่าคิดไปกว่านั้น ต่อให้ทำงานมานานหลายปี ยังไม่ได้ช่วยทำให้ได้ประโยชน์จากการเรียน Excel นักหรอก

คนที่จะได้รับประโยชน์จากการเรียน Excel ได้อย่างเต็มที่ ต้องเคยผ่านร้อนผ่านหนาว เคยลองผิดลองถูกในการนำ Excel มาช่วยในการทำงาน

หากไม่เคยใช้ Excel มาก่อนหรือไม่เคยเรียนกับใครมาก่อน จะมองไม่ออกว่าวิธีการที่ได้เรียนไปนั้นดีกว่าวิธีการทั่วไปยังไง

ถ้าทั้งลูกศิษย์และอาจารย์มีครบทั้ง 2 อย่าง "ทั้งงานที่เคยทำและเคยทำด้วย Excel" แค่เอ่ยปากนิดเดียวก็จะทราบว่ากำลังอยากจะได้อะไร ไม่ต้องมาเสียเวลาต่อความยาวสาวความยืด

แว้บแรกที่เปิดแฟ้มขึ้นมา ดูตรงไหนว่าแฟ้มนั้นการคำนวณผิดพลาดแล้ว

 

ให้สังเกตที่มุมซ้ายล่างสุดของจอว่ามีคำเตือน Circular ไหม ผมเจอบ่อยมากในแฟ้มของลูกศิษย์ พอถามว่าทราบไหมว่าคำเตือนนี้แปลว่าอะไร ก็ตอบว่าไม่ทราบกันทั้งนั้น

คำเตือนนี้แสดงว่าในแฟ้มนั้นมีบางเซลล์หรือหลายเซลล์มีการคำนวณไม่สมบูรณ์ ไม่สามารถคำนวณหาคำตอบสุดท้ายได้ เพราะมีการสร้างสูตรที่อ้างอิงแบบวงกลม ซึ่งเจอบ่อยมากในแฟ้มมรดกที่รับต่อมาใช้กัน พอแก้ไปแก้มาอาจเผลอเอาค่านั้นไปคำนวณซ้ำอีกในวงจรของการคำนวณเดิมที่ใช้คำนวณหาค่านั้นมาให้นั่นเอง

หรืออีกนัยหนึ่ง Circular Calculation นี้เกิดจากการสร้างสูตรแบบ Circular References ขอยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น ในเซลล์ A1 สร้างสูตร =A1+1 ลงไป พอ A1 บวกหนึ่งได้แล้วก็จะเอาไปคำนวณซ้ำใน A1

นอกจากเผลอแล้วสูตรที่คำนวณซ้ำยังจำเป็นต้องใช้กันในหลายงาน เช่น พอคำนวณหาต้นทุนได้แล้วก็เอาต้นทุนไปเฉลี่ยแล้วบวกกลับเข้าไปเป็นต้นทุนของสินค้าตัวเดิมอีก หรือในงานหา cashflow ที่เอาดอกเบี้ยจ่ายไปเพิ่มใน cash outflow ทำให้เงินขาดเพิ่ม ส่งผลให้ต้องกู้เพิ่ม พอยอดเงินกู้เพิ่มก็ทำให้ดอกเบี้ยจ่ายเพิ่ม ซึ่งเป็นผลย้อนกลับไปทำให้ Excel คิดซ้ำ ซึ่งถ้าแก้ไม่เป็น ตัวเลขที่ได้นั้นยังไม่ใช่ผลลัพธ์สุดท้ายที่ควรเป็น

การแก้ไขโรคนี้ยากมากถ้าไม่รีบไปหาหมอแล้วปล่อยให้ยังใช้แฟ้มนั้นอีก สร้างสูตรต่อไปเรื่อยๆ พอเจอคำเตือนนี้ต้องรีบตรวจหาว่าตำแหน่งเซลล์ K6 ที่เขียนต่อท้าย Circular References : K6 นั้นสร้างสูตรผิดไว้หรือเปล่า ลองลบสูตรในเซลล์ทิ้ง ถ้าพบคำเตือนที่เซลล์อื่นอีกก็ตามไปลบสูตรในเซลล์นั้นทิ้งอีก ลบ ลบ ลบ ลบ ลบๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ ไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบว่าลบสูตรตรงเซลล์นั้นแล้วไม่มีคำเตือนนี้อีก บางทีไม่ใช่แค่ลบเซลล์หลายๆเซลล์ แต่ต้องลบทั้งตาราง ลบทั้งชีททิ้งทีเดียวครับ กว่าจะพบว่ามีสูตรเจ้าปัญหาใช้อยู่ในพื้นที่ซึ่งเพิ่งถูกลบทิ้งนั้น จากนั้นก็ต้องสร้างสูตรใหม่

แต่ถ้าพบว่าสูตรต้นตอนั้นเป็นสูตรที่ตั้งใจทำไว้เพื่อใช้คำนวณแบบวงกลมที่จำเป็น ก็มีทางแก้อีกทางหนึ่งโดยไปกาช่อง Enable Iterative Calculation ใน Excel Options > Formulas คำเตือนนี้ก็จะหายไปแต่เปลี่ยนไปเป็นคำว่า Calculate ค้างไว้แทน

ผมอธิบายไว้ในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel เข้าเรียนออนไลน์ได้ฟรี 1 ปี โดยไปสมัครและเข้าเรียนที่เว็บ XLSiam.com

ดูคลิปที่ https://vimeo.com/532818447

 

 

 

 

 

 

 

 

FAIL FAIL FAIL สอนได้ไม่ดี สอนไม่ได้ดั่งใจ

ผมเริ่มชีวิตการสอน Excel มาตั้งแต่ปี 39 ไม่ใช่ปี 2039 นะครับ ปีพ.ศ. 2539 โน่นแหละ เริ่มสอนที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) กับไปสอนในบริษัทนั้นบริษัทนี้ กว่า 28 ปีที่มีอาชีพนี้ มีหลายเรื่องที่อยากจำ หลายครั้งที่อยากลืม

• สอนเกินเวลา ปล่อยผู้เข้าอบรมกลับบ้านสองทุ่มในวันแรกที่เริ่มสอน เพราะความอยากให้จึงสอนเยอะแยะไปหมด สอนช้าๆตามใจผู้เข้าเรียน เนื้อหายากไป เนื้อหาที่เตรียมไว้บานปลาย ไม่สามารถสอนได้ครบตามที่ตั้งใจไว้ ถูกประเมินการสอนว่าใช้ไม่ได้ เป็นบทเรียนที่ได้มาจากครั้งแรกๆ
  
  
• มาสาย ไม่ใช่ผมมาสายหรอกครับ ปกติผมจะไปถึงก่อนแต่เช้า บางครั้งผมไปถึงก่อนบริษัทเปิดประตูด้วยซ้ำไป แต่ที่มาสายคือผู้เข้าอบรม คนที่ติดต่อเชิญผมให้มาสอนก็มาสายด้วย ยังไม่ได้จัดห้องอบรมให้พร้อม มาเสียเวลาจัดห้อง เตรียมเครื่องคอมลอกแฟ้มตัวอย่างลงเครื่องผู้เข้าเรียน ทั้งๆที่ผมส่งอีเมลแนบแฟ้มไปให้แล้วก็ไม่เตรียมกัน
  
  
• ทำตัวอย่างไม่น่าสนใจ ยากไป ยาวไป น้อยไป เรื่องนี้ลูกศิษย์เตือนผมว่าอย่าทำแบบอาจารย์คนนั้นนะ บอกผมว่าอาจารย์คนนั้นเขาเตรียมตัวอย่างไว่สอนแค่ตัวอย่างเดียวเพื่อใช้สอน 3 วัน แต่เป็นตัวอย่างที่ไม่น่าสนใจ พอเห็นก็ไม่อยากเรียนแล้ว สมองปิดตายตั้งแต่ชั่วโมงแรก แนะนำผมว่าควรทำตัวอย่างสั้นๆง่ายๆเยอะๆ (ลูกศิษย์คนนี้เป็นผู้อำนายการฝ่ายคอมพิวเตอร์ของการไฟฟ้านครหลวง)
  
  
• ไมค์ไม่ไร้สาย ห้องอบรมบางแห่งไม่ได้จัดเตรียมไมค์ติดปกเสื้อแบบไร้สายไว้ให้ แต่ให้ใช้ไมค์ตั้งโต๊ะ จะเดินไปไหนก็ไม่ได้ เวลาสอนลำบากมากต้องก้มๆเงยๆ แทนที่จะใช้สองมือไว้จับแป้นพิมพ์กับเมาส์กลับต้องมาจับไมค์แทน บางแห่งไม่มีไมค์ติดปกเสื้อแต่เป็นไมค์แบบสวมศรีษะที่มีไมค์ยื่นมารับเสียงที่ปาก ได้ยินเสียงหายใจไปด้วย ไมค์คุณภาพไมค์ไม่ดี เสียงก้อง ขนาดผมเตรียมไมค์ไร้สายไปเองก็ยังไม่มีระบบเสียงในห้องไว้รองรับ
  
  
• จัดโต๊ะที่เดินเข้ายาก ที่ว่ายากนั้นไม่ใช่ยากสำหรับผู้เรียน แต่ยากสำหรับอาจารย์ ตั้งโต๊ะเรียนแบบไม่ได้เปิดทางให้อาจารย์สามารถเดินเข้าไปช่วยได้ถึงหน้าจอของผู้เรียน หมดสิทธิ์ที่อาจารย์จะเข้าไปช่วย
  
  
• ห้องทั้งยาวทั้งแคบ คนที่นั่งหลังห้องจะมองภาพตัวอย่างบนจอหน้าห้องยากมาก
  
  
• นึกว่าเก่งแล้วเลยมาทีหลัง ไม่ใช่แค่มาสายกี่ชั่วโมง แต่มาเข้าเรียนวันหลังไปเลย พอเรียนไปได้หน่อยก็ตามเนื้อหาไม่ทัน แล้วไม่ยอมมานั่งเรียนต่อ ออกจากห้องไปโดยไม่แจ้งให้ทราบทำให้ต้องเสียเวลารอกัน บางคนไม่ว่างแล้วส่งเลขาที่ไม่เคยใช้ Excel มาเข้าเรียนแทน
  
  
• คนเดียวล้มทั้งกระดาน เรื่องนี้เกิดกับอาจารย์ท่านอื่น ผู้เข้าเรียนขาดพื้นฐาน ไม่สามารถตามเนื้อหาได้ทัน พออาจารย์จะสอนต่อขึ้นเรื่องใหม่ก็ยกมือให้สอนซ้ำอีก ไม่ยอมให้สอนต่อท่าเดียว ผมเคยเจอแบบนี้เหมือนกัน ต้องกระซิบบอกให้เลือกเอาว่าจะเอาเงินคืน ถอนตัว หรือจะนั่งเรียนเฉยๆ ดูอย่างเดียวไม่ต้องทำตาม บางคนพิมพ์อะไรก็ไม่รู้ พอไปดูที่โต๊ะก็บอกว่ากำลังทำเนื้อหาเตรียมไว้สอนเพื่อนๆต่อ เพราะหัวหน้าสั่งมาว่าให้กลับไปสอนคนอื่นด้วย
  
  
• ผู้เข้าเรียนใช้ Excel คนละเวิอร์ชั่น เมนูไม่เหมือนกัน บางคนใช้เมนูไทย หรือไม่ได้ใช้ Windows แต่ใช้เครื่องแอปเปิล บางเครื่องใช้หน้าจอความละเอียดน้อยหรือตั้งฟอนต์ตัวใหญ่ๆ ทำให้มีเนื้อที่บนจอเห็นเมนูได้น้อยลง เวลาเรียนก็จะมองหาเมนูตามอาจารย์ไม่เจอ
  
  
• มีปัญหาแล้วไม่บอก มาบอกก็ต้องเสียเวลาของทั้งห้อง บางตัวอย่างที่มีหลายขั้นตอน ต้องใช้เวลานานกว่าจะเสร็จ เจอบ่อยๆว่าพอทำไม่ได้ก็ไม่ยอมยกมือบอกตั้งแต่แรก มาบอกตอนที่ทนไม่ได้นั่นแหละ ต้องเสียเวลามาแก้ปัญหาสอนย้อนหลัง เรื่องนี้เป็นปัญหาประจำ ผมต้องบอกตั้งแต่เริ่มสอนเลยว่า อย่าเกรงใจกัน ถ้าเข้าใจให้พยักหน้าตามไปด้วย ถ้าไม่เข้าใจ ฟังผมแล้วไม่รู้เรื่องให้รีบยกมือขึ้นบอกกันได้เลย
  
  

"Excel ดีกว่า Power BI ตรงไหน" ChatGPT ตอบได้ตรงใจกว่า Copilot ?

 

Excel ดีกว่า Power BI ตรงไหน

.

++++++++++++++++++++++++++++++

.

คำตอบจาก Copilot

.

Excel และ Power BI เป็นเครื่องมือที่มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล แต่มีจุดเด่นที่แตกต่างกันไปตามการใช้งาน:

.

>>> จุดเด่นของ Excel

.

การคำนวณและฟังก์ชัน: Excel มีฟังก์ชันการคำนวณที่หลากหลายและยืดหยุ่น เหมาะสำหรับการคำนวณทางคณิตศาสตร์และสถิติ

.

การจัดการข้อมูล: Excel สามารถจัดการข้อมูลในรูปแบบตารางได้ดี และมีเครื่องมือในการกรองและจัดเรียงข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

.

การสร้างกราฟและแผนภูมิ: Excel มีความสามารถในการสร้างกราฟและแผนภูมิที่หลากหลายและปรับแต่งได้ตามต้องการ

.

การใช้งานทั่วไป: Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายและเป็นที่รู้จักกันดีในวงกว้าง ทำให้มีการเรียนรู้และใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

.

>>> จุดเด่นของ Power BI

.

การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง: Power BI มีความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนและสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลหลายแหล่งได้อย่างรวดเร็ว

.

การสร้างรายงานและ Dashboard: Power BI สามารถสร้างรายงานและ Dashboard ที่มีความสวยงามและอินเตอร์แอคทีฟได้ง่าย

.

การทำงานร่วมกัน: Power BI อำนวยความสะดวกในการแชร์ข้อมูลและรายงานให้กับทีมงานได้แบบเรียลไทม์

.

การอัปเดตข้อมูลอัตโนมัติ: Power BI สามารถอัปเดตข้อมูลอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล

.

ทั้งนี้ การเลือกใช้เครื่องมือใดขึ้นอยู่กับความต้องการและลักษณะงานของคุณ หากต้องการการคำนวณและการจัดการข้อมูลที่ง่ายและรวดเร็ว Excel อาจเป็นตัวเลือกที่ดี แต่หากต้องการการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงและการสร้างรายงานที่มีความสวยงาม Power BI จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า

.

++++++++++++++++++++++++++++++++++++

.

ChatGPT ตอบเป็นอังกฤษว่า

.

Excel and Power BI are both powerful tools, but they serve different purposes and have their strengths. 

 

Here's a comparison of where Excel might be considered better than Power BI:

.

Data Manipulation Flexibility:

.

Excel allows for more straightforward ad-hoc data manipulation and calculations directly within the spreadsheet. You can create complex formulas and models without having to load your data into a specific data model, as required in Power BI.

.

User-Friendliness:

.

For many users, especially those familiar with spreadsheets, Excel's interface is more intuitive. Many find it easier to create and format reports, perform data analysis, and create visualizations without a steep learning curve.

.

Integration with Other Office Tools:

.

Excel seamlessly integrates with other Microsoft Office applications, making it easy to share and collaborate on documents. Many users already have a workflow involving Word, PowerPoint, or Outlook, which complements their use of Excel.

.

Ad-Hoc Reporting:

.

Excel is highly suitable for quick and on-the-fly reporting and analysis. If a user needs to analyze data in real time or conduct one-off calculations, Excel provides the immediacy that might be cumbersome in Power BI.

.

Cost-Effective for Small Data Sets:

.

For small to medium-sized datasets, many businesses find that using Excel is more cost-effective than investing in Power BI, which may require additional resources and training.

.

Familiarity and Accessibility:

.

Excel is widely used and understood, making it accessible to a broader range of people, including those without a strong background in data analysis. Many organizations already have a strong culture of Excel use, which eases adaptation.

.

>>> While Excel is advantageous in these areas, it's important to note that Power BI excels in:

.

Handling large datasets

.

Advanced analytics capabilities

.

Creating powerful dashboards with real-time data processing

.

Better collaboration features for larger teams

.

Ultimately, the choice between Excel and Power BI will depend on specific business needs, data size, user expertise, and reporting requirements.

.

ก่อนข้ามขั้นไปเรียนขั้นสูง มีหลายอย่างที่คุณไม่รู้ว่ายังมีอีก เพื่อทำให้แฟ้มใช้งานง่ายทั้งตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงาน

ก่อนข้ามขั้นไปเรียนขั้นสูง มีหลายอย่างที่คุณไม่รู้ว่ายังมีอีก
เพื่อทำให้แฟ้มใช้งานง่ายทั้งตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงาน

1. แยกพื้นที่ตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางที่ใช้สร้างสูตรหรือทำรายงาน โดยใช้สีฟอนต์ให้เห็นแตกต่างกันชัดเจน

2. อย่าใส่ตัวเลขค่าคงที่ไว้ในสูตร แต่ให้ลิงก์ค่ามาจากเซลล์รับตัวแปรแทน

3. จัดเตรียมตารางหรือเซลล์ที่ไว้กรอกค่าใหม่ให้สามารถกรอกรับค่าใหม่ได้เท่านั้น โดยสั่ง Format Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ทิ้ง แล้วสั่ง Protect Sheet

4. ให้ใช้ Range Name ช่วยในการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์หรือพื้นที่ตารางแทนการอ้างอิงโดยตรง จะทำให้ค้นหาพื้นที่ตารางได้ง่ายว่ามีที่มาจากตรงไหน และยังทำให้สูตรมีความหมายในตัวเอง

5. ตั้งชื่อให้กับสูตร (Formula Name) เพื่อทำให้สูตรมีความหมายในตัวเองว่าทำหน้าที่อะไร โดยลอกสูตรที่ใช้อยู่และใส่ $ แบบ Absolute ไว้ก่อนแล้วไปตั้งชื่อที่เมนู Formula > Name manager > New เวลาจะแก้ไขสูตรก็ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาว่าสร้างสูตรไว้ที่เซลล์ไหน แต่สามารถแก้ไขได้ที่ Name Manager ได้เลย

6. ตั้งชื่อให้กับค่าคงที่หรือข้อความยาวๆเช่นชื่อบริษัท ให้เป็นชื่อที่สั้นลง (Constant Name) โดยตั้งชื่อที่เมนู Formula > Name manager > New เวลาจะแก้ไขข้อความหรือค่าใดๆที่ใช้ก็ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาว่าสร้างไว้ที่เซลล์ไหน แต่สามารถแก้ไขได้ที่ Name Manager ได้เลย

7. ชื่อที่ตั้งไว้นี้เมื่อนำไปใช้ร่วมกับ VBA จะช่วยทำให้รหัสสั้นลงและช่วยทำให้รหัส VBA ยังทำงานได้เสมอโดยไม่ต้องห่วงว่ามีการโยกย้ายเซลล์หรือเปลี่ยนชื่อชีทชื่อแฟ้มให้ต่างไปจากเดิม

เรื่องเหล่านี้เป็นเนื้อหาในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ
Excel และหลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงานลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA+Macro ซึ่งเปิดให้เรียนออนไลน์ ฟรี ได้ที่เว็บ XLSiam.com
 

 

 

 

แนวทางการสร้าง Dynamic Reports & Dashboards สำหรับผู้บริหาร

แนวทางการสร้าง Dynamic Reports & Dashboards สำหรับผู้บริหาร
.
1. ต้องทำให้ง่ายต่อการใช้งาน คำนึงไว้เสมอว่าผู้บริหารใช้ Excel ไม่เป็น รายงานที่นำเสนอผ่านหน้าจอโน้ตบุ้คหรือจอขนาดเล็ก ต้องเตรียมไว้ให้หัวหน้าปรับเปลี่ยนเงื่อนไขได้เอง ไม่ใช่ทำไว้เพื่อให้ดูบนหน้าจออย่างเดียว
.
2. หลีกเลี่ยงไม่นำฐานข้อมูลทั้งหมดทุกรายการตั้งแต่รายการแรกจนสุดท้ายมาใช้ในการคำนวณ โดยให้เริ่มจากการใช้ Filter หรือ Query คัดเลือก กรอง ตัดข้อมูลทิ้งให้เหลือเท่าที่จำเป็นก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องของช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องให้เลือกนำมาใช้เฉพาะช่วงที่ต้องการเท่านั้น แล้วจึงลอกข้อมูลที่กรองแล้วนำไปคำนวณต่อ
.
3. ควรจัดกลุ่มรายการเป็นกลุ่มย่อยตามที่คิดว่าจะมีประโยชน์ในการเปรียบเทียบ เช่น จัดกลุ่มลูกค้าตามอายุ เพศ หรือรายได้ จัดกลุ่มสาขาตามพื้นที่หรือถนนสายสำคัญ จัดกลุ่มสินค้าตามประเภทการซื้อทาง online หรือซื้อจากหน้าร้าน จัดกลุ่มตามระยะเวลาตามรายไตรมาสหรือช่วงที่วางตลาดสินค้าใหม่ โดยสร้าง help column ปรับเพิ่มชื่อกลุ่มในตัวฐานข้อมูลแต่ละรายการไว้ตั้งแต่ต้นทางเลย จะง่ายกว่าการใช้สูตรมาจัดกลุ่มในตอนหลัง
.
4. หน้าตารายงานต้องไม่ซับซ้อน และสามารถนำไปใช้สร้างกราฟหรือใช้ในการคำนวณต่อได้ทันที แต่ถ้าผู้บริหารต้องการหน้าตารายงานอย่างไรก็ต้องเตรียมไว้ให้ด้วย ซึ่งการสร้างสูตรเองจะสามารถสร้างหน้าตารายงานได้ตรงกับความต้องการได้มากกว่ารายงานที่สร้างจาก Pivot Table ซึ่งแม้จะใช้สร้างรายงานได้ง่ายแต่ยากมากหากต้องการดัดแปลงในภายหลัง
.
5. อย่าเบียดรายงานทุกอย่างไว้ในหน้าจอเดียวหรือชีทเดียว แต่ให้แยกรายงานไว้ในชีทของแต่ละเรื่อง และใช้ Conditional Format ช่วยชี้ตำแหน่งรายการสำคัญให้เห็นชัดเจน
.

 *** FREE ***
เชิญสมัครเรียน Excel ออนไลน์ 10+1 หลักสูตร ฟรี 1 ปี

คลิกที่ลิงก์นี้เพื่อดูรายละเอียดและสมัคร
https://xlsiam.com/membership/free1year/

เข้าเรียนได้ทุกที่ทุกเวลาที่สะดวกโดยไปที่เมนู Dashboard ที่เว็บ XLSiam.com

แชร์ต่อได้ตามสบายครับ